ГОСТ 2.503-2013

ГОСТ 2.503-2013 — это межгосударственный стандарт, устанавливающий общие правила внесения изменений в конструкторскую документацию (КД) для изделий всех отраслей промышленности. Стандарт входит в Единую систему конструкторской документации (ЕСКД) и определяет порядок разработки, оформления, учёта, хранения и обращения извещений об изменении (ИИ), а также порядок внесения изменений в подлинники, дубликаты и копии документов.

История и статус

ГОСТ 2.503-2013 был разработан на основе предшествующего стандарта ГОСТ 2.503-90 «ЕСКД. Правила внесения изменений». Принят Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (МГС) 14 ноября 2013 года. Введён в действие на территории Российской Федерации в качестве национального стандарта с 1 июня 2014 года. Стандарт является обязательным для применения в организациях, работающих по ЕСКД, и гармонизирован с аналогичными международными требованиями к управлению изменениями технической документации.

Область применения

Стандарт распространяется на конструкторскую документацию всех видов изделий (детали, сборочные единицы, комплексы, комплекты) и на все стадии их жизненного цикла — от разработки до эксплуатации и утилизации. Действие ГОСТ 2.503-2013 охватывает:

• подлинники документов (оригиналы);
• дубликаты (копии, заверенные подписью);
• копии (в том числе электронные);
• документы, выполненные в бумажной и электронной форме.

Основные понятия

Извещение об изменении (ИИ)

Извещение об изменении — это документ, который содержит сведения о сути вносимых изменений, перечень изменяемых документов, а также указания по замене, аннулированию или дополнению документации. ИИ оформляется на специальном бланке установленной формы (форма 1 или форма 2 по ГОСТ 2.503-2013). ИИ подписывается ответственными лицами (разработчиком, нормоконтролёром, руководителем подразделения) и утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом.

Изменение

Изменение — это любое исправление, дополнение или исключение сведений, содержащихся в конструкторском документе. Изменения могут быть:

• Технические — связанные с изменением конструкции, материалов, размеров, допусков, технических требований.
• Технологические — связанные с изменением способов изготовления, сборки, контроля.
• Организационные — связанные с изменением обозначений, номеров документов, подписей, дат.

Подлинник, дубликат, копия

• Подлинник — документ, оформленный подлинными подписями и являющийся эталоном для изготовления копий.
• Дубликат — копия подлинника, заверенная подписью ответственного лица, имеющая одинаковую с подлинником юридическую силу.
• Копия — документ, воспроизводящий подлинник (или дубликат) и предназначенный для использования в производстве или эксплуатации.

Порядок внесения изменений

Разработка извещения об изменении

1. Инициация изменения — выявление необходимости изменения (например, по результатам испытаний, эксплуатации, рекламаций, модернизации).
2. Разработка ИИ — составление текста изменения, указание причин, перечня изменяемых документов, описание сути изменения.
3. Согласование — ИИ подписывается разработчиком, нормоконтролёром, руководителем подразделения, а при необходимости — другими заинтересованными службами (технологом, метрологом, отделом стандартизации).
4. Утверждение — ИИ утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом (главным инженером, главным конструктором).

Внесение изменения в подлинники

Изменения вносятся в подлинники документов на основании утверждённого ИИ. Порядок внесения:

• Замена — старый лист изымается, вместо него вставляется новый с внесёнными изменениями. На новом листе в графе «Изм.» проставляется номер изменения, а в графе «Лист» — номер листа.
• Дополнение — к документу добавляется новый лист (или листы) с дополнительными сведениями. Нумерация листов продолжается.
• Аннулирование — лист (или листы) изымаются из документа, при этом в документе делается отметка об аннулировании.
• Исправление — непосредственно на подлиннике зачёркиваются старые данные и вписываются новые. Зачёркивание выполняется тонкой линией, рядом проставляется номер изменения и подпись ответственного лица.

Внесение изменения в дубликаты и копии

Изменения в дубликаты и копии вносятся после внесения изменений в подлинник. Для этого организация, владеющая дубликатом или копией, получает от держателя подлинника копию ИИ и новый лист (или листы) документа. Изменения вносятся аналогично порядку для подлинников.

Учёт и хранение

Учёт извещений об изменении

Все ИИ подлежат обязательной регистрации в журнале учёта извещений об изменении (форма устанавливается организацией). В журнале фиксируются:

• номер ИИ;
• дата утверждения;
• наименование и обозначение изменяемого документа;
• суть изменения;
• подпись ответственного лица.

Хранение ИИ

ИИ хранятся в организации в течение всего срока действия документации, к которой они относятся. После аннулирования документации ИИ могут быть уничтожены по акту. Допускается хранение ИИ в электронном виде с обеспечением защиты от несанкционированного доступа и изменений.

Особенности для электронной документации

ГОСТ 2.503-2013 устанавливает правила внесения изменений в электронные конструкторские документы (ЭКД). Основные положения:

• Изменения вносятся в электронный подлинник (файл, содержащий эталонную версию документа).
• Каждое изменение фиксируется в электронном журнале изменений (логе) с указанием даты, номера ИИ и сути изменения.
• Для электронных документов допускается использование электронной подписи (ЭП) для заверения ИИ и изменённых документов.
• При внесении изменений в электронный документ создаётся новая версия файла, а старая версия сохраняется в архиве.

Ответственность и контроль

Ответственность за правильность внесения изменений несёт разработчик документации и нормоконтролёр. Контроль за соблюдением требований ГОСТ 2.503-2013 осуществляется службами стандартизации и технического контроля организации. Нарушение правил может привести к несоответствию продукции требованиям документации, что влечёт за собой брак, рекламации и юридические последствия.

Связь с другими стандартами

ГОСТ 2.503-2013 взаимосвязан с другими стандартами ЕСКД:

• ГОСТ 2.102-2013 — виды и комплектность конструкторских документов.
• ГОСТ 2.104-2006 — основные надписи.
• ГОСТ 2.105-2019 — общие требования к текстовым документам.
• ГОСТ 2.106-2019 — текстовые документы (спецификации, ведомости).
• ГОСТ 2.601-2019 — эксплуатационные документы.
• ГОСТ 2.602-2019 — ремонтные документы.

Практическое значение

Соблюдение ГОСТ 2.503-2013 обеспечивает:

• Актуальность документации — все изменения фиксируются и доводятся до всех заинтересованных сторон.
• Прослеживаемость — можно установить, когда, кем и по какой причине было внесено изменение.
• Снижение рисков — исключается использование устаревшей или некорректной документации в производстве.
• Юридическую защиту — при возникновении споров (например, по качеству продукции) ИИ служат доказательством внесения изменений.

Источники

1. ГОСТ 2.503-2013 «Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений». — М.: Стандартинформ, 2014.
2. ГОСТ 2.001-2013 «Единая система конструкторской документации. Общие положения». — М.: Стандартинформ, 2014.
3. Единая система конструкторской документации: Сборник стандартов. — М.: Стандартинформ, 2015.
4. Правила оформления конструкторской документации: Справочное пособие / Под ред. В. И. Анурьева. — М.: Машиностроение, 2018.