Формуляр документа и библиотечный формуляр¶

Формуляр — это учётный документ установленного образца, содержащий сведения о конкретном объекте учёта и служащий для его идентификации, регистрации и контроля. В зависимости от сферы применения термин обозначает разные, но родственные по функции документы: в делопроизводстве — бланк с постоянными реквизитами, в библиотечном деле — учётная карточка читателя или издания, в архивном и музейном деле — опись-карточка единицы хранения, в технике — паспорт изделия. Объединяющая черта всех формуляров — жёстко заданная форма, единая для множества однотипных объектов, что обеспечивает сопоставимость данных и упрощает учёт.

¶Этимология и общее понятие

Слово восходит к латинскому formularius — «содержащий форму», от formula — «форма, правило, образец». В русский язык понятие пришло в XVIII веке вместе с европейской бюрократической и научной терминологией. Изначально формуляром называли образец, шаблон, по которому составлялись официальные бумаги. Позднее значение расширилось: формуляром стали именовать не только сам образец, но и заполненный по нему документ.

Ключевые признаки формуляра:

• наличие постоянных (типовых) и переменных (заполняемых) реквизитов;
• единая структура для целой группы объектов;
• учётная и идентифицирующая функция;
• юридическая или организационная значимость записей.

¶Формуляр в делопроизводстве

В отечественном делопроизводстве под формуляром понимается совокупность реквизитов официального письменного документа и схема их расположения на листе. Различают:

• формуляр-образец — модель построения документа, устанавливающая состав реквизитов, их размеры и взаимное расположение;
• формуляр конкретного документа — заполненный бланк с присущими ему реквизитами.

Унификация формуляров началась в СССР в 1920–1930-е годы в рамках стандартизации деловой переписки. Современные требования к оформлению организационно-распорядительных документов закреплены в ГОСТ Р 7.0.97-2016, который определяет состав реквизитов (наименование организации, дата, регистрационный номер, адресат, подпись и другие) и зоны их размещения. Соблюдение формуляра обеспечивает юридическую силу документа и удобство его машинной обработки.

¶Библиотечный формуляр

Наиболее распространённое бытовое значение слова связано с библиотекой. Здесь различают два вида формуляров.

Формуляр читателя — учётная карточка, заводимая на каждого пользователя библиотеки. Содержит фамилию, имя, отчество, год рождения, адрес, данные документа, удостоверяющего личность, дату записи, номер читательского билета. На оборотной стороне или в отдельном разделе фиксируются выданные издания и сроки их возврата.

Формуляр книги (издания) — карточка, вкладываемая в книгу, где отмечаются инвентарный номер, автор и заглавие, а также фамилии читателей, бравших издание, и даты выдачи и возврата. Формуляр книги позволяет проследить её движение, оценить востребованность фонда и выявить задолженности.

Совокупность формуляров образует основу библиотечной отчётности: по ним рассчитывают книговыдачу, читаемость и обращаемость фонда. С внедрением автоматизированных библиотечно-информационных систем (например, ИРБИС) бумажные формуляры постепенно заменяются электронными записями, однако во многих библиотеках России традиционная карточная форма сохраняется.

¶Формуляр в архивном и музейном деле

В архивах формуляр применяется при описании единиц хранения: он фиксирует заголовок дела, крайние даты документов, количество листов, срок хранения, номер фонда, описи и дела. Такой формуляр служит одновременно учётным и поисковым средством, а его данные переносятся в описи и каталоги.

В музеях аналогом выступает учётная карточка предмета (научный инвентарь), где указываются наименование, автор, материал, техника, размеры, дата поступления, источник приобретения, состояние сохранности и место хранения. Единообразие формуляра обеспечивает преемственность учёта при передаче предметов между хранителями.

¶Формуляр в технике и на производстве

В технической документации формуляр — это эксплуатационный документ, содержащий сведения о техническом состоянии изделия, его основных параметрах, комплектности и данных о наработке и обслуживании. Формуляры ведутся для сложных и ответственных изделий: летательных аппаратов, судов, энергетических установок, медицинской и измерительной техники. Записи в формуляре подтверждают соблюдение регламентов обслуживания и учитываются при оценке остаточного ресурса и при передаче изделия другому владельцу.

¶Формуляр в медицине и других сферах

В медицине формуляром называют перечень лекарственных средств, утверждённый для применения в конкретном учреждении или в рамках системы здравоохранения, — так называемый формулярный список. Он определяет номенклатуру, дозировки и условия назначения препаратов, служит основой формулярной системы, направленной на рациональное и экономически обоснованное использование лекарств. Формулярный список лечебного учреждения утверждается его руководством с учётом стандартов медицинской помощи.

В научной и патентной сфере существует формуляр изобретения — краткая унифицированная характеристика технического решения, включающая область техники, уровень аналогов, сущность, сведения о достижимом техническом результате.

¶Значение и развитие

Формуляр выполняет три основные функции: идентифицирующую (однозначно определяет объект), учётную (фиксирует движение и состояние) и контрольную (позволяет проверять соблюдение правил и сроков). Унификация формуляров снижает трудозатраты на обработку информации и делает возможным её автоматизированный анализ.

С переходом к цифровым системам форма формуляра меняется: жёсткий бумажный бланк уступает место электронной записи в базе данных, где состав полей задаётся схемой. При этом принцип остаётся неизменным — типовой набор реквизитов, единый для множества объектов. В России электронные формуляры применяются в библиотеках, архивах, системах учёта основных средств, медицинских информационных системах, что отражает общую тенденцию перевода учётной документации в машиночитаемый вид.

Источники: ГОСТ Р 7.0.97-2016; учебные пособия по делопроизводству; руководства по библиотечным фондам и каталогизации; нормативные акты по архивному и музейному учёту; техническая документация эксплуатационных формуляров; материалы по формулярной системе в здравоохранении.