Документация как вид информационной деятельности¶

Документация — совокупность документов, систематизированных по определённым правилам и предназначенных для фиксации, хранения и передачи сведений о каком-либо объекте, процессе, изделии или деятельности. В широком смысле под документацией понимают как сам процесс создания и ведения документов, так и его результат — комплект текстовых, графических, табличных и мультимедийных материалов, сопровождающих объект на протяжении его жизненного цикла. Документация служит основой для управления, обучения, контроля качества, сертификации и правового регулирования.

¶Общее понятие

Термин происходит от латинского documentum — «свидетельство», «доказательство». Документация выполняет несколько базовых функций: фиксирующую (закрепление фактов и решений), коммуникативную (передача сведений между людьми и организациями), учётную (регистрация состояния объекта) и правовую (подтверждение юридически значимых действий). В отличие от разрозненных записей, документация предполагает внутреннюю согласованность, структурированность и, как правило, регламентированный порядок ведения.

¶Виды документации

Классификация строится по сфере применения и назначению.

• Организационно-распорядительная — уставы, положения, приказы, распоряжения, протоколы, служебная переписка.
• Проектная — технические задания, проектная и рабочая документация в строительстве, схемы, чертежи, спецификации.
• Конструкторская — чертежи, сборочные схемы, расчёты, пояснительные записки к изделиям.
• Технологическая — описания производственных процессов, маршрутные и операционные карты.
• Программная — руководства пользователя, руководства администратора, справочные системы, описания API.
• Эксплуатационная — паспорта изделий, инструкции по монтажу, обслуживанию и ремонту.
• Нормативная — стандарты, технические регламенты, строительные нормы и правила.
• Учётная и отчётная — журналы, реестры, формы статистической и бухгалтерской отчётности.

В России требования к многим видам документации закреплены государственными стандартами, в частности системой стандартов ЕСКД (единая система конструкторской документации) и ЕСТД (единая система технологической документации).

¶Структура и состав

Типовой комплект документации включает несколько взаимосвязанных частей:

1. Вводная часть — назначение, область применения, термины и сокращения.
2. Основная часть — описание объекта, его характеристик, принципов работы или порядка действий.
3. Справочные материалы — таблицы, приложения, схемы, примеры.
4. Регламентирующая часть — правила, ограничения, требования безопасности.

Крупные комплекты делят на тома, разделы и подразделы, а также версионируют. Управление версиями позволяет отслеживать изменения и восстанавливать предыдущие редакции.

¶Жизненный цикл документа

Документация проходит несколько этапов: разработка, согласование, утверждение, ввод в действие, актуализация, хранение и, при необходимости, архивирование или уничтожение. На каждом этапе назначаются ответственные лица, а изменения оформляются установленным порядком. В организациях эти функции нередко возлагаются на службу документационного обеспечения управления или технических писателей.

¶Документация в технике и IT

В промышленности и информационных технологиях документация играет ключевую роль. Для программных продуктов различают пользовательскую (руководства, справки, обучающие материалы) и техническую (архитектура, описания интерфейсов, комментарии к коду) документацию. Широко применяются стандартизированные форматы описания интерфейсов, а также системы автоматической генерации справки из исходного кода. В инженерии документация обеспечивает воспроизводимость производства, безопасность эксплуатации и возможность ремонта.

¶Значение и регулирование

Документация служит доказательной базой при разрешении споров, проведении проверок и сертификации. Она необходима для передачи знаний между сотрудниками, снижения зависимости от отдельных специалистов и обеспечения преемственности. В ряде отраслей — строительстве, медицине, авиации, атомной энергетике — ведение документации обязательно и контролируется надзорными органами. Отсутствие или неполнота документации может повлечь административную и иную ответственность.

¶Электронная документация

С развитием вычислительной техники значительная часть документации переведена в электронный вид. Применяются системы электронного документооборота, базы знаний, вики-платформы и специализированные среды разработки документации. Электронные документы подписываются электронной подписью, что придаёт им юридическую силу. Преимущества такого подхода — быстрый поиск, удобное обновление, одновременный доступ и снижение затрат на хранение.

¶Проблемы и критика

Основные сложности связаны с актуальностью: документация быстро устаревает при изменении объекта и требует постоянного сопровождения. Нередки случаи избыточности, когда объём материалов затрудняет поиск нужных сведений, либо недостаточности, когда важные детали остаются неописанными. Качество документации зависит от квалификации составителей и наличия единых стандартов.

Источники: ГОСТ 2.001 (ЕСКД), ГОСТ 3.1001 (ЕСТД), ГОСТ Р 7.0.97, справочные материалы по делопроизводству и технической документации.