Косвенные закупки

Косвенные закупки — это закупки товаров, работ и услуг, которые не используются непосредственно в производственном процессе или для перепродажи, а обеспечивают операционную деятельность организации. В отличие от прямых закупок, связанных с основным продуктом компании, косвенные закупки направлены на поддержание инфраструктуры, административных функций и вспомогательных процессов.

Характеристика и отличия от прямых закупок

Основное различие между прямыми и косвенными закупками заключается в их назначении. Прямые закупки связаны с сырьем, материалами и комплектующими, которые входят в состав готовой продукции и напрямую влияют на её себестоимость. Косвенные закупки не добавляют физической ценности конечному продукту, но необходимы для функционирования предприятия.

Ключевые характеристики косвенных закупок:

• Широкий ассортимент. Спектр косвенных товаров и услуг чрезвычайно широк: от канцелярских принадлежностей и офисной мебели до IT-оборудования, консалтинговых услуг, маркетинга и командировок.
• Множество категорий. В отличие от прямых закупок, которые часто сконцентрированы на небольшом числе поставщиков сырья, косвенные закупки охватывают тысячи различных категорий продуктов и услуг.
• Большое количество закупщиков. В прямых закупках решения принимает ограниченное число специализированных сотрудников. В косвенных закупках инициаторами и заказчиками выступают практически все сотрудники компании: от офис-менеджера, заказывающего бумагу, до IT-директора, приобретающего серверы.
• Сложная стандартизация. Из-за разнообразия и специфики потребностей унифицировать и стандартизировать косвенные закупки значительно сложнее, чем прямые.
• Меньшая прозрачность. Расходы на косвенные закупки часто размыты по разным бюджетам и отделам, что затрудняет их контроль и анализ. Данные расходы иногда называют «мауслинговыми» (от англ. maverick buying — самовольные закупки вне установленных процедур).

Классификация косвенных закупок

Косвенные закупки можно классифицировать по нескольким признакам.

По типу закупаемого продукта или услуги

• Товары производственного назначения (MRO — Maintenance, Repair, Operations). Сюда входят инструменты, запасные части, смазочные материалы, упаковка, средства индивидуальной защиты — всё, что необходимо для обслуживания и ремонта оборудования, но не входит в состав конечного продукта.
• Административные и офисные расходы (Opex). Канцелярские товары, офисная мебель и оборудование, аренда, связь, коммунальные услуги, почтовые расходы.
• IT-продукты и услуги. Компьютеры, серверы, лицензионное программное обеспечение, облачные сервисы, услуги системных администраторов.
• Маркетинговые и рекламные услуги. Разработка бренда, проведение рекламных кампаний, PR, организация мероприятий, полиграфия.
• Профессиональные услуги. Юридические, консалтинговые, бухгалтерские, аудиторские и HR-услуги.
• Логистические и транспортные услуги. Доставка готовой продукции, складское хранение, экспедирование.
• Командировочные и представительские расходы. Билеты, гостиницы, аренда авто, питание.

По регулярности и объёму

• Регулярные (рутинные). Мелкие закупки с высокой частотой (канцтовары, расходные материалы для принтеров). Часто осуществляются на основе долгосрочных контрактов или в рамках простой процедуры.
• Проектные (единовременные). Крупные закупки для реализации конкретных проектов (строительство нового офиса, внедрение ERP-системы). Требуют сложных тендерных процедур и детального планирования.
• Стратегические. Закупки, которые могут существенно повлиять на эффективность бизнеса (выбор консалтинговой компании для реструктуризации, разработка стратегии цифровой трансформации).

Процесс управления косвенными закупками

Управление косвенными закупками (Category Management или Strategic Sourcing) направлено на оптимизацию затрат, снижение рисков и повышение эффективности. Стандартный процесс включает несколько этапов:

1. Анализ текущего состояния (Spend Analysis). Сбор и классификация всех данных о расходах на косвенные закупки за определённый период. Цель — выявить основные категории, объёмы трат, поставщиков и масштаб мауслинговой активности.
2. Формирование категорий и стратегии (Category Strategy). Распределение всех косвенных закупок по категориям. Для каждой категории разрабатывается отдельная стратегия: определение приоритетов (снижение цены, повышение качества, сокращение времени поставки), выбор метода закупок (конкурс, запрос котировок, прямая закупка у единственного поставщика).
3. Выбор и оценка поставщиков (Supplier Sourcing). Поиск новых поставщиков и оценка существующих. Критерии: цена, качество, сроки, финансовая стабильность, репутация.
4. Проведение переговоров и заключение контракта (Contracting). Выработка условий сотрудничества, в том числе согласование цен, скидок, условий оплаты и ответственности сторон.
5. Управление заказами и поставками (Order Management). Отслеживание исполнения заказов, контроль сроков и качества.
6. Контроль и мониторинг (Reporting & Compliance). Оценка эффективности закупок (например, экономия в процентах, снижение времени обработки заказа), контроль соблюдения утверждённых процедур.

Значение и проблемы

Несмотря на то, что косвенные закупки часто воспринимаются как второстепенные, они могут составлять от 20% до 50% всех операционных расходов компании. Эффективное управление ими позволяет существенно сократить издержки. Согласно данным аналитических компаний, системный подход к косвенным закупкам позволяет снизить расходы на 10–30% за счёт консолидации объёмов, выбора более выгодных поставщиков, стандартизации и автоматизации.

Основные проблемы, связанные с косвенными закупками:

• Высокая доля мауслинговых закупок. Сотрудники заказывают товары и услуги самостоятельно, вне специальных отделов закупки, что приводит к потере контроля, неоптимальным ценам и к неконтролируемому росту затрат.
• Сложность автоматизации. Разнообразие товаров и услуг, а также разная степень вовлечённости сотрудников затрудняют автоматизацию процессов.
• Нехватка квалификации. Специалисты отдела закупок зачастую хорошо разбираются в промышленных категориях, но могут не иметь опыта работы с IT, маркетингом или юридическими услугами.
• Сопротивление со стороны заказчиков. Руководители отделов (магазины, IT, маркетинг) нередко противятся внедрению формальных процедур закупок, считая их бюрократической нагрузкой.

Автоматизация косвенных закупок

Для повышения эффективности применяются специализированные программные решения — системы управления закупками (e-Procurement). Они позволяют:

• Создать единый каталог одобренных товаров и услуг от согласованных поставщиков.
• Автоматизировать процесс согласования заявок, проводить электронные торги.
• Интегрироваться с бухгалтерскими системами для автоматического формирования счетов и платежей.
• Собирать и анализировать данные о расходах по всем категориям косвенных закупок, что делает мауслинговые закупки прозрачными.

В России вопросы регулирования и организации закупок для государственных и муниципальных нужд регулируются Федеральными законами ФЗ-44 и ФЗ-223, которые устанавливают единые требования к процедурам закупок, включая и косвенные, для обеспечения прозрачности и эффективности расходования бюджетных средств.

Источники

• Лагунов К. В. «Управление закупками и цепями поставок».
• Борисов А. В. «Закупочная деятельность предприятия: планирование, организация, контроль».
• Методические материалы и статьи по управлению косвенными закупками, в частности, от Ассоциации предприятий компьютерных и информационных технологий (АПКИТ) и открытые данные Федеральной антимонопольной службы.