Поля в документах Microsoft Word¶

Поля в Microsoft Word — служебные элементы документа, предназначенные для автоматической вставки и обновления изменяемой информации: номеров страниц, дат, имён файлов, ссылок на другие объекты и других данных. Поля отображаются в тексте как результат вычисления, а их код хранится в специальном формате, доступном для просмотра и редактирования.

¶Структура поля

Каждое поле в Word состоит из трёх элементов:

• имени поля — код, определяющий тип данных (например, DATE, PAGE, NUMPAGES, FILENAME, TOC);
• аргументов — необязательных параметров, уточняющих поведение поля;
• результатов — значения, отображаемого в документе.

Поле заключено в фигурные скобки { }, которые не вводятся с клавиатуры напрямую — они создаются программой при вставке поля.

¶Способы вставки полей

¶Через вкладку «Вставка»

Самый распространённый способ. На вкладке «Вставка» в группе «Колонтитулы» расположена кнопка «Элемент» (в ранних версиях — «Быстрые элементы»). По нажатию открывается меню с готовыми полями:

Для вставки достаточно выбрать нужный пункт — поле будет помещено в позицию курсора.

¶Через диалоговое окно «Поле»

Для расширенного набора опций используется диалог «Вставка → Поле» (в русской локализации Word 2016 и новее — через меню «Вставка → Дата и время → Поле» или комбинацию клавиш). В окне отображается список всех доступных полей, их категории («Дата и время», «Ссылки и закладки», «Информация о документе», «Нумерация и разделы» и др.), а также варианты форматов для каждого поля.

¶Через комбинацию клавиш

Быстрая вставка поля — сочетание Alt + Shift + P (номер страницы) или Alt + Shift + D (дата). Для вставки произвольного поля используется комбинация Ctrl + F9, которая создаёт пустые фигурные скобки: между ними вручную вводится имя поля и его аргументы.

¶Через контекстное меню колонтитулов

При редактировании колонтитулов (верхнего или нижнего) на вкладке «Конструктор» доступна кнопка «Поле», открывающая тот же диалог вставки. Этот способ удобен для добавления номеров страниц, дат и других данных в колонтитулы.

¶Просмотр и редактирование кодов полей

По умолчанию Word отображает результат поля (число, дату, текст). Чтобы увидеть код, достаточно выделить поле и нажать Shift + F9. Повторное нажатие возвращает отображение результата. Комбинация Alt + F9 переключает отображение всех полей документа одновременно.

После вставки поля в коде можно вручную добавить ключевые слова-модификаторы:

• \@ "формат" — задаёт формат даты или времени;
• \* MERGEFORMAT — сохраняет форматирование при обновлении;
• \* ROMAN — выводит номер страницы римскими цифрами;
• \* Arabic — арабскими цифрами.

¶Обновление полей

Данные в полях не обновляются автоматически при каждом изменении документа. Для обновления используются:

• F9 — обновить выделенное поле;
• Ctrl + A, затем F9 — обновить все поля документа;
• автоматическое обновление при печати (включается в настройках: «Файл → Параметры → Дополнительно → Показывать содержимое документа → Обновлять поля перед печатью»).

¶Автоматическая нумерация страниц

Наиболее частое применение полей — нумерация страниц. Она создаётся через «Вставка → Номер страницы», где предлагается размещение в верхнем или нижнем колонтитуле, на полях страницы или в текущей позиции курсора. Word автоматически вставляет поле PAGE (текущий номер) и при необходимости NUMPAGES (общее число страниц).

¶Авто текст и строительные блоки

Word поддерживает вставку полей внутри строительных блоков (AutoText) — повторно используемых фрагментов текста, изображений или полей, сохраняемых в галерее. Строительные блоки хранятся в шаблонах Normal.dotm или в пользовательских шаблонах и вставляются через вкладку «Вставка → Быстрые части».

¶Автонумерация списков

Для автоматической нумерации элементов списка Word использует собственную систему, основанную на полях LISTNUM и SEQ. Нумерация обновляется автоматически при добавлении или удалении пунктов, что отличает её от ручной нумерации.

¶Применение полей

Основные области использования полей в Word:

• оформление колонтитулов (номера страниц, даты, название документа);
• создание оглавлений и списков иллюстраций (поля TOC, TOF);
• автоматическая нумерация разделов, формул, таблиц;
• формирование перекрёстных ссылок;
• почтовая рассылка (поля MERGEREC, NEXT).

Источники:

• «Microsoft Word. Подробное руководство», Microsoft Press
• «Office 365. Полный курс», Д. Бишоп и др.
• Справка Microsoft Word (support.microsoft.com)