Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительная документация (ОРД) — это совокупность документов, фиксирующих решения административных и организационных вопросов, а также регулирующих деятельность организаций, их структурных подразделений и должностных лиц. ОРД является основным видом управленческой документации, обеспечивающим правовую основу функционирования любого юридического лица независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Документы этой группы делятся на организационные (регламентирующие структуру, функции, права и обязанности) и распорядительные (содержащие властные предписания, направленные на реализацию управленческих решений).

История развития

Система организационно-распорядительной документации в России формировалась на протяжении нескольких столетий. Первые прообразы современных приказов и уставов появились в эпоху Московского государства (XV–XVII века), когда возникли приказные избы и начали использоваться такие документы, как «указные грамоты» и «наказы». В XVIII веке, с реформами Петра I, была введена «Генеральный регламент» (1720 год), который установил единые правила оформления документов в коллегиях, включая формы протоколов, рапортов и инструкций.

В XIX веке, в ходе министерской реформы Александра I, была создана «Общее учреждение министерств» (1811 год), закрепившее структуру и порядок документооборота. В советский период (1917–1991 годы) система ОРД была унифицирована в рамках Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), утверждённой в 1973 году. После распада СССР и перехода к рыночной экономике в 1990-х годах ОРД была адаптирована к новым условиям: появились новые виды документов (например, коммерческие предложения, протоколы разногласий), а также были разработаны государственные стандарты, такие как ГОСТ Р 6.30-2003 и последующий ГОСТ Р 7.0.97-2016, регулирующие требования к оформлению.

Классификация

Организационно-распорядительная документация делится на две основные группы: организационные и распорядительные документы. Каждая группа включает в себя несколько видов.

Организационные документы

Организационные документы устанавливают статус организации, её структуру, функции, права и обязанности, а также порядок взаимодействия. К ним относятся:

• Устав — основной учредительный документ, определяющий правовое положение организации, её цели, задачи, структуру управления, права и обязанности участников.
• Положение — нормативный акт, регламентирующий деятельность конкретного структурного подразделения (например, Положение об отделе кадров) или порядок выполнения определённых функций (например, Положение о защите персональных данных).
• Инструкция — документ, содержащий подробные указания по выполнению определённых действий или процедур (например, Должностная инструкция, Инструкция по делопроизводству).
• Штатное расписание — документ, фиксирующий структуру, штатный состав и численность организации с указанием должностных окладов.
• Регламент — документ, устанавливающий порядок проведения совещаний, заседаний или выполнения бизнес-процессов (например, Регламент проведения тендеров).

Распорядительные документы

Распорядительные документы содержат властные предписания, направленные на реализацию управленческих решений. Они делятся на:

• Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации для решения основных и оперативных задач (например, Приказ о приёме на работу, Приказ об утверждении графика отпусков).
• Распоряжение — документ, издаваемый руководителем или его заместителем по вопросам информационно-методического характера (например, Распоряжение о проведении инвентаризации).
• Постановление — правовой акт, принимаемый коллегиальными органами (например, Постановление правления акционерного общества).
• Решение — документ, фиксирующий решения коллегиальных органов (например, Решение совета директоров).
• Указание — документ, издаваемый вышестоящим органом или должностным лицом для разъяснения порядка исполнения нормативных актов.

Требования к оформлению

Оформление организационно-распорядительной документации регулируется ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает состав реквизитов, правила их расположения и оформления. Основные реквизиты включают:

• Государственный герб Российской Федерации (для организаций, имеющих право его использовать);
• эмблема организации или товарный знак;
• код организации по ОКПО и ОГРН;
• наименование организации (полное и сокращённое);
• справочные данные об организации (адрес, телефон, e-mail);
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
• место составления или издания;
• гриф ограничения доступа к документу (например, «Для служебного пользования»);
• адресат;
• гриф утверждения документа;
• резолюция;
• заголовок к тексту;
• отметка о контроле;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• гриф согласования документа;
• визы согласования документа;
• оттиск печати;
• отметка о заверении копии;
• отметка об исполнителе;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• отметка о поступлении документа в организацию;
• идентификатор электронной копии документа.

Текст документа должен быть изложен от третьего лица единственного или множественного числа, с использованием официально-делового стиля. Для распорядительных документов характерна констатирующая часть (обоснование) и распорядительная часть (перечень предписаний). Для организационных документов — разделы, пункты и подпункты.

Применение

Организационно-распорядительная документация используется во всех сферах управления: в государственных органах, коммерческих и некоммерческих организациях, образовательных учреждениях, медицинских организациях и т.д. Основные цели применения ОРД:

• Правовое регулирование — установление прав и обязанностей участников управленческих отношений.
• Организация деятельности — определение структуры, функций и порядка взаимодействия подразделений.
• Фиксация решений — документирование управленческих решений для последующего контроля и анализа.
• Обеспечение доказательной базы — в случае судебных разбирательств или проверок контролирующими органами.

Хранение и уничтожение

Сроки хранения организационно-распорядительных документов определяются «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утверждён Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Например, приказы по личному составу хранятся 75 лет (если созданы до 2003 года) или 50 лет (если созданы после 2003 года), а уставы и положения — постоянно. По истечении срока хранения документы подлежат уничтожению в установленном порядке, с составлением акта о выделении к делу.

Электронный документооборот

С развитием информационных технологий значительная часть организационно-распорядительной документации переводится в электронный вид. В России действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который признаёт юридическую силу электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью. Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют автоматизировать создание, согласование, подписание и хранение ОРД. Однако для некоторых видов документов (например, уставов, решений о реорганизации) законодательство может требовать бумажного носителя.

Критика и проблемы

Основные проблемы, связанные с организационно-распорядительной документацией, включают:

• Избыточность — в некоторых организациях создаётся чрезмерное количество документов, что затрудняет их обработку и хранение.
• Несоответствие стандартам — ошибки в оформлении (отсутствие реквизитов, неправильная нумерация) могут привести к утрате юридической силы документа.
• Сложность согласования — длительные процедуры согласования и подписания замедляют принятие управленческих решений.
• Проблемы с электронным документооборотом — не все организации готовы к переходу на электронный формат из-за технических или правовых ограничений.

Источники

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
2. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
3. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
4. «Единая государственная система делопроизводства» (1973 год).
5. Кузнецов И.Н. «Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство» — учебное пособие, 2020.
6. Андреева В.И. «Делопроизводство: организация и ведение» — справочное издание, 2019.