Отправка приглашения на ЭДО в СБИС¶

Отправка приглашения на ЭДО в СБИС — это процедура электронного документооборота (ЭДО), при которой организация-владелец учётной записи в системе СБИС (разработчик — компания «Тензор») направляет контрагенту предложение о подключении к обмену электронными документами. Приглашение подтверждает готовность сторон обмениваться счетами-фактурами, накладными, актами и иными документами в электронном виде с юридической значимостью.

¶Общие сведения о СБИС и ЭДО

СБИС («Система бизнес-интерактивных сервисов») — российская облачная платформа для ведения бизнеса, включающая модуль электронного документооборота, бухгалтерию, кадровый учёт и сервисы маркетплейсов. Платформа работает на базе оператора ЭДО «Тензор», аккредитованного в соответствии с требованиями законодательства РФ.

Для обмена документами с контрагентом обе стороны должны быть подключены к ЭДО и обмениваться ключами электронной подписи. Если контрагент ещё не подключён, инициатор направляет ему приглашение — предложение зарегистрироваться в СБИС и заключить договор на обмен электронными документами.

¶Способы отправки приглашения

В СБИС предусмотрено несколько вариантов отправки приглашения контрагенту:

• Через карточку контрагента. В разделе «Контрагенты» открывается карточка нужной организации или ИП, после чего в меню выбирается команда «Отправить приглашение на ЭДО».
• Через раздел «ЭДО» → «Приглашения». В этом разделе можно создать новое приглашение, указав ИНН контрагента, и отправить его.
• Через форму при создании документа. При попытке отправить контрагенту счёт-фактуру или накладную, если договора на ЭДО нет, система предложит сначала направить приглашение.

¶Пошаговый порядок действий

1. Войти в СБИС под учётной записью с правами на отправку приглашений (обычно это роль администратора или менеджера по ЭДО).
2. Перейти в раздел «Контрагенты» и найти нужную организацию по ИНН, наименованию или ОГРН. Если контрагент отсутствует в справочнике, его необходимо добавить.
3. Открыть карточку контрагента и убедиться, что ИНН указан корректно — по нему система определяет, подключён ли контрагент к ЭДО.
4. Нажать «Отправить приглашение на ЭДО» (в интерфейсе кнопка может называться «Пригласить на ЭДО» или находиться в выпадающем меню «Ещё»).
5. Указать адрес электронной почты контрагента, на который будет доставлено уведомление. Если почта уже есть в карточке, поле заполнится автоматически.
6. Подписать и отправить приглашение электронной подписью. Контрагент получит уведомление на почту и в свой кабинет СБИС.
7. Дождаться подтверждения. После принятия приглашения контрагентом в системе появится статус «Договор на ЭДО заключён», и стороны смогут обмениваться документами.

¶Статусы приглашений

¶Возможные проблемы и их решение

• Кнопка «Отправить приглашение» отсутствует. Как правило, это связано с отсутствием прав у пользователя или с тем, что контрагент уже подключён к ЭДО.
• Контрагент не получает письмо. Стоит проверить корректность адреса почты, наличие письма в папке «Спам», а также не заблокирован ли домен почты оператором.
• Приглашение в статусе «Просрочено». Срок действия ограничен, после чего его необходимо отправить повторно.
• Контрагент работает с другим оператором ЭДО. В этом случае требуется настроить роуминг между операторами — СБИС поддерживает обмен с большинством российских операторов.

¶Рекомендации

Перед отправкой приглашения рекомендуется убедиться в актуальности реквизитов контрагента (ИНН, ОГРН, адрес) и согласовать подключение с бухгалтерией контрагента. Для ускорения процесса можно направить контрагенту инструкцию по регистрации в СБИС и принятию приглашения.

Источники:

• Официальная документация СБИС (sbis.ru/help)
• Руководство пользователя СБИС ЭДО, компания «Тензор»
• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
• Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ (требования к ЭДО)