Кассовые операции

Кассовые операции — это совокупность действий по приёму, хранению и выдаче наличных денежных средств, а также оформлению соответствующих документов, осуществляемых организацией или индивидуальным предпринимателем. Кассовые операции регулируются законодательством, в первую очередь указаниями Центрального банка Российской Федерации, и направлены на обеспечение сохранности денег, контроль за их движением и соблюдение установленного порядка расчётов наличными.

Правовое регулирование

В Российской Федерации порядок ведения кассовых операций определяется Указанием Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Этот документ устанавливает единые правила для всех организаций, за исключением Банка России и кредитных организаций, которые руководствуются собственными нормативными актами.

Дополнительно кассовые операции регулируются Федеральным законом от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации», который обязывает большинство организаций и предпринимателей при приёме наличных денег использовать контрольно-кассовую технику (ККТ). Игнорирование этих требований влечёт административную ответственность по статье 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Участники кассовых операций

Основными участниками кассовых операций являются:

• Кассир — материально ответственное лицо, которое непосредственно осуществляет приём, выдачу и хранение наличных денег. Кассир назначается приказом руководителя организации и должен быть ознакомлен с правилами ведения кассовых операций под роспись.
• Руководитель организации — утверждает лимит остатка наличных денег в кассе, назначает кассира и контролирует соблюдение кассовой дисциплины.
• Бухгалтер — ведёт учёт кассовых операций, оформляет первичные документы и контролирует соответствие данных кассовой книги фактическому движению денег.
• Инкассаторы — осуществляют перевозку наличных денег из кассы организации в банк или между структурными подразделениями.

Виды кассовых операций

Кассовые операции делятся на две основные группы:

Приходные кассовые операции

К приходным операциям относятся все поступления наличных денег в кассу организации. Основные источники:

• Выручка от реализации товаров, работ, услуг (в том числе через контрольно-кассовую технику).
• Возврат неиспользованных подотчётных сумм.
• Поступления от продажи основных средств, материалов или прочего имущества.
• Взносы учредителей в уставный капитал наличными.
• Возврат займов или кредитов, выданных ранее работникам.
• Поступления из банка (снятие наличных с расчётного счета).

При приёме наличных денег кассир обязан проверить их подлинность и платёжеспособность, а также оформить приходный кассовый ордер (ПКО) по форме № КО-1. В ПКО указываются дата, сумма, основание поступления и данные лица, внёсшего деньги.

Расходные кассовые операции

К расходным операциям относятся все выплаты наличных денег из кассы. Основные направления:

• Выдача заработной платы, премий, пособий и других выплат работникам.
• Выдача денег под отчёт на хозяйственные нужды или командировочные расходы.
• Оплата поставщикам за товары, работы или услуги (в пределах установленного лимита расчётов наличными).
• Возврат займов или кредитов, полученных от физических лиц.
• Сдача наличных денег в банк (инкассация).
• Выплата дивидендов учредителям.

При выдаче наличных денег оформляется расходный кассовый ордер (РКО) по форме № КО-2. В РКО указываются получатель, сумма, основание выдачи и данные документа, удостоверяющего личность. Выдача денег производится только после предъявления получателем паспорта или иного документа.

Документальное оформление

Все кассовые операции обязательно документируются. Основные документы:

• Приходный кассовый ордер (ПКО) — фиксирует поступление наличных.
• Расходный кассовый ордер (РКО) — фиксирует выдачу наличных.
• Кассовая книга (форма № КО-4) — ежедневный сводный документ, в котором отражаются все приходные и расходные операции за день. Кассовая книга ведётся в электронном или бумажном виде. В конце дня кассир подсчитывает остаток наличных денег в кассе и сверяет его с фактическим наличием.
• Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) — используется в организациях, где несколько кассиров или имеется разменная касса.
• Отчёт кассира — приложение к кассовой книге, содержащее все ПКО и РКО за день, а также копии чеков ККТ.

Все документы должны быть заполнены без помарок и исправлений. Исправления в кассовых документах не допускаются (за исключением случаев, оговорённых в нормативных актах).

Лимит остатка наличных денег

Организации обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе — максимально допустимую сумму, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня. Лимит утверждается руководителем организации на основе расчёта, исходя из объёма поступлений наличных денег за определённый период (обычно за предыдущие 3–6 месяцев). Сверх лимита разрешается хранить деньги только в дни выплаты заработной платы, стипендий и других социальных выплат (не более 5 рабочих дней, включая день получения денег из банка).

Индивидуальные предприниматели и субъекты малого предпринимательства (численность до 100 человек, выручка до 800 млн рублей в год) освобождены от обязанности устанавливать лимит остатка наличных денег и могут хранить в кассе любую сумму.

Контрольно-кассовая техника

При приёме наличных денег от покупателей (клиентов) в большинстве случаев необходимо применять контрольно-кассовую технику (ККТ). ККТ — это устройство, которое фиксирует расчёт, формирует фискальный чек и передаёт данные в налоговые органы через оператора фискальных данных. С 1 июля 2019 года в России действует обязательный переход на онлайн-кассы, которые передают информацию в реальном времени.

Исключения из требования применять ККТ установлены для:

• Организаций и предпринимателей, оказывающих услуги населению с выдачей бланков строгой отчётности (БСО) в электронном виде.
• Торговли на рынках, ярмарках и в выставочных комплексах (при определённых условиях).
• Продажи газет и журналов, мороженого, безалкогольных напитков в розлив.
• Расчётов в отдалённых или труднодоступных местностях (по перечню, утверждённому региональными властями).

Инвентаризация кассы

Периодически (не реже одного раза в квартал, а также при смене кассира) проводится инвентаризация кассы. В ходе инвентаризации комиссия пересчитывает наличные деньги, проверяет наличие и правильность оформления кассовых документов, а также сверяет фактический остаток с данными кассовой книги. Результаты инвентаризации оформляются актом по форме № ИНВ-15. Выявленные излишки или недостачи отражаются в бухгалтерском учёте: излишки приходуются как прочие доходы, недостачи взыскиваются с материально ответственного лица (кассира) или списываются на убытки.

Ответственность за нарушения

Нарушения порядка ведения кассовых операций влекут административную ответственность. Наиболее распространённые нарушения:

• Превышение лимита остатка наличных денег в кассе.
• Неоприходование (неполное оприходование) наличных денег.
• Расчёты наличными сверх установленного лимита (100 000 рублей по одному договору).
• Неприменение контрольно-кассовой техники.
• Несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств.

Штрафы для должностных лиц составляют от 4 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей. За повторное нарушение размер штрафа может быть увеличен.

Особенности для индивидуальных предпринимателей

Индивидуальные предприниматели (ИП) имеют упрощённый порядок ведения кассовых операций. Они освобождены от обязанности вести кассовую книгу, оформлять приходные и расходные кассовые ордера, а также устанавливать лимит остатка наличных денег. Однако ИП обязаны применять ККТ при расчётах с покупателями и соблюдать правила хранения наличных денег.

Источники

1. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
2. Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации».
3. Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций».
4. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (статья 14.5).
5. Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учётных документов и регистров бухгалтерского учёта, применяемых органами государственной власти...».