Приглашение к ЭДО в СБИС¶
Приглашение к ЭДО в СБИС — это функция облачной платформы «СБИС» (разработчик — компания «Тензор»), позволяющая пригласить контрагента к электронному документообороту (ЭДО) и подписать с ним соглашение об обмене юридически значимыми документами. Приглашение отправляется в один клик из карточки контрагента или раздела документооборота и является обязательным шагом перед началом обмена первичными документами, счетами-фактурами и УПД.
¶Что такое ЭДО и зачем нужно приглашение
Электронный документооборот (ЭДО) — обмен юридически значимыми электронными документами между организациями и индивидуальными предпринимателями с использованием электронной подписи. В России ЭДО регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и Постановлением Правительства РФ от 10.09.2020 № 1479, которое утвердило перечень документов, которые можно обменивать в электронном виде.
Чтобы обмениваться документами, обе стороны должны заключить соглашение об ЭДО. В СБИС этот процесс упрощён: вместо бумажного договора одна компания отправляет другой электронное приглашение, а получатель подписывает его электронной подписью. После этого документооборот открывается автоматически.
¶Способы отправки приглашения
В СБИС предусмотрено несколько способов отправить приглашение контрагенту:
- Из карточки контрагента. В разделе «Контрагенты» находит нужную организацию, открывает её карточку и нажимает кнопку «Пригласить в ЭДО». Система формирует приглашение и отправляет его на контактный адрес электронной почты или в личный кабинет контрагента в СБИС.
- Из раздела «Документооборот». В интерфейсе ЭДО есть функция «Пригласить контрагента», где можно вручную указать ИНН компании, адрес электронной почты и добавить комментарий к приглашению.
- Через шаблоны соглашений. Компания может заранее подготовить шаблон соглашения об ЭДО со стандартными условиями (форматы обмена, виды документов, сроки). Приглашение с таким шаблоном ускоряет подписание.
- При отправке первого документа. Если пользователь пытается отправить контрагенту документ, с которым ещё нет соглашения об ЭДО, СБИС предложит автоматически отправить приглашение.
¶Пошаговый порядок действий
Типичный сценарий отправки приглашения выглядит следующим образом:
- Пользователь входит в личный кабинет СБИС и переходит в раздел «Контрагенты» или «ЭДО».
- Находит контрагента по ИНН, названию или ОГРН. Если контрагент отсутствует в базе, его можно добавить вручную.
- В карточке контрагента нажимает кнопку «Пригласить в ЭДО».
- В появившемся окне проверяет или указывает адрес электронной почты контрагента, выбирает шаблон соглашения (если он есть) и добавляет комментарий.
- Нажимает «Отправить приглашение». Система показывает подтверждение отправки.
После отправки приглашение отображается в статусе «Ожидает подписания». Контрагент получает уведомление на почту и в личный кабинет СБИС. Когда он подписывает соглашение электронной подписью, статус меняется на «Подписано», и обе стороны получают доступ к обмену документами.
¶Статусы приглашений
| Статус | Значение |
|---|---|
| Отправлено | Приглашение отправлено, но ещё не открыто контрагентом |
| Ожидает подписания | Контрагент открыл приглашение, но не подписал соглашение |
| Подписано | Соглашение об ЭДО подписано обеими сторонами |
| Отклонено | Контрагент отказался подписывать соглашение |
| Истекло | Срок действия приглашения закончился (по умолчанию — 30 дней) |
¶Возможные проблемы и их решение
- Контрагент не получает приглашение. Проверяется корректность адреса электронной почты, наличие контрагента в СБИС и работоспособность его почтового сервера. Иногда письма попадают в спам.
- Контрагент не использует СБИС. Приглашение можно отправить на почту — получатель зарегистрируется в СБИС по ссылке из письма. Также возможен обмен с контрагентами других операторов ЭДО (например, «Диадок», «Контур.Диадок»), если между операторами настроено взаимодействие.
- Приглашение истекло. Его можно отправить повторно, предварительно отозвав старое.
- Ошибка ИНН. Если ИНН указан неверно, СБИС не найдёт контрагента. Проверить реквизиты можно в сервисе проверки контрагентов.
¶Особенности для индивидуальных предпринимателей
Приглашение ИП к ЭДО отправляется аналогично юридическим лицам. Отличие заключается в том, что ИП подписывает документы как физическое лицо, используя квалифицированную электронную подпись (КЭП). Приглашение отправляется на адрес, указанный в карточке ИП, или на почту, привязанную к учётной записи в СБИС.
¶Безопасность и юридическая значимость
Соглашение об ЭДО, подписанное с использованием КЭП, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ с подписью и печатью. СБИС использует протоколы шифрования и хранит документы в защищённом облаке. Все действия фиксируются в журнале документооборота, что обеспечивает доказуемость обмена при судебных разбирательствах.
¶История развития функционала
Сервис СБИС запущен компанией «Тензор» в 2011 году. Первоначально обмен документами требовал заключения полноценного договора с оператором. Со временем функционал был упрощён: появилась возможность отправлять приглашения прямо из карточки контрагента, добавлены шаблоны соглашений и автоматическая проверка реквизитов. К 2020-м годам СБИС стал одним из крупнейших операторов ЭДО в России, а число участников сети превысило 3 миллиона организаций.
Источники:
- Официальная документация СБИС (sbis.ru/help)
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
- Постановление Правительства РФ от 10.09.2020 № 1479
- Документация компании «Тензор» (tensor.ru)