Классификация документов

Классификация документов — это систематизация документов по определённым признакам (критериям) с целью упорядочения, учета, поиска и эффективного управления документационными потоками. Классификация позволяет группировать документы в однородные совокупности, что облегчает их обработку, хранение и использование в делопроизводстве, архивном деле, библиотечном деле и информационных системах. В основе классификации лежит выделение общих и отличительных свойств документов, таких как способ фиксации информации, содержание, происхождение, степень доступа и другие.

История развития классификации документов

Первые попытки систематизации документов относятся к эпохе древних цивилизаций (Древний Египет, Шумер, Китай), где документы группировались по тематике (хозяйственные, юридические, религиозные) и по материалу носителя (глиняные таблички, папирус, бамбуковые дощечки). В Средние века в европейских архивах и канцеляриях применялись простейшие классификационные схемы по хронологии и по принадлежности к учреждению.

Значительный вклад в теорию классификации документов внесли в XIX—XX веках. В России в 1830-х годах были разработаны первые ведомственные перечни документов. В советский период (1920—1980-е годы) была создана единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), которая закрепила обязательные принципы классификации: по функциям учреждения, по номенклатуре дел, по срокам хранения. В 1970-х годах в СССР был введён Общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД), который впоследствии стал основой для современных российских классификаторов.

С развитием электронного документооборота (с 1990-х годов) классификация документов стала включать новые признаки: формат файла, электронную подпись, метаданные, уровень доступа в информационных системах. Сегодня классификация документов является неотъемлемой частью корпоративных систем управления документами (ECM-систем) и государственных информационных систем.

Основные признаки классификации документов

Классификация документов может проводиться по множеству признаков, которые делятся на общие (присущие всем документам) и специальные (характерные для определённых видов). Наиболее распространённые признаки:

• Способ фиксации информации — письменные (текстовые), графические, аудиовизуальные, электронные (цифровые), тактильные (шрифт Брайля).
• Содержание — управленческие, научно-технические, нормативно-правовые, финансовые, кадровые, исторические.
• Происхождение — официальные (исходящие от организаций или должностных лиц) и личные (частные).
• Степень доступа — открытые (общедоступные), конфиденциальные (ограниченного распространения), секретные (государственная тайна).
• Срок хранения — постоянные (вечные), долговременные (свыше 10 лет), кратковременные (до 10 лет).
• Форма — индивидуальные (уникальные), типовые (шаблонные), трафаретные (с частично заполняемыми полями).
• Материальный носитель — бумажные, плёночные (микрофильмы, киноплёнка), магнитные (ленты, диски), оптические (CD/DVD), флеш-память, облачные хранилища.

Виды классификации документов

По способу документирования

• Письменные документы — создаются с помощью письменных знаков (рукописные, машинописные, печатные). Составляют основную массу управленческих и юридических документов.
• Графические документы — содержат изображения (чертежи, схемы, карты, планы, диаграммы).
• Аудиовизуальные документы — содержат звук и/или изображение (кинофильмы, видеозаписи, фонограммы, фотографии).
• Электронные документы — создаются и хранятся в цифровом виде (текстовые файлы, PDF, XML, базы данных, веб-страницы).

По происхождению

• Официальные документы — издаются государственными органами, учреждениями, предприятиями, должностными лицами. Имеют юридическую силу (законы, приказы, протоколы, договоры, свидетельства).
• Личные документы — создаются физическими лицами (письма, дневники, мемуары, автобиографии). Не имеют обязательной юридической силы, но могут использоваться как доказательства.

По степени доступа

• Открытые документы — доступны неограниченному кругу лиц (законы, официальные публикации, учебные пособия).
• Конфиденциальные документы — содержат информацию ограниченного распространения (коммерческая тайна, персональные данные, служебная информация). Доступ к ним регулируется внутренними регламентами.
• Секретные документы — содержат государственную тайну (сведения в области военной, внешнеполитической, разведывательной деятельности). Имеют грифы «Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно».

По срокам хранения

• Постоянного хранения — документы, имеющие историческую, научную или культурную ценность (архивные фонды, законодательные акты, метрические книги).
• Долговременного хранения — документы, хранящиеся более 10 лет (личные дела, кадровые приказы, бухгалтерские отчёты).
• Краткосрочного хранения — документы, хранящиеся до 10 лет (текущая переписка, оперативные отчёты, справки).

По форме

• Индивидуальные документы — создаются для конкретного случая (договор, акт, заявление).
• Типовые документы — имеют унифицированную форму (типовые договоры, бланки, анкеты).
• Трафаретные документы — содержат постоянные реквизиты и переменные поля (например, счёт-фактура с заполняемыми графами).

Системы классификации документов

Универсальная десятичная классификация (УДК)

УДК — международная система классификации документов, основанная на десятичных индексах. Разработана в конце XIX века бельгийскими библиографами Полем Отле и Анри Лафонтеном. Широко применяется в библиотечном деле для систематизации книг и статей. Каждой теме присваивается цифровой код (например, 004 — информационные технологии, 33 — экономика). В России УДК используется для научно-технической документации.

Библиотечно-библиографическая классификация (ББК)

ББК — отечественная система классификации, разработанная в СССР в 1960-х годах. Предназначена для библиотечных фондов. Основана на иерархическом делении отраслей знания (например, 67 — право, 81 — языкознание). Используется в государственных библиотеках России и стран СНГ.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

ОКУД — часть Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК). Введён в 1993 году. Содержит коды для унифицированных форм документов (например, 0301000 — кадровая документация). Обеспечивает совместимость документооборота между организациями.

Классификация по номенклатуре дел

В делопроизводстве организаций применяется номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации. Номенклатура делится на разделы по структурным подразделениям (отделам) и включает индексы дел, сроки хранения и примечания. Является основой для формирования архивных фондов.

Применение классификации документов

Классификация документов используется во всех сферах, связанных с документооборотом и хранением информации:

• Государственное управление — для учёта и контроля исполнения нормативных актов, ведения архивов (Федеральное архивное агентство, Росархив).
• Бизнес — в корпоративных системах электронного документооборота (СЭД) для автоматизации процессов согласования, подписания и поиска документов.
• Образование и наука — в библиотеках, музеях, научных институтах для каталогизации книг, статей, диссертаций, патентов.
• Юриспруденция — для классификации судебных дел, нотариальных актов, договоров.
• Медицина — для систематизации медицинских карт, рецептов, отчётов (МКБ-10, классификаторы лекарственных средств).

Проблемы и перспективы

С развитием цифровых технологий возникают новые вызовы классификации документов. Электронные документы могут иметь множественные форматы, метаданные и версии, что требует гибких классификационных схем. Одной из проблем является размывание границ между официальными и неофициальными документами (например, электронная переписка, мессенджеры). Перспективным направлением является автоматическая классификация с использованием методов машинного обучения и искусственного интеллекта, которая позволяет обрабатывать большие объёмы неструктурированных данных. В России ведётся работа по созданию единой системы классификации электронных документов в рамках государственной программы «Цифровая экономика».

Источники

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (ОК 011-93).
• Универсальная десятичная классификация (УДК). Краткие сведения.
• Библиотечно-библиографическая классификация (ББК). Средние таблицы.
• Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). М., 1973.
• Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления. М., 2019.
• Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М., 2017.