Архив ЗАГС

Архив ЗАГС — это специализированное государственное учреждение или структурное подразделение органа записи актов гражданского состояния (ЗАГС), предназначенное для долговременного хранения, учёта, комплектования и использования документов, подтверждающих факты рождения, заключения брака, расторжения брака, усыновления (удочерения), установления отцовства, перемены имени и смерти. Архивы ЗАГС являются частью Архивного фонда Российской Федерации и обеспечивают сохранность юридически значимых записей, имеющих бессрочный срок хранения.

История формирования

Система государственной регистрации актов гражданского состояния в России ведёт начало с 1917 года, когда декретами советской власти церковные метрические книги были заменены гражданскими записями. Первые органы ЗАГС были созданы в 1918 году, и с этого момента началось накопление архивных документов. В 1920-е годы был установлен порядок передачи записей из местных ЗАГС в центральные архивы, однако единая система хранения сложилась не сразу.

В 1930-е — 1940-е годы, в период массовых репрессий и Великой Отечественной войны, значительная часть архивов была утрачена. Восстановление и упорядочение фондов происходило в послевоенные годы. В 1960-е — 1970-е годы была проведена централизация — все записи актов гражданского состояния стали храниться в районных и городских архивах ЗАГС, а также в региональных (областных, краевых, республиканских) управлениях.

С 1990-х годов, с принятием Федерального закона «Об актах гражданского состояния» (1997), архивное дело в ЗАГС было регламентировано на федеральном уровне. В 2000-е — 2010-е годы началась массовая оцифровка записей, что позволило ускорить выдачу повторных свидетельств и справок. В настоящее время архивы ЗАГС являются частью единой государственной информационной системы (ЕГР ЗАГС), созданной в 2018 году.

Правовая основа

Деятельность архивов ЗАГС регулируется:

• Федеральным законом от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»;
• Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Административными регламентами предоставления государственных услуг по выдаче повторных документов;
• Приказами Министерства юстиции РФ, в ведении которого находятся органы ЗАГС.

Согласно законодательству, записи актов гражданского состояния хранятся бессрочно. Уничтожение или утрата таких документов не допускается. В случае ликвидации органа ЗАГС его архив передаётся в вышестоящий орган или в государственный архив субъекта РФ.

Структура и виды хранения

Архив ЗАГС может быть организован на двух уровнях:

1. Текущий архив — в самом органе ЗАГС (районном, городском, областном). Хранятся записи за последние 75–100 лет (в зависимости от региона и практики передачи). Включает первые экземпляры записей (актовые книги) и вторые экземпляры, которые ранее передавались в статистические органы.

1. Централизованный архив — на уровне субъекта РФ (областной, краевой, республиканский архив ЗАГС). В него передаются записи, срок хранения которых превышает 75 лет, а также записи ликвидированных органов.

Формы хранения

• Бумажные актовые книги — подшивки бланков записей, пронумерованные, прошнурованные и скреплённые печатью. Каждая книга содержит записи за один год по одному виду акта (например, книга записей рождений за 1950 год).
• Электронные базы данных — с 2018 года все записи вносятся в ЕГР ЗАГС, что позволяет вести учёт в цифровом виде. Для старых записей проводится ретроконверсия (оцифровка бумажных книг).
• Микрофильмы и микрофиши — использовались в 1960-е — 1980-е годы для страхового копирования. В настоящее время постепенно заменяются цифровыми копиями.

Содержание записей

Каждая запись акта гражданского состояния содержит:

• уникальный номер записи;
• дату и место составления;
• сведения о заявителе (для рождений — о родителях, для браков — о супругах, для смерти — о родственниках или медицинском учреждении);
• сведения о самом событии (дата рождения, дата брака, причина смерти и т.д.);
• подписи должностных лиц и печать органа ЗАГС.

Для записей о рождении дополнительно указываются сведения о национальности (по желанию), месте жительства родителей, для записей о смерти — диагноз и причина смерти (в закодированном виде).

Порядок доступа и выдачи документов

Архив ЗАГС не является публичным архивом в полном смысле слова. Доступ к записям ограничен:

• Сам гражданин может получить повторное свидетельство или справку о своей записи (о своём рождении, браке, расторжении брака, перемене имени, смерти близкого родственника).
• Родственники (супруг, дети, родители, внуки) могут получить документы на умершего родственника при предъявлении документов, подтверждающих родство.
• Органы государственной власти и суды — по запросу в рамках уголовных, гражданских или административных дел.
• Нотариусы — для оформления наследственных прав.
• Иные лица — только по решению суда или при наличии письменного согласия лица, в отношении которого запрашивается запись.

Выдача документов производится бесплатно (за исключением государственной пошлины, установленной Налоговым кодексом РФ). Срок выдачи — от 1 до 30 дней, в зависимости от места нахождения архива и способа подачи заявления (лично, через МФЦ, почтой или через портал «Госуслуги»).

Проблемы и особенности

• Утрата записей — в результате войн, пожаров, небрежного хранения в советский период. В таких случаях восстановление возможно только через суд (установление факта регистрации акта гражданского состояния).
• Различие в написании фамилий, имён, отчеств — в старых записях встречаются ошибки, описки, разночтения, что затрудняет поиск.
• Оцифровка — до сих пор не все регионы завершили перевод бумажных книг в электронный вид. В отдалённых районах сохраняются только бумажные архивы.
• Конфиденциальность — записи о перемене пола, усыновлении, установлении отцовства имеют особый статус и выдаются только по решению суда или с согласия самого лица.

Значение

Архивы ЗАГС играют ключевую роль в:

• подтверждении гражданства и личности;
• оформлении наследства;
• получении пенсий и социальных выплат;
• восстановлении родословных и генеалогических исследований;
• судебных разбирательствах (алименты, установление отцовства, признание брака недействительным);
• демографической статистике (данные о рождаемости, смертности, брачности).

Интересные факты

• Самая старая запись в архиве ЗАГС России датируется 1918 годом — первым годом работы советских органов ЗАГС.
• В некоторых регионах сохранились метрические книги дореволюционного периода, которые хранятся в государственных архивах, а не в архивах ЗАГС.
• В 2020-е годы в России началась работа по созданию единого электронного реестра населения, который объединит данные ЗАГС, паспортных столов и налоговой службы.

Источники

1. Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния».
2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
3. Административный регламент Министерства юстиции РФ по предоставлению государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния (утверждён приказом Минюста России от 28.12.2018 № 307).
4. Инструкция по ведению учёта и хранения записей актов гражданского состояния (утверждена приказом Минюста России от 15.03.2019 № 34).
5. Материалы официального сайта Министерства юстиции Российской Федерации (раздел «Органы ЗАГС»).
6. Данные Федеральной службы государственной статистики (Росстат) о демографических показателях.