Флексотрон Плюс — российская система автоматизации документооборота¶
Флексотрон Плюс — российская облачная система электронного документооборота (ЭДО), разработанная компанией «Флекси» (Flexi). Платформа предназначена для автоматизации обмена юридически значимыми документами между контрагентами, внутреннего согласования документов и их хранения. Система ориентирована на средний и крупный бизнес, а также на государственные структуры, работающие по требованиям российского законодательства о переходе на электронный документооборот.
¶Общие сведения
Флексотрон Плюс работает по модели SaaS (программное обеспечение как услуга) — серверы расположены в России, в соответствии с требованиями Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». Система поддерживает обмен документами через операторов ЭДО, входящих в реестр ФНС России, и обеспечивает юридическую значимость электронных документов на основании Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Основные функции платформы:
- обмен первичными учётными документами (счета-фактуры, накладные, акты) с контрагентами;
- внутреннее согласование договоров и служебных документов;
- электронная подпись документов квалифицированной (КЭП) и неквалифицированной (НЭП) электронными подписями;
- хранение документов и архивный поиск;
- интеграция с учётными системами (1С:Бухгалтерия, 1С:УНФ, SAP, Oracle и другими ERP-системами);
- контроль сроков подписания и движение документов по маршрутам согласования.
¶Архитектура и основные модули
Система построена по модульному принципу. Ключевые компоненты:
| Модуль | Назначение |
|---|---|
| Карточка документа | Единая точка входа: просмотр, подписание, история изменений |
| Маршруты согласования | Настройка последовательности подписания документа сотрудниками |
| Реестры | Группировка документов по контрагентам, договорам, периодам |
| Контрагенты | База партнёров с автоматической проверкой через сервисы ФНС |
| Отчёты и аналитика | Статистика по срокам, объёмам, задолженностям |
Пользовательский интерфейс веб-ориентирован: для работы достаточно браузера, установка десктопного клиента не требуется. Мобильное приложение доступно для операций просмотра и подписания.
¶Инструкция по началу работы
¶Регистрация и первичная настройка
- Создание учётной записи. Администратор организации переходит на портал Флексотрон Плюс, указывает наименование, ИНН, КПП и контактные данные. Система автоматически проверяет реквизиты по ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
- Подключение к оператору ЭДО. Для обмена с контрагентами через оператора необходимо заключить договор с оператором (например, «Диадок», «Такском», «Калуга Астрал») и привязать учётную запись Флексотрон к аккаунту оператора.
- Выпуск электронной подписи. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) выпускается в удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры России. Для подписания документов в системе используется защищённый носитель (рутокен, eToken) или облачная подпись.
¶Настройка маршрутов согласования
Администратор задаёт маршруты — последовательности, по которым документ проходит согласование. Пример: «Отдел закупок → Юрист → Финансовый директор → Подпись». Для каждого этапа указывается ответственное лицо, срок и правило эскалации при просрочке.
¶Обмен с контрагентами
Для отправки документа контрагенту выбирается его карточка в базе, формируется исходящий документ (счёт-фактура, накладная, акт), документ подписывается КЭП и направляется через оператора ЭДО на адрес электронной почты или ИНН получателя. Контрагент, подключённый к любому совместимому оператору, получает документ в свой ЭДО-сервис.
¶Приём входящих документов
Входящие документы поступают в раздел «Входящие». Пользователь проверяет корректность реквизитов, подписи контрагента и при необходимости запускает внутреннее согласование. Отказ от подписания оформляется с указанием причины и уведомляет отправителя.
¶Интеграция с учётными системами
Флексотрон Плюс предоставляет API и готовые коннекторы для обмена с 1С и ERP-системами. Документы, сформированные в учётной системе, автоматически попадают в ЭДО на подпись, а подписанные возвращаются обратно с отметкой о статусе. Поддерживаются форматы обмена по форматам ФНС (транспортные контейнеры УПД, УКД).
¶Безопасность и юридическая значимость
Данные хранятся на серверах в России. Доступ к системе защищён многофакторной аутентификацией, разграничением прав по ролям и журналированием действий. Электронный документ, подписанный КЭП, равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью согласно 63-ФЗ. Срок хранения электронных документов соответствует требованиям законодательства (обычно 5 лет для первички, 4 года для счетов-фактур).
¶Применение
Система используется в торговле, промышленности, строительстве, транспорте и госсекторе. Переход на ЭДО с Флексотрон Плюс позволяет сократить затраты на бумагу, курьерскую доставку и архивное хранение, ускорить цикл закрытия сделки и снизить количество ошибок при сверке расчётов с контрагентами и в налоговой отчётности.
Источники: официальная документация Флекси (flexi.ru); Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»; рекомендации ФНС России по применению электронного документооборота.