Электронный документооборот в системе СБИС¶
Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена юридически значимыми электронными документами между организациями по защищённым каналам связи с использованием электронной подписи. В России крупнейшими операторами ЭДО являются «Такском», «Диадок» (группа «Сбербанк-АСТ») и платформа СБИС компании «Тензор». СБИС — это облачная платформа, объединяющая ЭДО, электронную отчётность, сервисы маркировки товаров, управление контрагентами и ряд смежных функций для бизнеса и государственных структур.
¶Что такое СБИС
СБИС (расшифровывается как «Система быстрых информационных сообщений») разрабатывается компанией «Тензор» с 2009 года. Платформа предоставляет:
- обмен юридически значимыми документами с контрагентами и государственными органами;
- электронную отчётность в ФНС, ПФР, ФСС и иные ведомства;
- маркировку товаров (Честный знак);
- сервисы проверки контрагентов;
- электронную подпись (квалифицированную и неквалифицированную);
- архив документов и систему внутреннего документооборота.
Для работы в ЭДО пользователь должен иметь действующий сертификат электронной подписи, подключённый тариф и установленное клиентское приложение (веб-версия или программа «СБИС Плагин»).
¶Виды приглашений в ЭДО
Приглашение в ЭДО — это служебное сообщение, которое одна организация направляет другой с предложением начать обмен электронными документами. Без взаимного приглашения обмен документами, как правило, невозможен: оператор должен подтвердить, что обе стороны согласились на электронный обмен.
В СБИС различают несколько типов приглашений:
| Тип | Назначение |
|---|---|
| Приглашение на обмен документами | Предложение начать ЭДО с новым контрагентом |
| Приглашение от оператора ЭДО | Уведомление о подключении к сервису |
| Приглашение на подключение к организации | Предложение присоединиться к структуре компании |
| Приглашение по коду | Краткий код для быстрого подключения контрагента |
¶Где найти приглашение от контрагента
Приглашение от контрагента на ЭДО в интерфейсе СБИС отображается в разделе «Контрагенты» или в центре уведомлений. Порядок действий:
- Открыть главную страницу СБИС и перейти в раздел «Контрагенты».
- Найти подраздел «Приглашения» (в веб-версии — вкладка «Входящие» или отдельный блок «Приглашения на обмен»).
- В списке отображаются все входящие предложения от организаций, желающих начать обмен документами.
- Нажать «Принять» или «Отклонить».
Если приглашение не отображается, возможны следующие причины:
- сертификат электронной подписи истёк или не привязан к нужному контрагенту;
- приглашение отправлено на другой ИНН или другой тарифный профиль;
- сообщение попало в папку «Спам» или неактивных контрагентов;
- контрагент указал реквизиты организации с ошибкой.
В мобильном приложении СБИС приглашения доступны в разделе «Ещё» → «Приглашения» или через центр уведомлений (колокольчик в верхней панели).
¶Как отправить приглашение самостоятельно
Чтобы пригласить контрагента на обмен документами в СБИС:
- Перейти в раздел «Контрагенты» → «Мои контрагенты».
- Нажать «Добавить» и ввести ИНН, КПП и наименование организации.
- Выбрать способ подключения: по e-mail, по SMS или по коду.
- Указать адрес электронной почты или номер телефона контактного лица контрагента.
- Отправить приглашение.
Контрагент получит уведомление и сможет принять предложение, после чего обе стороны смогут обмениваться документами.
¶Настройка уведомлений о приглашениях
Для получения уведомлений о новых приглашениях необходимо проверить настройки оповещений:
- в разделе «Настройки» → «Уведомления» включить оповещения о приглашениях;
- указать корректный адрес электронной почты для получения служебных писем;
- убедиться, что в почтовом клиенте не блокируются письма от домена sbis.ru.
¶Особенности работы с приглашениями при нескольких сертификатах
Если у организации несколько сертификатов электронной подписи (например, для разных подразделений или разных ИНН), приглашения приходят на конкретный сертификат. При смене подписи необходимо заново подтвердить ранее отправленные приглашения или переотправить их.
¶Регуляторная база
Обмен электронными документами в России регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (от 6 апреля 2011 года), Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (разрешает электронный документооборот с 2013 года), а также приказами ФНС России, устанавливающими форматы электронных счетов-фактур, накладных и иных документов.
Источники:
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»
- Официальная документация платформы СБИС (sbis.ru)
- Нормативные акты ФНС России о форматах электронных документов