Workflow — понятие и модели рабочих процессов¶

Workflow (рабочий процесс, рабочий поток) — последовательность или схема выполнения операций, задач и действий, приводящих к достижению заданного результата. В информационных системах под workflow понимается формализованное описание бизнес-процесса, при котором задачи, документы или данные передаются от одного исполнителя к другому по определённым правилам. Термин широко используется в управлении проектами, делопроизводстве, программной инженерии и автоматизации бизнес-процессов.

¶Происхождение термина

Понятие «workflow» сформировалось в конце 1970-х — начале 1980-х годов в контексте автоматизации офисной работы (office automation). Одной из ранних формулировок считается определение, данное в работах по системам управления документами: workflow описывает «движение документов через последовательность операций». В 1993 году была основана Workflow Management Coalition (WfMC) — консорциум, разработавший стандартную модель и терминологию для систем управления рабочими процессами. В России термин получил распространение в 1990-е годы вместе с внедрением систем электронного документооборота (СЭД) в государственных структурах и крупных компаниях.

¶Основные понятия

Ключевые элементы модели workflow:

• Исполнитель (роль) — сотрудник или подразделение, ответственное за выполнение операции.
• Задача (дело, кейс) — единица работы, проходящая через процесс.
• Активность (шаг) — конкретное действие, которое выполняется над задачей.
• Переход — правило, определяющее, при каких условиях задача переходит к следующему шагу.
• Состояние — статус задачи в текущий момент («на согласовании», «в работе», «завершено»).

¶Классификация

¶По структуре

• Последовательный (линейный) — шаги выполняются строго один за другим в заданном порядке.
• Параллельный (конкурентный) — несколько задач выполняются одновременно, а результаты объединяются.
• Условный (ветвящийся) — порядок шагов зависит от выполнения условий (например, сумма заявки до 100 000 рублей согласуется руководителем отдела, свыше — финансовым директором).
• Итеративный (циклический) — шаги повторяются до наступления определённого условия (например, доработка документа после замечаний).

¶По степени формализации

• Строгий (пространственно-временной) — последовательность жёстко задана, отклонения запрещены.
• Документный — фокус на маршруте документа, допускаются вариации.
• Адаптивный (гибкий) — исполнитель сам определяет порядок действий в рамках общих правил.

¶Системы управления рабочими процессами

Для автоматизации workflow используются системы класса WfMS (Workflow Management System) и более широкие платформы — BPMS (Business Process Management Suite). Российский рынок таких систем включает продукты как зарубежных (до 2022 года широко применялись), так и отечественных разработчиков: «Дело», «СБИС», «ЭЛСАР», «Directum», «1С:Документооборот», «Тензор» (СБИС). Многие из них сертифицированы для работы с государственными органами и включены в реестр отечественного ПО.

Стандартная архитектура WfMS включает:

• редактор схем процессов (графическое моделирование);
• исполнительский движок (workflow engine), который контролирует состояние задач;
• интерфейс исполнителя (список задач, формы);
• систему уведомлений (электронная почта, мессенджеры).

В 2000-е годы для описания workflow разрабатывались специальные нотации — BPMN (Business Process Model and Notation), EPC (Event-driven Process Chain), UML Activity Diagram. Наибольшее распространение получила BPMN, поддерживаемая консорциумом OMG.

¶Применение

Workflow-системы применяются в различных областях:

• Государственное управление — маршрутизация обращений граждан, согласование нормативных актов, кадровые процедуры.
• Банки и страхование — обработка заявок, кредитные процессы, страховые выплаты.
• Производство — управление технологическими маршрутами, сменными заданиями.
• Информационные технологии — DevOps-процессы, обработка инцидентов (ITIL), системы поддержки (helpdesk).
• Медицина — маршрутизация пациента, оформление медицинской документации.

¶Workflow и бизнес-процессы

Workflow — частный случай более широкого понятия «бизнес-процесс». Бизнес-процесс описывает логику и цели деятельности предприятия, тогда как workflow акцентирует внимание на механике исполнения: кто, что и в каком порядке делает. На практике термины часто используются как взаимозаменяемые, хотя формализация workflow обычно подразумевает наличие автоматизированной системы, управляющей задачами.

¶Смежные понятия

• BPM (Business Process Management) — управление бизнес-процессами как дисциплина.
• RPA (Robotic Process Automation) — роботизированная автоматизация рутинных операций, часто дополняющая workflow.
• SLA (Service Level Agreement) — соглашение об уровне сервиса, задающее сроки выполнения задач в рамках workflow.

¶Литература

• Шкатов Д. В. «Системы электронного документооборота. Практика внедрения».
• Рекомендации Workflow Management Coalition (WfMC) по стандартам интерфейсов XPDL, WAPI.
• Аронсон Дж. Э., Вейнгард Б. Д. «Системы поддержки принятия решений и интеллектуальные системы».