Общероссийский классификатор управленческой документации

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) — это систематизированный свод кодов и наименований унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и предприятий на территории Российской Федерации. Входит в состав Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ) и является обязательным для применения при создании, обработке, хранении и передаче управленческой документации.

История создания и развития

Необходимость создания единого классификатора управленческой документации возникла в СССР в 1960-х годах в связи с масштабной автоматизацией процессов управления и внедрением вычислительной техники. Первый общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД) был введён в действие в 1978 году. Он базировался на принципах унификации и стандартизации документов, разработанных в рамках Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

После распада СССР и перехода к рыночной экономике возникла необходимость в пересмотре классификатора. В 1993 году постановлением Госстандарта России был утверждён новый Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, который вступил в силу с 1 июля 1994 года. Этот документ стал основой для современного ОКУД.

В последующие годы в классификатор неоднократно вносились изменения и дополнения, связанные с изменением законодательства, появлением новых видов документов (например, электронных) и отменой устаревших форм. Актуальная версия ОКУД поддерживается Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт) и размещается в открытом доступе на официальном сайте Федерального информационного фонда по обеспечению единства измерений.

Структура и кодирование

ОКУД представляет собой иерархическую систему кодирования, которая позволяет однозначно идентифицировать каждую унифицированную форму документа. Код состоит из 7 цифр (без учёта контрольного числа) и имеет следующую структуру:

• Первые две цифры — класс форм (например, 02 — организационно-распорядительная документация, 03 — первичная учётная документация, 04 — банковская документация).
• Третья цифра — подкласс форм (например, в классе 02 выделяются подклассы: 01 — документация по созданию организации, 02 — документация по реорганизации, 03 — документация по ликвидации и т.д.).
• Четвёртая и пятая цифры — регистрационный номер унифицированной формы в пределах данного подкласса.
• Шестая и седьмая цифры — контрольное число, которое рассчитывается по специальному алгоритму для проверки правильности записи кода.

Пример кода ОКУД: 0301001 (форма № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приёме работника на работу»). Здесь:

• 03 — класс «Первичная учётная документация»;
• 01 — подкласс «Учёт кадров»;
• 001 — номер формы в подклассе.

Классификация форм по классам

ОКУД включает в себя несколько десятков классов, каждый из которых охватывает определённый вид управленческой деятельности. Основные классы:

• 02 00000 — Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Включает приказы, распоряжения, положения, уставы, протоколы, акты, письма и другие документы, регламентирующие деятельность организации.
• 03 00000 — Унифицированная система первичной учётной документации. Содержит формы по учёту кадров (приказы о приёме, увольнении, переводе, личные карточки), учёту рабочего времени, расчётам с персоналом и т.д.
• 04 00000 — Унифицированная система банковской документации. Включает платёжные поручения, требования, инкассовые поручения, аккредитивы и другие документы, используемые в банковской сфере.
• 05 00000 — Унифицированная система финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений. Содержит формы отчётности для государственных и муниципальных учреждений.
• 06 00000 — Унифицированная система отчётно-статистической документации. Включает формы статистической отчётности, утверждаемые Росстатом.
• 07 00000 — Унифицированная система документации по труду. Содержит формы по трудовым договорам, графикам отпусков, штатным расписаниям и т.д.
• 08 00000 — Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации. Включает формы, используемые для взаимодействия с ПФР (ныне — Социальный фонд России).
• 09 00000 — Унифицированная система документации по внешнеэкономической деятельности. Содержит формы для таможенного оформления, экспортно-импортных операций и т.д.

Применение и значение

ОКУД выполняет несколько ключевых функций в сфере управления и документооборота:

1. Унификация документов. Обеспечивает единообразие форм документов, что упрощает их создание, обработку, хранение и поиск. Это особенно важно при переходе на электронный документооборот.
2. Автоматизация обработки. Коды ОКУД используются в информационных системах для автоматической идентификации типа документа, что позволяет ускорить его регистрацию, маршрутизацию и архивирование.
3. Стандартизация отчётности. ОКУД является основой для формирования унифицированных форм отчётности, предоставляемых в государственные органы (ФНС, Росстат, Социальный фонд России и др.).
4. Обеспечение совместимости. Классификатор обеспечивает совместимость информационных систем разных организаций и ведомств при обмене документами.

Обязательность применения

Согласно законодательству Российской Федерации, применение ОКУД является обязательным для:

• органов государственной власти и местного самоуправления;
• государственных и муниципальных учреждений;
• организаций, использующих унифицированные формы документов, утверждённые нормативными правовыми актами (например, формы первичной учётной документации, утверждённые Госкомстатом России, или формы статистической отчётности, утверждённые Росстатом).

Для коммерческих организаций, не относящихся к государственному сектору, применение ОКУД не является строго обязательным, однако рекомендуется для обеспечения совместимости документооборота с контрагентами и государственными органами.

Ведение и актуализация

Ведение ОКУД осуществляет Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт) совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти. Изменения в классификатор вносятся на основании:

• изменений в законодательстве Российской Федерации;
• утверждения новых унифицированных форм документов;
• отмены или пересмотра действующих форм.

Актуальная версия ОКУД публикуется в виде официальных изменений (извещений) к классификатору, а также размещается в электронном виде на портале «Федеральный информационный фонд по обеспечению единства измерений».

Критика и ограничения

Несмотря на широкое распространение, ОКУД имеет ряд недостатков:

• Громоздкость и сложность поддержки. Классификатор насчитывает тысячи позиций, что затрудняет его оперативное обновление и поиск нужной формы.
• Неполнота охвата. Некоторые виды управленческой документации (например, внутренние служебные записки, докладные записки, справки) не имеют унифицированных форм и не включены в ОКУД.
• Отставание от цифровизации. С развитием электронного документооборота и появлением новых форматов документов (например, машиночитаемых доверенностей) классификатор требует постоянной адаптации, которая не всегда успевает за изменениями.

Связь с другими классификаторами

ОКУД тесно связан с другими общероссийскими классификаторами, входящими в ЕСКК ТЭСИ:

• ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) — используется для идентификации организаций, создающих и использующих документы.
• ОКВЭД (Общероссийский классификатор видов экономической деятельности) — применяется для классификации документов по отраслевому признаку.
• ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления) — используется для указания территории, к которой относится документ.

Источники

1. Постановление Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 «Об утверждении Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93».
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
4. Приказ Росстандарта от 31.01.2022 № 44-ст «Об утверждении Изменения 1/2022 ОКУД к Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93».
5. Официальный сайт Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт).