Модель TO-BE: проектирование целевых процессов¶

Модель TO-BE — это описание целевого (желаемого) состояния бизнес-процессов организации, которое формируется в ходе проектирования или реинжиниринга. В отличие от модели AS-IS, отражающей текущее положение дел, TO-BE определяет, как процессы должны функционировать после внедрения изменений, автоматизации или оптимизации. Модель служит основой для постановки задач, разработки требований к информационным системам и оценки эффективности будущих преобразований.

¶Назначение и роль в проектировании

Модель TO-BE создаётся для достижения стратегических целей компании: сокращения издержек, повышения скорости выполнения операций, улучшения качества продукции или услуг. Она выступает связующим звеном между стратегией и операционной деятельностью, переводя абстрактные цели в конкретные алгоритмы действий.

Основные функции модели:

• формализация требований к будущим процессам;
• выявление узких мест и устранение дублирующих операций;
• определение потребности в автоматизации и новых программных продуктах;
• согласование интересов различных подразделений и стейкхолдеров;
• создание базы для последующего контроля и мониторинга показателей.

¶Методологии и нотации описания

Для построения модели TO-BE используются различные нотации и стандарты моделирования бизнес-процессов. Выбор конкретного инструмента зависит от целей проекта, сложности процессов и предпочтений команды.

¶IDEF0

Функциональная методология IDEF0 описывает процессы как последовательность функций (блоков), связанных стрелками входов, выходов, управления и механизмов. Модель TO-BE в IDEF0 позволяет декомпозировать процессы до необходимого уровня детализации, отображая иерархию функций.

¶BPMN 2.0

Нотация BPMN (Business Process Model and Notation) является де-факто стандартом для описания процессов, предназначенных к автоматизации. Модель TO-BE в BPMN включает события, задачи, шлюзы (ветвления) и потоки управления, что делает её пригодной для прямой передачи разработчикам программного обеспечения.

¶EPC (Event-driven Process Chain)

Диаграммы EPC, используемые в методологии ARIS, описывают процессы как цепочки событий и функций. Модель TO-BE в EPC часто применяется при внедрении ERP-систем, таких как SAP, и позволяет учитывать организационную структуру и документооборот.

¶UML (Use Case, Activity Diagrams)

Для проектирования программных систем применяются диаграммы вариантов использования и деятельности UML. Модель TO-BE в этом случае описывает сценарии взаимодействия пользователей с будущей системой.

¶Этапы разработки модели TO-BE

Создание целевой модели — итеративный процесс, включающий несколько последовательных шагов.

1. Анализ текущего состояния (AS-IS). Перед проектированием целевых процессов необходимо задокументировать существующие. Это позволяет выявить недостатки и сформулировать требования к улучшениям.
2. Определение целей и ограничений. Устанавливаются ключевые показатели эффективности (KPI), которых должна достичь новая модель, а также учитываются бюджетные, временные и технологические ограничения.
3. Проектирование целевых процессов. На основе собранных требований разрабатывается логическая схема будущих процессов. На этом этапе определяются новые роли, регламенты, порядок выполнения операций.
4. Согласование и утверждение. Модель TO-BE обсуждается с руководителями подразделений и ключевыми экспертами. Вносятся корректировки, устраняются конфликты интересов.
5. Формирование требований к ИТ-системам. На основе модели разрабатывается техническое задание на доработку или внедрение информационных систем.
6. Верификация и тестирование. Модель проверяется на полноту и непротиворечивость, проводятся имитационные прогоны сценариев.

¶Отличия от модели AS-IS

Ключевое различие между моделями заключается в их назначении. AS-IS фиксирует реальное положение дел, часто содержащее избыточные операции, неформальные практики и «ручные» процедуры. TO-BE представляет собой идеализированную или рационализированную версию, очищенную от выявленных недостатков.

Сравнение моделей:

¶Применение в различных областях

Модель TO-BE используется в самых разных сферах:

• Внедрение ERP-систем. При проектировании целевых процессов под требования SAP, 1С или Oracle модель TO-BE определяет, как будет организована работа после автоматизации.
• Реинжиниринг бизнес-процессов. При радикальном пересмотре деятельности компании модель TO-BE становится основой новой операционной модели.
• Стандартизация деятельности. В холдингах и сетевых структурах модель TO-BE используется для унификации процессов филиалов.
• Проектирование ИТ-архитектуры. Модель TO-BE служит источником требований для разработки программных продуктов и интеграционных решений.

¶Преимущества и ограничения

Внедрение модели TO-BE позволяет компании получить прозрачную и управляемую структуру процессов, снизить операционные риски и повысить эффективность. Однако процесс её разработки сопряжён с определёнными сложностями. К ограничениям относятся: высокая трудоёмкость моделирования, сопротивление персонала изменениям, риск создания «бумажной» модели, не соответствующей реальным условиям работы. Успех проекта во многом зависит от вовлечённости руководства и квалификации аналитиков.

¶Источники

• Репин В. В. «Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление»
• Андерсен Б. «Бизнес-процессы. Инструменты для совершенствования»
• Елиферов В. Г., Репин В. В. «Бизнес-процессы: Регламентация и управление»
• Ойхман Е. Г., Попов Э. В. «Реинжиниринг бизнеса»