Документы как носители информации¶

Документ — это материальный носитель с зафиксированной на нём информацией, предназначенный для её передачи во времени и пространстве. В широком смысле к документам относят любые объекты, содержащие сведения: текстовые бумаги, электронные файлы, фотографии, аудио- и видеозаписи, чертежи, базы данных. В узком, юридическом смысле документ — это официально оформленная запись, удостоверяющая факты, права или обязательства. Документ одновременно выступает средством фиксации, хранения и доказательства информации, поэтому его роль велика в управлении, праве, науке, истории и повседневной жизни.

¶Происхождение и развитие

Слово восходит к латинскому documentum — «свидетельство», «доказательство», от docere — «учить, показывать». В русский язык термин пришёл через европейские языки в Петровскую эпоху, когда складывалась бюрократическая система государственного управления.

Исторически носители менялись: глиняные таблички, папирус, пергамент, береста, бумага, а с середины XX века — магнитные и оптические носители, затем цифровые файлы. На Руси ранними формами документов были грамоты, летописи, писцовые книги, указы. С развитием делопроизводства появились устойчивые виды: челобитные, приказы, ревизские сказки, метрические книги.

¶Классификация

Документы различают по нескольким основаниям.

По способу фиксации информации:

• письменные (рукописные, печатные, машинописные);
• изобразительные (рисунки, фотографии, схемы);
• звуковые (аудиозаписи);
• аудиовизуальные (кино-, видео-, мультимедиа).

По содержанию и назначению:

• организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, уставы);
• справочно-информационные (письма, справки, докладные);
• учётные (счета, ведомости, табели);
• научные и технические (отчёты, чертежи, патенты);
• личные (паспорт, свидетельство о рождении, диплом).

По доступности: открытые, для служебного пользования, секретные. По происхождению: личные и официальные. По сроку хранения: временного и постоянного хранения.

¶Реквизиты и структура

Официальный документ приобретает юридическую силу благодаря набору реквизитов — обязательных элементов оформления. К ним относятся: наименование организации, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, подпись, а при необходимости — печать, гриф утверждения или согласования. Отсутствие нужного реквизита может лишить документ юридической значимости.

Текст документа обычно строится по схеме: вводная часть (основания, ссылки), основная (решение, распоряжение), заключительная (поручения, сроки). В делопроизводстве существуют унифицированные формы и государственные стандарты оформления.

¶Электронные документы

С распространением вычислительной техники сформировался электронный документ — сведения, представленные в цифровой форме и подписанные электронной подписью. В России правовой режим электронного документа закреплён законодательством, а электронная подпись приравнивается к собственноручной при соблюдении установленных условий. Электронный документооборот сокращает издержки, ускоряет согласование и упрощает архивирование, однако порождает вопросы сохранности, совместимости форматов и защиты от подделки.

¶Хранение и архивы

Совокупность документов, образующихся в деятельности организации, называется документальным фондом. Для постоянного хранения создаются архивы — государственные, ведомственные, муниципальные, частные. В России действует система архивных учреждений, а правила экспертизы ценности, комплектования и учёта регулируются архивным законодательством. Документы постоянного хранения обеспечивают преемственность управления и служат источником для исторических исследований.

¶Значение и применение

Документы выполняют несколько функций:

• правовую — удостоверяют права, сделки, обязательства;
• управленческую — обеспечивают принятие и исполнение решений;
• учётную — фиксируют количественные и качественные показатели;
• коммуникативную — передают информацию между людьми и организациями;
• историко-культурную — сохраняют свидетельства прошлого.

В судопроизводстве документ выступает доказательством. В науке — источником данных и подтверждением результатов. В повседневной жизни — средством идентификации личности, подтверждения образования, собственности, трудового стажа.

¶Проблемы и критика

Обращение с документами сопряжено с рисками: подделка, утрата, утечка конфиденциальных сведений, устаревание носителей. Избыточная бюрократизация порождает дублирование и волокиту, тогда как цифровизация ставит вопросы защиты персональных данных и долговременного хранения электронных форматов. Отдельная проблема — разграничение подлинных и сфальсифицированных документов, что требует экспертизы.

Источники: ГОСТ Р 7.0.97-2016; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Федеральный закон «Об электронной подписи»; учебные издания по документоведению и архивоведению.