ОКУД

ОКУД — это Общероссийский классификатор управленческой документации, входящий в состав Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) Российской Федерации. Он представляет собой систематизированный перечень наименований и кодов унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и предприятий всех форм собственности. ОКУД предназначен для обеспечения учёта, регистрации и автоматизированной обработки управленческой документации, а также для унификации её состава и форм.

История создания и развития

Необходимость создания единого классификатора управленческих документов возникла в СССР в 1960–1970-х годах в связи с развитием систем управления и внедрением вычислительной техники. Первый общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД) был разработан и введён в действие в 1978 году. Он стал частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации (ЕСКК), которая создавалась для унификации информационных потоков в народном хозяйстве.

После распада СССР классификатор был адаптирован к новым экономическим и правовым условиям Российской Федерации. Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года № 299 был утверждён и введён в действие Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. Этот документ заменил предыдущий общесоюзный классификатор и стал действовать на всей территории РФ.

В последующие годы в ОКУД вносились многочисленные изменения и дополнения, связанные с реформированием государственного управления, изменением законодательства, появлением новых видов документов (например, электронных) и отменой устаревших. Актуализацией классификатора занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт) совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти. В настоящее время действует редакция ОКУД с изменениями, внесёнными в 2020-х годах.

Структура и принцип кодирования

ОКУД построен по иерархическому принципу и использует цифровую систему кодирования. Каждой унифицированной форме документа присваивается уникальный код, состоящий из семи цифр, а также контрольное число (восьмой разряд), которое используется для проверки правильности записи кода.

Структура кода ОКУД выглядит следующим образом: XX X XX XXX X, где:

• Первые два знака (класс форм) — обозначают принадлежность документа к определённой системе документации. Например, класс 02 — «Организационно-распорядительная документация», класс 03 — «Первичная учётная документация», класс 07 — «Документация по труду».
• Третий знак (подкласс форм) — уточняет вид документации внутри класса. Например, в классе 02 (организационно-распорядительная документация) подкласс 1 — «Документация по созданию организации, предприятия», подкласс 2 — «Документация по реорганизации, ликвидации организации, предприятия».
• Четвёртый и пятый знаки (регистрационный номер формы) — порядковый номер унифицированной формы документа в данном подклассе.
• Шестой и седьмой знаки (вид формы) — обозначают конкретный вид документа (например, приказ, акт, протокол, справка).
• Восьмой знак (контрольное число) — рассчитывается по специальному алгоритму для проверки целостности кода при его передаче и обработке.

Пример кода: 0211151 — код унифицированной формы «Приказ (распоряжение) о приёме работника на работу» (класс 02 — организационно-распорядительная документация, подкласс 1 — документация по созданию организации, предприятия, регистрационный номер 15, вид 1 — приказ).

Классификация форм документов

ОКУД охватывает практически все сферы управленческой деятельности и включает следующие основные классы унифицированных форм:

• 02 0000 — Организационно-распорядительная документация. Включает формы приказов, распоряжений, постановлений, решений, протоколов, актов, писем, справок, докладных записок и других документов, связанных с организацией работы и управлением.
• 03 0000 — Первичная учётная документация. Содержит формы документов, используемых для оформления хозяйственных операций: акты приёма-передачи, накладные, счета-фактуры, платёжные поручения, кассовые ордера и т.д.
• 04 0000 — Банковская документация. Включает формы платёжных документов, кредитных договоров, выписок по счетам и других документов, используемых в банковской сфере.
• 05 0000 — Финансовая, учётная и отчётная бухгалтерская документация. Содержит формы бухгалтерских балансов, отчётов о прибылях и убытках, налоговых деклараций, справок и других документов, связанных с финансовой отчётностью.
• 06 0000 — Отчётно-статистическая документация. Включает формы статистических отчётов, анкет, опросных листов и других документов, используемых для сбора и обработки статистической информации.
• 07 0000 — Документация по труду. Содержит формы трудовых договоров, приказов по личному составу, личных карточек, табелей учёта рабочего времени, графиков отпусков и других документов, связанных с трудовыми отношениями.
• 08 0000 — Документация по социальному обеспечению. Включает формы заявлений, справок, решений о назначении пенсий, пособий и других документов, связанных с социальной защитой населения.
• 09 0000 — Документация по внешнеэкономической деятельности. Содержит формы контрактов, инвойсов, сертификатов происхождения, таможенных деклараций и других документов, используемых во внешнеэкономической деятельности.
• 10 0000 — Документация по ценообразованию. Включает формы прейскурантов, калькуляций, ценников и других документов, связанных с установлением цен.
• 11 0000 — Документация по стандартизации и метрологии. Содержит формы стандартов, технических условий, сертификатов соответствия, протоколов испытаний и других документов.
• 12 0000 — Документация по информационным технологиям. Включает формы технических заданий, актов внедрения, программных продуктов и других документов, связанных с ИТ-сферой.
• 13 0000 — Документация по охране труда и промышленной безопасности. Содержит формы актов расследования несчастных случаев, инструкций по охране труда, журналов регистрации инструктажей и т.д.

Применение и значение

ОКУД является обязательным для применения на всей территории Российской Федерации при создании, обработке, хранении и передаче унифицированных форм управленческих документов. Его использование регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и другими нормативными актами.

Основные функции ОКУД:

• Унификация — приведение к единообразию состава и форм документов, используемых в различных организациях и ведомствах.
• Идентификация — присвоение каждому документу уникального кода, позволяющего однозначно определить его тип и назначение.
• Учёт и регистрация — обеспечение возможности ведения централизованного учёта всех видов управленческих документов.
• Автоматизация — создание основы для автоматизированной обработки документов в информационных системах (например, в системах электронного документооборота).
• Совместимость — обеспечение информационной совместимости различных ведомственных и корпоративных систем.

На практике ОКУД используется при заполнении реквизитов документов, в частности, в поле «Код формы по ОКУД» (обычно располагается в правом верхнем углу документа). Это поле обязательно для многих унифицированных форм, особенно в бухгалтерской и кадровой документации. При отсутствии кода по ОКУД документ может считаться недействительным или не принятым к обработке.

Интересные факты

• ОКУД является одним из старейших действующих российских классификаторов — его первая версия была введена в 1978 году.
• Классификатор содержит более 3000 различных форм документов, хотя на практике используется лишь часть из них.
• Изменения в ОКУД вносятся на основании приказов Росстандарта, которые публикуются в официальных источниках. Организации обязаны отслеживать эти изменения и своевременно обновлять свои справочники.
• В электронном документообороте код ОКУД часто используется для автоматической маршрутизации документов и настройки прав доступа.
• Несмотря на наличие ОКУД, многие организации продолжают использовать собственные (неунифицированные) формы документов, что может создавать проблемы при обмене информацией с государственными органами.

Источники

• Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утверждён постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, с изменениями и дополнениями).
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
• Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
• Материалы Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт) — официальный сайт.