Workflow — модель бизнес-процесса¶
Workflow (рабочий процесс) — это последовательность или схема задач, операций и действий, выполняемых участниками (людьми, программами, устройствами) с целью достижения определённого результата в рамках бизнес-процесса или производственного процесса. Понятие применяется в управлении, информационных технологиях и автоматизации и обозначает как сам процесс, так и программные системы (системы управления рабочими процессами, WfMS), которые его описывают, исполняют и контролируют.
¶Основные понятия
Ключевые элементы workflow:
- Задача (task) — элементарная единица работы, которую должен выполнить исполнитель.
- Исполнитель (актор) — человек, подразделение, компьютерная программа или устройство, ответственные за выполнение задачи.
- Переход (transition) — условие или событие, определяющее переход от одной задачи к другой.
- Документ/объект — данные, с которыми выполняется работа.
- Правила маршрутизации — логика принятия решений: какой исполнитель и в какой последовательности обрабатывает задачу.
Workflow отличается от произвольного процесса тем, что он явно формализован: последовательность шагов, роли и условия переходов описаны заранее и могут быть автоматизированы.
¶Классификация
По характеру исполнения рабочие процессы делятся на три базовых типа:
| Тип | Описание | Пример |
|---|---|---|
| Sequential (последовательный) | Задачи выполняются строго одна за другой в заданном порядке | Согласование договора: юрист → руководитель → бухгалтерия |
| Parallel (параллельный) | Несколько задач выполняются одновременно независимыми исполнителями | Параллельная проверка технической и коммерческой частей заявки |
| Conditional (условный) | Выбор следующей задачи зависит от результата текущей или заданных условий | Согласование расходов: до 100 000 ₽ — одному руководителю, свыше — двум |
Дополнительно выделяют адаптивные (гибкие) процессы, где маршрут может меняться по ходу исполнения, и случайные (ad-hoc) процессы, которые формируются исполнителем на лету без жёсткого предварительного описания.
¶Стандарты и нотации
Для описания workflow используются формальные нотации. Наиболее распространена BPMN (Business Process Model and Notation) — стандарт нотации бизнес-процессов, разработанный консорциумом OMG; в версии 2.0 она включает прямую поддержку исполнения процессов (BPMN Process Execution Semantics). Ранее для этих целей применялся стандарт WPDL (Workflow Process Definition Language) от WfMC (Workflow Management Coalition), а также XPDL. В теории вычислений модели workflow изучаются с использованием сетей Петри.
¶Системы управления рабочими процессами
Программные системы, автоматизирующие workflow, называются WfMS (Workflow Management System) или BPM-системами (Business Process Management). Их функции включают:
- Визуальное проектирование схем процессов (моделер).
- Исполнение процессов: создание экземпляров процесса, назначение задач исполнителям, контроль сроков.
- Мониторинг и аналитика: учёт времени выполнения, выявление узких мест (bottlenecks).
- Интеграцию с корпоративными системами: ERP, CRM, электронным документооборотом, почтовыми сервисами.
В России и СНГ наиболее известны продукты на базе платформ 1С:БПМ, Directum, «СБИС», «Дело», а также международные решения (Camunda, IBM BPM, BonitaSoft). Отдельный класс — RPA-системы (Robotic Process Automation), автоматизирующие рутинные действия пользователя в интерфейсах программ без изменения самих приложений.
¶Применение
Workflow-подход применяется в самых разных областях:
- Делопроизводство и согласование документов — классический сценарий: подготовка → проверка → подписание → регистрация → исполнение.
- Кадровые процессы — оформление приёма на работу, отпускные заявления, аттестации.
- ИТ-разработка — управление жизненным циклом задач (Jira, YouTrack), процессы релизов, инцидентов (ITIL).
- Производство — маршруты обработки изделий, техпроцессы.
- Медицина и социальные услуги — маршрутизация пациента, рассмотрение заявлений на пособия.
¶Преимущества и ограничения
Внедрение workflow-систем даёт типичные эффекты: прозрачность процессов (видно, на каком этапе находится дело и кто несёт ответственность), сокращение сроков за счёт автоматической маршрутизации и напоминаний, снижение ошибок за счёт унификации операций, возможность формализованного аудита.
Ограничения связаны со стоимостью и сложностью внедрения, сопротивлением персонала изменениям, а также с риском чрезмерной формализации процессов, которые в действительности требуют гибкости. Слишком жёсткая схема может мешать работать в нестандартных ситуациях, поэтому современные BPM-системы поддерживают гибкие и адаптивные сценарии.
¶История
Понятие workflow оформилось в конце 1980-х — начале 1990-х годов в связи с разработкой первых систем автоматизации документооборота. В 1993 году был создан консорциум WfMC, который выпустил серию стандартов и референсную модель (Workflow Reference Model), определившую архитектуру WfMS. С развитием веб-технологий в 2000-е годы workflow-движки стали встраиваться в корпоративные порталы и ERP-системы, а в 2010-е — в облачные сервисы и платформы низкого кода.
¶Источники
- Быков В. Л. «Информационные системы управления персоналом»
- Рекомендации WfMC (Workflow Management Coalition) по стандартам XPDL и Workflow Reference Model
- Спецификация OMG BPMN 2.0
- А. Н. Тихонов «Информационные технологии в науке, образовании и управлении»