Накладная

Накладная — это первичный учётный документ, оформляющий передачу товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от одного лица к другому, а также подтверждающий факт совершения хозяйственной операции. В зависимости от сферы применения и реквизитов, накладные служат основанием для оприходования товаров, списания их со склада, расчётов с контрагентами и отражения операций в бухгалтерском и налоговом учёте. Термин происходит от глагола «накладывать» (в значении «налагать обязательства» или «накладывать товар в тару»).

История

Прообразы накладных существовали ещё в Древнем мире: при торговле между городами-государствами и в рамках караванной торговли использовались глиняные таблички и папирусы с перечнем переданных товаров. В Средневековье в Европе получили распространение «сопроводительные письма» (lettre de voiture), которые удостоверяли количество груза и ответственность перевозчика.

В Российской империи XVIII—XIX веков накладные оформлялись при купле-продаже, поставках для армии и казённых учреждений. С развитием железнодорожного транспорта в XIX веке появились железнодорожные накладные — унифицированные бланки, регулирующие перевозку грузов.

В СССР с 1920-х годов накладные стали обязательным элементом социалистического учёта. В 1930-е годы была введена единая форма накладной на отпуск материалов, а в 1970-е — типовые межотраслевые формы, в том числе форма № М-15 (накладная на отпуск материалов на сторону). После распада СССР и перехода к рыночной экономике в России были разработаны унифицированные формы первичной документации, утверждённые постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 года № 71а. В 2010-х годах с внедрением электронного документооборота (ЭДО) накладные стали передаваться в цифровом виде, что ускорило учётные процессы.

Классификация накладных

Накладные различаются по назначению, форме и участникам операции.

По типу операции

• Товарная накладная — основной документ при купле-продаже товаров. Оформляется продавцом и передаётся покупателю. В России наиболее распространена форма ТОРГ-12 (утверждена постановлением Госкомстата № 132 от 25 декабря 1998 года). Содержит наименование товара, количество, цену, сумму, НДС, подписи сторон.
• Транспортная накладная — применяется при перевозке грузов автомобильным транспортом. Регулируется Федеральным законом № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Содержит сведения о грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике, маршруте, весе и объёме груза.
• Расходная накладная — фиксирует отпуск товаров со склада. Часто используется внутри организации (например, при передаче материалов в производство).
• Приходная накладная — оформляется при поступлении товаров на склад. Включает данные о поставщике, количестве и качестве принятых ценностей.
• Накладная на внутреннее перемещение — применяется при передаче ТМЦ между подразделениями одного юридического лица (например, между цехами или филиалами).
• Возвратная накладная — оформляется при возврате товара поставщику или покупателем, если товар не соответствует договору.

По форме

• Унифицированные формы — утверждены государственными органами (например, ТОРГ-12, М-15, 1-Т). Обязательны к применению в определённых случаях (например, для бюджетных учреждений).
• Свободные формы — разрабатываются организацией самостоятельно, если они содержат обязательные реквизиты, предусмотренные статьёй 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»: наименование документа, дата составления, наименование организации, содержание хозяйственной операции, измерители, подписи ответственных лиц.
• Электронные накладные — создаются и передаются через системы ЭДО (например, «Диадок», «Контур.ЭДО»). Юридическая сила электронной накладной приравнивается к бумажной при условии использования квалифицированной электронной подписи.

По участникам

• Двусторонние — подписываются продавцом и покупателем (или грузоотправителем и грузополучателем).
• Трёхсторонние — включают перевозчика (например, транспортная накладная).
• Внутренние — оформляются между подразделениями одной организации.

Устройство и реквизиты

Обязательные реквизиты накладной установлены статьёй 9 Федерального закона № 402-ФЗ:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица, совершившего операцию, и лица, ответственного за её оформление;
• подписи указанных лиц с расшифровкой.

Дополнительные реквизиты могут включать:

• номер договора, на основании которого производится поставка;
• сведения о транспортном средстве (для транспортной накладной);
• отметки о приёмке (дата, подпись, печать);
• сведения о сертификатах качества или паспортах на товар.

Применение и значение

Накладные выполняют несколько ключевых функций в хозяйственной деятельности:

• Учётная — служат основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте (оприходование товаров, списание материалов, начисление НДС).
• Контрольная — позволяют отслеживать движение ТМЦ, выявлять недостачи и излишки при инвентаризации.
• Правовая — подтверждают факт передачи товара и момент перехода права собственности (если иное не предусмотрено договором). В случае спора накладная является доказательством в суде.
• Налоговая — на основании товарных накладных формируются счета-фактуры для вычета НДС, а также регистры налогового учёта.

Примеры

В российской практике наиболее распространённые формы накладных:

• ТОРГ-12 — товарная накладная для оптовой и розничной торговли. Содержит две части: товарный раздел (наименование, артикул, количество, цена) и подписи сторон.
• 1-Т — товарно-транспортная накладная (для перевозки грузов автотранспортом). Состоит из товарного и транспортного разделов.
• М-15 — накладная на отпуск материалов на сторону. Используется в производственных организациях для передачи материалов сторонним лицам.
• ОС-2 — накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств. Применяется при передаче оборудования между цехами.

Интересные факты

• В некоторых странах (например, в Германии) накладная может выполнять функцию счёта-фактуры, если содержит все необходимые реквизиты для расчёта НДС.
• В СССР в 1930-е годы была введена единая форма накладной на отпуск материалов, которая действовала до 1990-х годов.
• С 2014 года в России действует формат электронной товарной накладной, утверждённый ФНС (формат УПД — универсального передаточного документа), который может заменить одновременно накладную и счёт-фактуру.
• В международной торговле аналогом накладной является коносамент (Bill of Lading) — документ, удостоверяющий право собственности на груз при морских перевозках.

Критика

Основные нарекания к бумажным накладным связаны с их громоздкостью и трудоёмкостью обработки. При большом объёме операций (например, в розничных сетях) оформление тысяч накладных вручную приводит к ошибкам, задержкам и потерям документов. Переход на электронный документооборот решает эти проблемы, но требует внедрения специализированного программного обеспечения и обучения персонала. Кроме того, в некоторых отраслях (строительство, сельское хозяйство) сохраняется требование к бумажным подписям и печатям, что замедляет цифровизацию.

Источники

1. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
2. Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту торговых операций».
3. Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».
4. Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
5. Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации».
6. Методические указания по бухгалтерскому учёту материально-производственных запасов (утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).