УПД со статусом 2 — электронный документооборот¶
УПД со статусом 2 — это универсальный передаточный документ (универсальный передаточный документ), подписанный получателем и подписанный отправителем, который в системе электронного документооборота (ЭДО) получил статус «2». В большинстве российских ЭДО-сервисов статус 2 означает, что документ подписан получателем (контрагентом) и находится на согласовании или уже согласован. Точный смысл статуса зависит от конкретного оператора ЭДО и настроек организации.
¶Что такое УПД
Универсальный передаточный документ (УПД) введён в российский документооборот с 1 января 2013 года (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ЕД-4-3/18925@). Он объединяет в одном бланке два документа:
- счёт-фактуру (для целей НДС);
- первичный учётный документ (акт выполненных работ, товарную накладную, товарный чек и т. п.).
УПД позволяет сократить объём документооборота между поставщиком и покупателем: вместо двух бумаг отправляется один документ, который содержит все реквизиты, необходимые для принятия НДС к вычету и для отражения расходов в бухгалтерском и налоговом учёте.
¶Статусы УПД
УПД может быть создан в двух статусах:
| Статус | Название | Содержание |
|---|---|---|
| 1 | Счёт-фактура и передаточный документ | Документ содержит и счёт-фактуру, и первичку |
| 2 | Только передаточный документ | Документ содержит только первичный учётный документ (без счёта-фактуры) |
Статус 1 проставляется, когда поставщик выставляет УПД как счёт-фактуру с приложением первичного документа. Статус 2 используется, когда НДС не применяется (например, при освобождении от НДС по статье 149 НК РФ, при УСН, при экспорте) либо когда счёт-фактура выставляется отдельно.
¶Что означает статус 2 в ЭДО
В интерфейсах систем электронного документооборота («Диадок», «СБИС», «Контур.Диадок», «1С:Документооборот», «ЭДО Рутокен» и других) статус документа отображается в карточке счёта или в реестре документов. Статус 2 может означать одно из следующих:
- Документ подписан получателем. Контрагент открыл УПД, проверил его и поставил свою электронную подпись. После этого документ переходит в статус «2» — «подписан получателем».
- Документ согласован внутри организации. Внутренний согласующий (бухгалтер, руководитель) принял решение о принятии документа к учёту.
- Документ ожидает подписи отправителя. В ряде систем статус 2 означает, что документ подписан одной стороной и ожидает подписи второй.
Чтобы точно понять, что означает статус 2 в конкретной системе, необходимо обратиться к документации оператора ЭДО или к настройкам организации.
¶Как проверить статус УПД
Проверить статус УПД можно несколькими способами:
- В личном кабинете ЭДО. Открыть карточку документа и посмотреть поле «Статус».
- В 1С. В документе «УПД» или «Счёт-фактура выданный/полученный» есть поле «Статус документооборота». Оно заполняется автоматически при обмене с ЭДО.
- Через оператора ЭДО. Обратиться в службу поддержки оператора с запросом о статусе конкретного документа (по ИДН, УПД-номеру или дате).
¶Что делать, если статус 2 не меняется
Если документ долго находится в статусе 2 и не переходит в финальный статус («подписан обеими сторонами», «исполнен»), возможны следующие причины:
- контрагент не получил уведомление о документе;
- у контрагента нет доступа к ЭДО или не настроен обмен;
- документ содержит ошибки (неверный ИНН, КПП, неправильный формат файла);
- контрагент отказался подписывать документ.
В этом случае рекомендуется связаться с контрагентом и уточнить причину задержки.
¶Правовое значение УПД
УПД признаётся счётом-фактурой для целей НДС, если содержит все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 5 статьи 169 НК РФ. При этом статус документа (1 или 2) влияет на порядок его подписания:
- УПД со статусом 1 подписывается руководителем и главным бухгалтером (или иными уполномоченными лицами) и содержит все реквизиты счёта-фактуры;
- УПД со статусом 2 подписывается лицом, ответственным за оформление фактов хозяйственной деятельности, и содержит только реквизиты первичного документа.
Налоговые органы при проверке НДС запрашивают УПД как подтверждение правомерности вычета. Отсутствие подписи получателя или неверный статус документа может послужить основанием для отказа в вычете.
¶Электронный формат УПД
Формат электронного УПД утверждён приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ (формат счетов-фактур и передаточных документов, применяемых при документообороте по НДС). Файл формируется в формате XML и подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП). Обмен УПД осуществляется через операторов ЭДО, аккредитованных в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Источники:
- Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ЕД-4-3/18925@ «О применении УПД»
- Налоговый кодекс РФ, статья 169
- Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»