Цифровой документ¶

Цифровой документ — документ, существующий в цифровой форме, то есть представленный в виде последовательности битов, хранящейся на электронном носителе и обрабатываемой с помощью средств вычислительной техники. В отличие от бумажного документа, цифровой документ не имеет физического носителя в привычном смысле и может быть воспроизведён, скопирован, передан по сети и подписан электронной подписью. В России понятие закреплено в федеральном законе «Об электронной подписи» и в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация», где цифровой документ определяется как документ, зафиксированный на машинном носителе.

¶Правовой статус

В российском законодательстве электронный документ приравнен к документу на бумажном носителе при собределении ряда условий. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает, что электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признаётся равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если иное не предусмотрено федеральными законами. При этом под электронным документом понимается документ, информация в котором представлена в электронной форме, то есть в виде цифровых данных.

Для государственных и муниципальных нужд действует также ГОСТ Р 7.0.97-2016, определяющий правила организации делопроизводства и архивного хранения электронных документов. С 2022 года в России действует система «Электронный архив», а также развивается сервис «Мой Архив», позволяющий хранить цифровые копии документов граждан.

¶Хранение и форматы

Цифровые документы хранятся в виде файлов определённого формата. Наиболее распространённые форматы:

• PDF — формат переносимых документов, разработанный компанией Adobe Systems в 1993 году; поддерживает текст, изображения, векторную графику и электронные подписи;
• DOCX, XLSX — форматы пакета Microsoft Office, основанные на стандарте Open XML;
• ODT, ODS — открытые форматы OpenDocument, принятые в качестве стандарта ISO/IEC 26300;
• TIFF, JPEG, PNG — растровые форматы, используемые для сканированных копий бумажных документов;
• XML, JSON — структурированные форматы, применяемые для обмена данными между информационными системами.

Для долговременного хранения цифровых документов рекомендуется использовать форматы, не привязанные к конкретному программному обеспечению, а также применять технологию виртуализации (эмуляции) устаревших программных сред.

¶Электронная подпись

Ключевым элементом, придающим цифровому документу юридическую силу, является электронная подпись. В России действует трёхуровневая система:

1. Простая электронная подпись — подпись, созданная средствами электронной подписи и применяемая в информационных системах для идентификации подписавшего. Не приравнивается к собственноручной подписи.
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись — подпись, созданная с использованием криптографических средств и позволяющая подтвердить целостность документа и его авторство.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись — подпись, созданная с использованием криптографических средств и сертифицированных средств электронной подписи, имеющая такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись.

Для создания квалифицированной подписи требуется сертификат ключа подписи, выдаваемый удостоверяющим центром, аккредитованным в Минцифры России.

¶Области применения

Цифровые документы используются практически во всех сферах деятельности:

• Государственное управление — электронные обращения граждан, электронные госуслуги через портал Госуслуги, электронные судебные документы;
• Банковская и финансовая сфера — электронные платежные поручения, выписки, отчётность в ФНС;
• Кадровое делопроизводство — электронные трудовые книжки, кадровые приказы;
• Здравоохранение — электронные медицинские карты, электронные рецепты;
• Образование — электронные документы об образовании, зачётные книжки.

¶Преимущества и ограничения

К достоинствам цифровых документов относятся: возможность быстрого поиска и копирования, низкая стоимость хранения, удобство передачи на расстояние, защита от несанкционированного изменения с помощью криптографии, возможность автоматизированной обработки. Среди ограничений: необходимость средств для чтения и хранения, риск утраты данных при выходе из строя носителей, проблема долговременного хранения форматов, зависимость от программного обеспечения, а также вопросы кибербезопасности.

¶См. также

• Электронная подпись
• Электронный документооборот
• Электронный архив
• Государственная информационная система

¶Источники

• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация»
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Бизнес-процессы. Моделирование процессов делопроизводства»
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
• Методические рекомендации Росархива по организации работы с электронными документами