Отправка приглашения контрагенту в 1С:Документооборот ЭДО¶
Отправка приглашения контрагенту в 1С:Документооборот ЭДО — процедура инициации электронного взаимодействия, при которой организация через сервис электронного документооборота (ЭДО) предлагает контрагенту перейти на обмен юридически значимыми электронными документами. Приглашение направляется по адресу электронной почты или через оператора ЭДО и содержит инструкцию по подключению к обмену.
¶Общие сведения
1С:Документооборот ЭДО — облачный сервис компании «1С», обеспечивающий обмен юридически значимыми электронными документами (счетами-фактурами, накладными, актами и др.) между организациями через операторов ЭДО, работающих в системе электронного взаимодействия (СЭДО). Для начала обмена обе стороны должны быть подключены к ЭДО и обмениваться договорённостями о подписании документов (уведомлениями о намерении использовать электронный документооборот).
Если контрагент ещё не подключён к ЭДО, инициатор обмена направляет ему приглашение — специальное уведомление, после принятия которого контрагент регистрируется в сервисе и стороны начинают обмен документами.
¶Подготовка к отправке
Перед отправкой приглашения необходимо выполнить ряд условий:
- Организация-инициатор должна быть зарегистрирована в 1С:Документооборот ЭДО и иметь действующий договор с оператором ЭДО.
- В справочнике контрагентов учётной системы (1С:Бухгалтерия, 1С:УНФ, 1С:ЗУП и др.) должен существовать контрагент с заполненным адресом электронной почты и реквизитами (ИНН, КПП, юридический адрес).
- Контрагент должен быть отмечен как подключённый к ЭДО или, наоборот, как требующий приглашения.
Если адрес электронной почты не указан, отправка приглашения невозможна — сервис не сможет доставить уведомление.
¶Порядок отправки приглашения
Алгоритм действий зависит от используемого программного продукта, но общий порядок выглядит следующим образом:
- Открыть раздел сервиса ЭДО в учётной программе (например, «Электронный документооборот» в 1С:Бухгалтерия или «Обмен с контрагентами» в 1С:УНФ).
- Перейти в список контрагентов или в раздел «Контрагенты ЭДО».
- Выбрать нужного контрагента из справочника.
- Нажать команду «Отправить приглашение» (в некоторых версиях — «Пригласить к обмену» или «Подключить к ЭДО»).
- Проверить адрес электронной почты, указанный в карточке контрагента.
- Подтвердить отправку.
Приглашение уходит на адрес электронной почты контрагента. В статусе контрагента в справочнике ЭДО отображается отметка «Приглашение отправлено».
¶Отправка приглашения из веб-версии 1С:Документооборот ЭДО
Через веб-интерфейс сервиса процедура выполняется так:
- Войти в личный кабинет 1С:Документооборот ЭДО.
- Перейти в раздел «Контрагенты».
- Нажать кнопку «Пригласить контрагента».
- Ввести ИНН контрагента — сервис автоматически подтянет наименование и реквизиты из открытых источников.
- Указать адрес электронной почты для доставки приглашения.
- Отправить приглашение.
Если контрагент уже зарегистрирован в системе ЭДО, сервис предложит выбрать его из списка и направить запрос на подключение вместо приглашения.
¶Действия контрагента
После получения приглашения контрагент выполняет следующие шаги:
- Переходит по ссылке из письма.
- Если контрагент ещё не подключён к ЭДО, регистрируется у оператора ЭДО (или выбирает имеющегося оператора).
- Подтверждает согласие на обмен документами с инициатором.
- После подтверждения стороны начинают обмениваться документами.
Если контрагент уже работает с другим оператором ЭДО, подключение возможно при условии, что операторы сторон поддерживают обмен между собой через СЭДО.
¶Возможные проблемы
| Проблема | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Приглашение не отправляется | Не заполнен адрес электронной почты контрагента | Указать e-mail в карточке контрагента |
| Контрагент не получает письмо | Письмо попадает в спам или заблокировано почтовым сервером | Проверить папку «Спам», добавить адрес отправителя в белый список |
| Ошибка при отправке | Нет действующего договора с оператором ЭДО | Продлить или заключить договор с оператором |
| Контрагент не находит себя при переходе по ссылке | Несовпадение ИНН в учётной системе и в сервисе ЭДО | Проверить реквизиты контрагента |
¶Настройка автоматической отправки
В некоторых конфигурациях 1С предусмотрена автоматическая отправка приглашений при первом создании электронного документа в адрес нового контрагента. Функция настраивается в параметрах обмена ЭДО и позволяет сократить ручные операции при массовом подключении контрагентов.
Источники:
- Документация по сервису 1С:Документооборот ЭДО
- Руководства пользователя 1С:Бухгалтерия (раздел «Обмен с контрагентами»)
- Материалы компании «1С» по работе с ЭДО
- Документация операторов ЭДО, подключённых к системе электронного взаимодействия (СЭДО)