Регистры бухгалтерии

Регистры бухгалтерского учёта — это элементы метода бухгалтерского учёта, представляющие собой специальные формы (таблицы, ведомости, книги, машинограммы), предназначенные для систематизации, накопления и хранения информации, содержащейся в первичных учётных документах, и отражения её на счетах бухгалтерского учёта. Данные из регистров используются для составления бухгалтерской (финансовой) отчётности и контроля за хозяйственной деятельностью организации.

Классификация

Регистры бухгалтерского учёта классифицируются по нескольким основаниям: по назначению, по объёму содержания, по форме внешнего вида и по степени автоматизации.

По назначению

• Хронологические регистры. Предназначены для записи хозяйственных операций в порядке их совершения во времени, без группировки по счетам. Примером является кассовая книга или журнал регистрации хозяйственных операций.
• Систематические регистры. Служат для группировки однородных по экономическому содержанию операций на определённых счетах бухгалтерского учёта. К ним относятся Главная книга, карточки аналитического учёта, оборотные ведомости.
• Комбинированные (синхронистические) регистры. Сочетают в себе признаки хронологической и систематической записи. Операции отражаются в них одновременно в хронологическом порядке и сгруппированными по счетам. Наиболее распространённым примером является журнал-ордер.

По объёму содержания

• Регистры синтетического учёта. Предназначены для обобщённого отражения хозяйственных операций в денежном измерителе по синтетическим счетам. Данные этих регистров используются для составления бухгалтерского баланса. Пример — Главная книга.
• Регистры аналитического учёта. Служат для детализированного учёта в разрезе отдельных объектов (материалов, товаров, дебиторов, кредиторов). Записи в них ведутся как в денежном, так и в натуральном выражении. Примеры — карточки складского учёта материалов, лицевые счета работников.
• Комплексные регистры. Одновременно выполняют функции синтетического и аналитического учёта. Пример — журнал-ордер № 6 по учёту расчётов с поставщиками, где записи ведутся в разрезе каждого поставщика (аналитика) с итогом по синтетическому счёту.

По форме внешнего вида

• Бухгалтерские книги. Сброшюрованные и пронумерованные листы, скреплённые подписью главного бухгалтера и печатью организации. Книги обычно ведутся для хронологических записей (кассовая книга) или для синтетического учёта (Главная книга).
• Карточки. Отдельные листы (бланки) стандартного формата, предназначенные для аналитического учёта. Карточки хранятся в картотеках. Примеры — инвентарные карточки учёта основных средств, карточки учёта материалов.
• Свободные листы (ведомости). Укрупнённые формы регистров, состоящие из нескольких листов. Они удобны для записи большого количества однородных операций. Примеры — оборотные ведомости, журналы-ордера, ведомости начисления заработной платы.
• Машинограммы. Регистры, сформированные автоматизированным способом (например, с использованием бухгалтерских программ). Они могут выводиться на печать или существовать в электронном виде.

По степени автоматизации

• Ручные регистры. Заполняются вручную или с помощью пишущих машинок. В современной практике используются редко, в основном в малом бизнесе или при ведении учёта на бумажных носителях.
• Автоматизированные регистры. Формируются автоматически бухгалтерскими программами (1С, SAP, «Парус» и др.) на основании введённых первичных документов. Являются основным видом регистров в современном учёте.

Форма и реквизиты

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учёте» (№ 402-ФЗ), каждый регистр бухгалтерского учёта должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование регистра.
2. Наименование экономического субъекта, составившего регистр.
3. Дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который он составлен.
4. Хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учёта.
5. Величина денежного измерения объектов бухгалтерского учёта с указанием единицы измерения.
6. Наименование должностей лиц, ответственных за ведение регистра.
7. Подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы регистров утверждаются руководителем экономического субъекта по представлению главного бухгалтера. Для организаций государственного сектора формы регистров устанавливаются бюджетным законодательством.

Порядок ведения и исправления

Записи в регистры производятся на основании первичных учётных документов. Способ записи (простые или двойные записи) зависит от применяемой формы бухгалтерского учёта.

Исправления в регистры вносятся только на основании оправдательных документов или бухгалтерской справки. Существуют три основных способа исправления ошибок:

• Корректурный способ. Неправильный текст или сумма зачёркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачёркнутое, и сверху пишется правильное значение. Исправление заверяется подписью лица, внёсшего исправление, с указанием даты. Применяется, если ошибка обнаружена до подсчёта итогов в регистре.
• Способ дополнительной проводки. Используется, когда в регистре не отражена хозяйственная операция, которая должна была быть отражена, или когда сумма операции записана меньше, чем следовало. Делается дополнительная бухгалтерская запись на разницу.
• Способ «красное сторно». Применяется для исправления ошибочных корреспонденций счетов или завышенных сумм. Ошибочная запись повторяется красным цветом (или в круглых скобках), что означает её вычитание, после чего делается правильная запись.

Применение в различных формах бухгалтерского учёта

Состав и структура регистров зависят от применяемой формы бухгалтерского учёта.

• Мемориально-ордерная форма. Основными регистрами являются мемориальные ордера, регистрационный журнал, Главная книга, карточки аналитического учёта.
• Журнально-ордерная форма. Ведутся журналы-ордера (систематические регистры) и ведомости к ним. Главная книга ведётся на основании итогов журналов-ордеров.
• Автоматизированная форма. Регистры формируются в виде машинограмм и электронных таблиц. Типовой набор включает оборотно-сальдовую ведомость, шахматную ведомость, карточки счетов, анализ счета.

Ответственность за нарушение правил ведения

Неправильное ведение или отсутствие регистров бухгалтерского учёта может повлечь административную ответственность по статье 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ (КоАП РФ) за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту. Под грубым нарушением понимается, в частности, отсутствие регистров, систематическое (два раза и более в течение года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах и в регистрах хозяйственных операций. Штраф для должностных лиц составляет от 5 000 до 10 000 рублей, при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до двух лет.

Источники

1. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (статья 10).
2. Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
3. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (статья 15.11).
4. «Бухгалтерский учёт: учебник» / под ред. Ю. А. Бабаева, А. М. Петрова. — М.: Проспект, 2020.
5. «Теория бухгалтерского учёта» / Я. В. Соколов. — М.: Финансы и статистика, 2004.