ГОСТ Р 7.0.97-2016

ГОСТ Р 7.0.97-2016 — это национальный стандарт Российской Федерации, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительных документов. Полное название: «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Стандарт введён в действие с 1 июля 2017 года, заменив предыдущий ГОСТ Р 6.30-2003. Он является основным нормативным документом для делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, а также рекомендуется к применению в коммерческих и некоммерческих организациях всех форм собственности.

История разработки и принятия

Разработка ГОСТ Р 7.0.97-2016 была инициирована Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт). Работу над проектом стандарта вела Технический комитет по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело» совместно с Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Необходимость обновления стандарта была вызвана изменениями в законодательстве, развитием информационных технологий и практикой применения предыдущего стандарта. В частности, требовалось уточнить правила оформления реквизитов, адаптировать их к электронному документообороту и гармонизировать с международными нормами. Стандарт был утверждён приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года № 2004-ст и введён в действие с 1 июля 2017 года. В 2021 году в стандарт были внесены изменения (ГОСТ Р 7.0.97-2016 (с Изменением № 1)), касающиеся, в частности, оформления адресата и отметки об электронной подписи.

Основные положения и область применения

ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает:

• состав реквизитов организационно-распорядительных документов;
• требования к оформлению реквизитов;
• требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов РФ, а также эмблем организаций;
• требования к оформлению документов на бумажном носителе и в электронной форме.

Стандарт распространяется на все виды организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты, письма, справки, докладные записки, заявления и другие. Он является обязательным для применения в части оформления документов, содержащих государственную тайну, а также в части, касающейся оформления реквизита «Гриф ограничения доступа к документу». Для остальных категорий документов требования стандарта носят рекомендательный характер, однако их соблюдение обеспечивает юридическую силу документов и унификацию делопроизводства.

Состав реквизитов документов

Стандарт определяет 30 реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. К ним относятся:

1. Государственный герб Российской Федерации — помещается на бланках документов федеральных органов государственной власти.
2. Герб субъекта Российской Федерации — на бланках документов органов государственной власти субъектов РФ.
3. Эмблема (логотип) организации — может размещаться на бланках организаций.
4. Код формы документа (ОКУД) — проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации.
5. Наименование организации — автора документа.
6. Наименование структурного подразделения — автора документа.
7. Наименование должности лица — автора документа.
8. Справочные данные об организации — почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты, ОГРН, ИНН/КПП.
9. Наименование вида документа — например, «Приказ», «Протокол», «Акт».
10. Дата документа — дата подписания, утверждения или регистрации.
11. Регистрационный номер документа — присваивается в соответствии с принятой системой регистрации.
12. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа — используется для ответных писем.
13. Место составления (издания) документа — указывается, если его определение затруднительно по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные».
14. Гриф ограничения доступа к документу — «Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно» и т.д.
15. Адресат — указывается в правом верхнем углу документа.
16. Гриф утверждения документа — проставляется на документах, подлежащих утверждению.
17. Резолюция — указание руководителя по исполнению документа.
18. Заголовок к тексту — краткое содержание документа.
19. Отметка о контроле — указывает, что документ поставлен на контроль.
20. Текст документа — основное содержание.
21. Отметка о наличии приложения — перечень приложений.
22. Подпись — должность, инициалы, фамилия, подпись.
23. Гриф согласования документа — визы согласования.
24. Визы согласования документа — подписи согласующих лиц.
25. Оттиск печати — заверяет подлинность подписи.
26. Отметка о заверении копии — подтверждает соответствие копии подлиннику.
27. Отметка об исполнителе — фамилия, телефон исполнителя.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело — дата, номер дела.
29. Отметка о поступлении документа в организацию — регистрационный штамп.
30. Идентификатор электронной копии документа — отметка о месте хранения электронной версии.

Требования к оформлению реквизитов

Каждый реквизит имеет строго определённое место расположения на листе (бланке) и правила оформления. Например:

• Адресат оформляется в правом верхнем углу. Допускается центрировать строки относительно самой длинной строки. При адресовании должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией.
• Заголовок к тексту должен быть кратким, точно отражать содержание документа, отвечать на вопрос «о чём?». Он печатается от левой границы текстового поля.
• Подпись включает наименование должности, личную подпись и её расшифровку (инициалы и фамилия). Допускается центрирование должности относительно самой длинной строки.
• Отметка о заверении копии включает слово «Верно», должность заверителя, подпись, расшифровку и дату заверения.

Требования к бланкам документов

Стандарт устанавливает два основных формата бланков: А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Бланки могут быть угловыми (реквизиты располагаются в левом верхнем углу) и продольными (реквизиты располагаются по центру вдоль верхнего поля). Для бланков с гербом или эмблемой предусмотрены специальные поля и размеры. Бланки изготавливаются типографским способом или с помощью компьютерной техники. Для электронных документов используются шаблоны бланков, соответствующие установленным требованиям.

Оформление электронных документов

ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит положения, касающиеся оформления электронных документов. В частности, реквизиты электронного документа должны соответствовать реквизитам бумажного документа. Для электронных документов, подписанных электронной подписью, проставляется отметка об электронной подписи, которая включает фразу «Документ подписан электронной подписью», вид электронной подписи (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), сведения о сертификате ключа проверки электронной подписи и дату подписания. Отметка может быть оформлена в виде текста или графического изображения.

Значение и применение

ГОСТ Р 7.0.97-2016 является ключевым элементом системы делопроизводства в России. Его соблюдение обеспечивает:

• единообразие оформления документов в различных организациях;
• юридическую силу документов, особенно при судебных разбирательствах и проверках контролирующих органов;
• упрощение процессов обработки, хранения и поиска документов;
• совместимость документооборота между государственными и коммерческими структурами.

Стандарт активно используется в работе секретариатов, канцелярий, отделов документационного обеспечения управления (ДОУ), а также в системах электронного документооборота (СЭД). На его основе разрабатываются локальные нормативные акты организаций (инструкции по делопроизводству, регламенты).

Критика и особенности

Несмотря на широкое применение, стандарт подвергается критике за излишнюю детализацию и жёсткую регламентацию, что может затруднять его применение в малых организациях с упрощённым документооборотом. Также отмечается, что некоторые положения стандарта устарели в условиях цифровой трансформации и активного внедрения электронных подписей. В 2021 году были внесены изменения, направленные на устранение отдельных противоречий и уточнение правил для электронных документов, однако работа по совершенствованию стандарта продолжается.

Источники

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (с Изменением № 1).
• Приказ Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст «Об утверждении национального стандарта».
• Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (разработаны ВНИИДАД, 2017).
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».