Создание описания как метод фиксации¶
Создание описания — процесс составления связного текста, который передаёт совокупность признаков, свойств, структуры или назначения объекта, явления либо процесса. Описание относится к числу базовых способов работы с информацией наряду с повествованием и рассуждением и применяется в науке, технике, документообороте, торговле, музейном деле и повседневной коммуникации. Результатом создания описания является описательный текст — упорядоченный набор сведений, достаточный для идентификации объекта или формирования о нём представления.
¶Сущность и признаки
Описание отвечает на вопросы «какой?», «каков?», «что собой представляет?» и строится на перечислении постоянных или характерных признаков. В отличие от повествования, где события разворачиваются во времени, описание фиксирует состояние объекта, а в отличие от рассуждения — не доказывает тезис, а констатирует свойства. Ключевые требования к описанию: полнота (охват существенных признаков), точность (соответствие действительности), системность (логичный порядок изложения) и однозначность (исключение разночтений).
¶Виды описаний
Классификация строится по нескольким основаниям.
| Основание | Виды |
|---|---|
| Объект | предмета, человека, места, процесса, явления |
| Цель | научное, техническое, художественное, деловое |
| Степень детализации | краткое, подробное, выборочное |
| Форма | текстовое, табличное, схематическое, формализованное |
Научное описание стремится к объективности и терминологической строгости. Художественное допускает образность и субъективную оценку. Деловое описание подчинено регламенту и служит юридической или учётной фиксации.
¶Структура описательного текста
Типовая композиция включает несколько элементов:
- Идентификация — наименование объекта, его род или класс.
- Назначение — для чего объект служит, какую функцию выполняет.
- Признаки — размеры, форма, состав, цвет, материал, параметры.
- Структура — составные части и связи между ними.
- Условия — среда существования, режимы работы, ограничения.
- Отличия — признаки, выделяющие объект среди подобных.
Порядок может меняться в зависимости от жанра, но принцип движения «от общего к частному» остаётся наиболее распространённым.
¶Создание описания в науке и технике
В научной практике описание предшествует объяснению и обобщению. Биологическая систематика, минералогия, астрономия, этнография опираются на детальные описания объектов, которые затем классифицируются. В технике описания закрепляются в стандартах, технических условиях, паспортах изделий, руководствах по эксплуатации. Формализованные описания — чертежи, схемы, спецификации — позволяют однозначно воспроизводить изделие.
Особое значение имеет описание в информационных системах: метаданные, карточки товаров, библиографические записи, каталоги. Здесь создание описания подчинено заранее заданной схеме полей, что обеспечивает машинную обработку и поиск.
¶Создание описания в документообороте и праве
Юридическая сила ряда документов зависит от качества описания. В описи имущества, протоколе осмотра, кадастровой записи, патентной формуле признаки объекта перечисляются с исчерпывающей точностью, поскольку неточность ведёт к спорам и утрате прав. В делопроизводстве описания используются при составлении номенклатуры дел, аннотаций, рефератов, характеристик.
¶Методика составления
Работа над описанием обычно проходит несколько этапов:
- определение цели и адресата текста;
- сбор исходных данных (наблюдение, измерение, изучение документов);
- отбор существенных признаков и отсечение второстепенных;
- выбор порядка изложения и терминологии;
- составление черновика;
- проверка на полноту, точность и непротиворечивость;
- редактирование и согласование.
Ошибки при создании описания связаны с пропуском значимых признаков, смешением существенного и случайного, расплывчатыми формулировками, избыточностью и внутренними противоречиями.
¶Автоматизация
С развитием вычислительной техники появились средства автоматического порождения описаний: генерация аннотаций, подписей к изображениям, карточек товаров, метаданных. Такие системы опираются на шаблоны, онтологии и модели обработки естественного языка. Автоматизация ускоряет работу с большими массивами объектов, однако в областях, требующих юридической ответственности, окончательная проверка описания остаётся за человеком.
¶Значение
Создание описания обеспечивает сохранение и передачу знаний, сопоставимость данных, возможность идентификации объектов и контроля их состояния. Описания лежат в основе каталогов, баз данных, стандартов, музейных и архивных фондов. Качество описания прямо влияет на эффективность поиска, управления и научного анализа.
Источники: учебные пособия по русскому языку и стилистике, руководства по делопроизводству, стандарты оформления технической документации, работы по информационному поиску и метаданным.