Документ как объект документооборота и права¶
Документ — зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая реквизиты, позволяющие её идентифицировать, и служащая в качестве доказательства или основания для действий. В юридическом, библиотечном и информационном контексте документ признаётся объектом правовой охраны, единицей хранения и передачи данных.
¶Определения и трактовки
В российской практике понятие «документ» раскрывается в нескольких нормативных актах:
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация» — документ, создаваемый в процессе деятельности организаций, содержащий информацию, оформленную в установленном порядке.
- ГОСТ 7.0.5-2008 «Библиографическая ссылка» — информационный объект, предназначенный для передачи сведений.
Общими признаками документа выступают: наличие материального носителя (бумага, диск, сервер), фиксация информации, наличие реквизитов (дата, автор, адресат, регистрационный номер), юридическая или фактическая значимость.
¶История
Понятие документа сформировалось в письменной культуре. Древнейшими документами считаются глиняные таблички Месопотамии (IV тысячелетие до н. э.), египетские папирусы, китайские кости оракулов. В Древнем Риме сложилась традиция актовой письменности — акты, договоры, завещания, протоколы заседаний.
В России понятие «документ» закрепилось в актовой письменности Московского государства (XV–XVII вв.), где грамоты, указы и приказы имели строгие реквизиты и регистрацию. В Российской империи сложилась система делопроизводства, описанная в «Общем учреждении министерств» (1811).
В XX веке с развитием вычислительной техники возникло понятие электронного документа. В 1990-е годы в России были приняты законы, закрепившие юридическую силу электронных документов (Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»).
¶Классификация
Документы классифицируют по нескольким основаниям:
| Признак | Виды |
|---|---|
| Носитель | Бумажные, электронные, магнитные, оптические |
| Назначение | Организационно-распорядительные, плановые, отчётные, справочные, учётные |
| Степень гласности | Открытые, для служебного пользования, секретные |
| Степень готовности | Проект, оригинал, копия, дубликат, заверенная копия |
| Способ фиксации | Письменные, графические, звуковые, комбинированные |
К основным видам относятся: конституция, закон, указ, постановление, приказ, распоряжение, протокол, договор, акт, справка, отчёт, служебная записка, паспорт изделия, техническое задание.
¶Реквизиты
Реквизиты — обязательные элементы документа, придающие ему юридическую силу и позволяющие идентифицировать его. По ГОСТ Р 7.0.97-2016 к реквизитам относятся:
- Государственный герб (для официальных документов);
- Наименование организации-автора;
- Дата и регистрационный номер;
- Адресат;
- Заголовок;
- Текст;
- Подпись;
- Отметка о контроле;
- Гриф утверждения;
- Визы согласования;
- Отметка о рассылке и исполнителе.
Отсутствие обязательных реквизитов может повлечь признание документа недействительным.
¶Электронный документ
Электронный документ — документ, информация в котором представлена в форме электронных данных, включая обязательные реквизиты. В России правовой статус электронных документов определяется ГК РФ (ст. 160), Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и отраслевыми стандартами.
Ключевые понятия:
- Электронная подпись — усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная, простая;
- Электронный документооборот (ЭДО) — система обмена электронными документами между участниками;
- Машиночитаемая доверенность — доверенность в электронной форме, подписанная усиленной квалифицированной подписью.
В России развивается государственная система ЭДО, включая систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) и платформу «Госуслуги».
¶Документ в информационном праве
Документ признаётся объектом интеллектуальных прав, если содержит результат творческого труда. При этом сама информация, зафиксированная в документе, правовой охране не подлежит — охраняется форма изложения.
Документы подлежат обязательному хранению в течение сроков, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов (утв. Приказом Минкультуры России от 31.08.2020 № 236). Некоторые документы (бухгалтерская отчётность, кадровые документы) хранятся 5–75 лет.
¶Значение
Документ выполняет функции:
- Доказательственную — подтверждает факты, события, сделки;
- Управленческую — служит основанием для принятия решений;
- Информационную — передаёт данные во времени и пространстве;
- Контрольную — фиксирует состояние дел и результаты деятельности.
Без документа невозможны правопорядок, наука, образование, делопроизводство и историческая память.
Источники:
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация»
- ГОСТ 7.0.5-2008 «Библиографическая ссылка»
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
- Ковалёва А. М. «Делопроизводство: учебник»
- Кузнецова Т. А. «Документоведение»