Microsoft Universal Print

Microsoft Universal Print — это облачный сервис печати на базе подписки, входящий в экосистему Microsoft 365, который позволяет организациям централизованно управлять печатью без необходимости развёртывания локальных серверов печати. Сервис предоставляет возможность печати с любого устройства, подключённого к интернету, на принтеры, зарегистрированные в облаке, и поддерживает аутентификацию через Azure Active Directory.

История

Сервис был анонсирован корпорацией Microsoft в 2019 году на конференции Ignite и введён в коммерческую эксплуатацию в октябре 2020 года. Разработка была обусловлена несколькими факторами: ростом удалённой работы, необходимостью снижения затрат на поддержку локальных серверов печати (Print Server) и стремлением унифицировать управление печатью в рамках единой облачной платформы. До появления Universal Print большинство организаций использовали традиционные решения на базе Windows Server с ролью Print Services, которые требовали сложной настройки, обновлений драйверов и поддержки VPN-соединений для удалённых пользователей.

Первоначально Universal Print был доступен только для клиентов с подписками Microsoft 365 E3, E5, Business Premium и Education E3/E5. В 2021 году Microsoft расширила поддержку, добавив возможность интеграции с решениями сторонних производителей через универсальные коннекторы. В 2022 году была представлена функция Universal Print Connector для принтеров, не поддерживающих прямое облачное подключение.

Архитектура и принцип работы

Universal Print работает по модели «облако — клиент». В отличие от традиционных систем, где задания на печать отправляются на локальный сервер, здесь все операции проходят через облачную инфраструктуру Microsoft.

Основные компоненты

1. Облачная служба Universal Print — центральный компонент, размещённый в дата-центрах Microsoft Azure. Он обрабатывает запросы на печать, управляет очередями, аутентификацией и политиками доступа.
2. Принтеры, зарегистрированные в Universal Print — устройства, которые либо напрямую поддерживают протоколы облачной печати (например, IPP Everywhere, Mopria), либо подключаются через специальный коннектор.
3. Universal Print Connector — программный агент, устанавливаемый на Windows-сервер или компьютер в локальной сети. Он обеспечивает связь между облаком и принтерами, не имеющими встроенной облачной поддержки.
4. Клиентские устройства — компьютеры, ноутбуки, планшеты и смартфоны, на которых установлены операционные системы Windows, macOS, iOS, Android или ChromeOS. Пользователи отправляют задания на печать через стандартные приложения (например, Microsoft Word, браузер) или через портал myprint.microsoft.com.

Процесс печати

1. Пользователь выбирает принтер из списка, доступного в его профиле Microsoft 365.
2. Задание на печать шифруется и отправляется в облачную службу Universal Print.
3. Служба проверяет права доступа пользователя, применяет политики (например, цветность, двусторонняя печать) и передаёт задание на целевой принтер.
4. Принтер (напрямую или через коннектор) получает задание и выполняет печать.

Классификация принтеров

Принтеры, поддерживаемые Universal Print, делятся на две основные категории:

• Нативные (Cloud-ready) — устройства, которые имеют встроенную поддержку Universal Print и могут подключаться к облаку напрямую без дополнительного ПО. Обычно это современные модели от ведущих производителей (HP, Canon, Xerox, Brother, Epson, Konica Minolta, Ricoh), выпущенные после 2020 года. Они используют протоколы IPP Everywhere или Mopria.
• Не-нативные (Legacy) — принтеры, которые не поддерживают прямое облачное подключение. Для их интеграции требуется установка Universal Print Connector на локальном сервере или компьютере. Коннектор работает как шлюз: он получает задания из облака и перенаправляет их на принтер по локальной сети (обычно через протокол LPR или SMB).

Управление и администрирование

Управление Universal Print осуществляется через веб-портал администрирования Microsoft 365 (admin.microsoft.com) или через PowerShell. Администраторы могут:

• Добавлять и удалять принтеры.
• Назначать права доступа для пользователей и групп (кто может печатать, кто может управлять принтером).
• Настраивать политики печати (например, ограничение на цветную печать, обязательную двустороннюю печать, лимиты на количество страниц).
• Просматривать журналы заданий и статистику использования.
• Интегрировать Universal Print с Microsoft Intune для управления мобильными устройствами.

Безопасность

Universal Print использует несколько механизмов для обеспечения безопасности:

• Аутентификация через Azure Active Directory — пользователи должны пройти проверку подлинности с помощью учётной записи Microsoft 365.
• Шифрование данных — все задания на печать шифруются при передаче (TLS 1.2/1.3) и при хранении в облаке (AES-256).
• Ролевая модель доступа (RBAC) — администраторы могут точно определить, кто имеет доступ к какому принтеру.
• Аудит — все действия (отправка задания, изменение настроек, добавление принтера) фиксируются в журнале аудита Microsoft 365.

Преимущества и недостатки

Преимущества

• Отсутствие локальных серверов печати — снижение затрат на оборудование, электроэнергию и обслуживание.
• Удалённая печать — пользователи могут печатать с любого устройства, подключённого к интернету, без VPN.
• Централизованное управление — единая консоль для управления всеми принтерами организации.
• Автоматическое обновление — Microsoft самостоятельно поддерживает и обновляет облачную инфраструктуру.
• Интеграция с Microsoft 365 — бесшовная работа с приложениями Office, SharePoint, OneDrive и Teams.

Недостатки

• Зависимость от интернет-соединения — для отправки задания и получения его принтером требуется стабильное подключение к сети.
• Стоимость — Universal Print является платной подпиской, которая входит в определённые планы Microsoft 365 или приобретается отдельно. Для организаций с большим объёмом печати затраты могут быть значительными.
• Ограниченная поддержка старых принтеров — для интеграции устаревших моделей требуется коннектор, который может создавать дополнительную точку отказа.
• Задержки — при печати больших или сложных документов может возникать небольшая задержка из-за передачи данных через облако.

Сравнение с традиционными решениями

Применение

Universal Print наиболее востребован в организациях, где:

• Значительная часть сотрудников работает удалённо или в гибридном режиме.
• Необходимо централизованно управлять печатью в нескольких офисах или филиалах.
• Есть потребность в снижении затрат на ИТ-инфраструктуру.
• Используется экосистема Microsoft 365 (Azure AD, Intune, Teams).

Критика

Основные критические замечания в адрес Universal Print связаны с его стоимостью для организаций с большим объёмом печати, а также с зависимостью от стабильности интернет-соединения. Некоторые администраторы отмечают, что настройка коннектора для старых принтеров может быть сложнее, чем настройка традиционного Print Server. Кроме того, пользователи, привыкшие к локальной печати, иногда жалуются на незначительные задержки при отправке заданий.

Интересные факты

• Universal Print поддерживает печать в форматах PDF, XPS, PWG-Raster и JPEG.
• Сервис может быть интегрирован с решениями для управления печатью (MPS) от сторонних производителей, такими как PaperCut, Printix и ThinPrint.
• В 2023 году Microsoft объявила о прекращении поддержки старого облачного сервиса печати — Microsoft Print to PDF, который был встроен в Windows 10/11, и рекомендовала использовать Universal Print для корпоративных нужд.

Источники

• Microsoft Docs: Universal Print documentation
• Microsoft Ignite 2019: Announcement of Universal Print
• Microsoft 365 Roadmap: Universal Print updates
• TechNet articles on Windows Server Print Services
• Industry reports on cloud printing solutions (Gartner, IDC)