Первичная учётная документация

Первичная учётная документация — это совокупность документов, которые фиксируют факты хозяйственной жизни организации (совершение хозяйственных операций) и служат единственным основанием для отражения этих фактов в бухгалтерском и налоговом учёте. Первичные документы подтверждают законность и обоснованность каждой операции, являются юридическим доказательством её совершения и обязательны для оформления всех организаций и индивидуальных предпринимателей на территории Российской Федерации.

Правовое регулирование

Основные требования к первичной учётной документации в России установлены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Согласно статье 9 этого закона, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом. Документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это невозможно — непосредственно после её окончания. Закон не устанавливает обязательных унифицированных форм для большинства операций (за исключением кассовых и некоторых банковских), предоставляя организациям право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов при условии соблюдения перечня обязательных реквизитов.

Обязательные реквизиты первичного документа

Для того чтобы первичный учётный документ имел юридическую силу, он должен содержать следующие обязательные реквизиты (ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

1. Наименование документа (например, «Акт приёма-передачи», «Товарная накладная», «Счёт-фактура»).
2. Дата составления документа.
3. Наименование экономического субъекта, составившего документ (полное или сокращённое наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя).
4. Содержание факта хозяйственной жизни (что именно произошло: отгрузка товара, оказание услуги, поступление денег и т.д.).
5. Величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения (количество, сумма, вес и т.п.).
6. Наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за её оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.
7. Подписи указанных лиц с расшифровкой (фамилии и инициалы или иные реквизиты, необходимые для идентификации).

Документ может содержать дополнительные реквизиты, если это предусмотрено учётной политикой организации или отраслевыми нормами. Исправления в первичные документы (кроме кассовых и банковских) допускаются, но должны быть заверены подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Классификация первичных документов

Первичная учётная документация классифицируется по нескольким признакам.

По назначению

• Распорядительные — содержат распоряжение на совершение операции (например, приказ на выдачу денег под отчёт, распоряжение на отгрузку товара). Сами по себе они не подтверждают факт операции, а лишь дают разрешение.
• Оправдательные (исполнительные) — подтверждают, что операция фактически совершена (например, акт выполненных работ, товарная накладная, кассовый чек). Именно они служат основанием для учётных записей.
• Документы бухгалтерского оформления — составляются для внутренних целей бухгалтерии (например, расчёт амортизации, бухгалтерская справка-расчёт).
• Комбинированные — одновременно содержат и распоряжение, и подтверждение исполнения (например, авансовый отчёт, приходный кассовый ордер).

По месту составления

• Внутренние — составляются внутри самой организации (например, накладная на внутреннее перемещение, табель учёта рабочего времени).
• Внешние — поступают от контрагентов (например, счёт-фактура от поставщика, платёжное поручение банка).

По способу охвата операций

• Разовые — оформляют одну или несколько однородных операций в момент их совершения (например, приходный кассовый ордер).
• Накопительные — составляются за определённый период (день, декаду, месяц) и фиксируют повторяющиеся однотипные операции (например, лимитно-заборная карта на отпуск материалов со склада).

Основные виды первичной документации

На практике наиболее распространены следующие группы первичных документов:

Документы по учёту кассовых операций

• Приходный кассовый ордер (ПКО) — оформляет поступление наличных денег в кассу организации.
• Расходный кассовый ордер (РКО) — оформляет выдачу наличных денег из кассы.
• Кассовая книга — регистр, в котором ежедневно фиксируются все поступления и выдачи наличных.
• Кассовый чек — документ, подтверждающий расчёт с использованием контрольно-кассовой техники.

Документы по учёту расчётов с подотчётными лицами

• Авансовый отчёт — документ, которым подотчётное лицо отчитывается за выданные ему под отчёт денежные средства. К нему прилагаются оправдательные документы (чеки, квитанции, билеты).

Документы по учёту основных средств и нематериальных активов

• Акт о приёме-передаче объекта основных средств (форма ОС-1) — фиксирует ввод в эксплуатацию, выбытие или перемещение объекта.
• Инвентарная карточка учёта объекта основных средств (форма ОС-6) — содержит подробные сведения об объекте (характеристики, амортизация, ремонты).
• Акт о списании объекта основных средств (форма ОС-4) — оформляет выбытие объекта из-за износа, поломки или продажи.

Документы по учёту материалов и товаров

• Товарная накладная (форма ТОРГ-12) — основной документ для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.
• Счёт-фактура — документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм налога на добавленную стоимость (НДС) к вычету. Является налоговым, а не бухгалтерским первичным документом, но неразрывно связан с ним.
• Акт о приёмке материалов (форма М-7) — составляется при обнаружении расхождений в количестве или качестве поступивших материалов.
• Лимитно-заборная карта (форма М-8) — используется при отпуске материалов со склада в производство в пределах установленного лимита.

Документы по учёту труда и его оплаты

• Табель учёта рабочего времени (форма Т-12 или Т-13) — фиксирует явки, неявки, опоздания, сверхурочные часы каждого сотрудника.
• Расчётно-платёжная ведомость (форма Т-49) — содержит расчёт начисленной заработной платы, удержаний и суммы к выдаче.
• Расчётный листок — ежемесячно выдаётся каждому работнику и содержит подробную информацию о составных частях его заработной платы.
• Приказ (распоряжение) о приёме на работу (форма Т-1), о переводе (Т-5), об увольнении (Т-8).

Документы по учёту расчётов с контрагентами

• Акт выполненных работ (оказанных услуг) — подтверждает факт выполнения работ или оказания услуг и их принятие заказчиком.
• Платёжное поручение — распоряжение владельца счёта банку перевести денежные средства на счёт получателя.
• Счёт на оплату — документ, содержащий реквизиты для оплаты и перечень товаров/услуг, но сам по себе не подтверждающий факт отгрузки или оплаты.

Хранение первичной документации

Первичные учётные документы подлежат обязательному хранению. Сроки хранения установлены Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым Росархивом. Общий срок хранения большинства первичных документов составляет не менее пяти лет после отчётного года, в котором они были составлены. Однако для документов, подтверждающих расчёты с бюджетом (по налогам, сборам), срок хранения увеличивается до четырёх лет после окончания налогового периода. Документы по учёту личного состава (приказы, личные карточки, трудовые договоры) хранятся не менее 50 лет (75 лет для документов, созданных до 2003 года).

Электронный документооборот

Современное законодательство (ст. 9 Закона № 402-ФЗ) допускает составление первичных учётных документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Электронные документы должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП) или, в определённых случаях, простой электронной подписью. Системы электронного документооборота (ЭДО) позволяют обмениваться счетами-фактурами, товарными накладными, актами и другими документами с контрагентами без дублирования на бумаге. Электронные документы имеют равную юридическую силу с бумажными при соблюдении требований к их оформлению и подписанию.

Ответственность за отсутствие первичных документов

Отсутствие первичных учётных документов или их ненадлежащее оформление (например, отсутствие обязательных реквизитов) может повлечь за собой серьёзные последствия:

• Налоговая ответственность — невозможность подтвердить расходы для целей налогообложения прибыли или применить вычет по НДС. Это приводит к доначислению налогов, пеней и штрафов (ст. 120, 122 НК РФ).
• Административная ответственность — штраф на должностных лиц за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учёта (ст. 15.11 КоАП РФ) в размере от 5 000 до 10 000 рублей (при повторном нарушении — до 20 000 рублей или дисквалификация).
• Уголовная ответственность — в случае сокрытия денежных средств или имущества, за счёт которых должно производиться взыскание налогов (ст. 199.2 УК РФ).

Источники

1. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
2. Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
3. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
4. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
5. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (ст. 15.11).
6. Налоговый кодекс Российской Федерации (ст. 120, 122, 169).