Бумажный документооборот

Бумажный документооборот — это процесс создания, обработки, передачи, хранения и уничтожения документов, выполненных на бумажном носителе, в рамках деятельности организации или взаимодействия между организациями. Является традиционной формой документооборота, предшествовавшей электронному документообороту (ЭДО). Основывается на физическом перемещении оригиналов или копий документов, подписанных собственноручной подписью уполномоченных лиц и заверенных печатями (при необходимости).

История

История бумажного документооборота неразрывно связана с историей письменности и делопроизводства. На Руси первые формы документирования (берестяные грамоты, летописи) можно считать прообразом документооборота. С развитием государственного аппарата в XVI–XVII веках возникла приказная система, где документы (грамоты, указы, челобитные) оформлялись на бумаге и перемещались между приказами и воеводами.

В XVIII веке, при Петре I, была введена коллежская система делопроизводства, которая регламентировала формы документов, порядок их регистрации и движения. В XIX веке, с ростом бюрократического аппарата и промышленности, бумажный документооборот стал массовым. В XX веке, особенно в СССР, сложилась строгая система государственного делопроизводства, основанная на ГОСТах и инструкциях, которая регламентировала все этапы работы с бумажными документами.

С конца XX века, с развитием компьютерных технологий, начался постепенный переход к электронному документообороту. Однако бумажный документооборот сохраняет свои позиции в ряде сфер, особенно в государственных органах, судах, нотариате, а также в организациях, не имеющих технической возможности или законодательного разрешения на использование ЭДО.

Классификация и виды

Бумажный документооборот классифицируется по нескольким признакам.

По масштабу

• Внутренний документооборот: движение документов внутри одной организации (приказы, служебные записки, отчеты).
• Внешний документооборот: обмен документами между различными организациями или с физическими лицами (договоры, счета, акты, письма).

По типу документов

• Организационно-распорядительные документы: уставы, положения, приказы, распоряжения, решения.
• Информационно-справочные документы: акты, протоколы, докладные записки, справки, письма.
• Учетно-отчетные документы: бухгалтерские балансы, счета-фактуры, накладные, кассовые документы.
• Кадровые документы: трудовые договоры, личные карточки, приказы о приеме/увольнении.

По стадиям обработки

• Входящий документопоток: документы, поступающие в организацию извне.
• Исходящий документопоток: документы, отправляемые из организации.
• Внутренний документопоток: документы, создаваемые и используемые внутри организации.

Устройство и процесс

Процесс бумажного документооборота включает несколько последовательных этапов, которые могут различаться в зависимости от типа документа и принятой в организации системы делопроизводства.

Основные этапы

1. Создание документа: разработка проекта документа, его согласование (визирование) с заинтересованными лицами, подписание руководителем или уполномоченным лицом, регистрация (присвоение номера и даты).
2. Передача документа: физическая доставка документа адресату (внутри организации — курьером или через канцелярию; между организациями — почтой, курьерской службой, лично).
3. Обработка входящего документа: прием, первичная обработка (проверка целостности, вскрытие конверта), регистрация, рассмотрение руководством, передача исполнителю.
4. Исполнение документа: работа с документом (подготовка ответа, выполнение поручения, ознакомление).
5. Контроль исполнения: проверка сроков и качества выполнения поручений по документу.
6. Формирование дела: подшивка исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
7. Хранение: обеспечение сохранности документов в течение установленных сроков (от нескольких лет до постоянного хранения).
8. Уничтожение: ликвидация документов с истекшими сроками хранения в установленном порядке (с составлением акта).

Инструменты и оборудование

Для ведения бумажного документооборота используются:

• Канцелярские принадлежности (ручки, папки, скоросшиватели, степлеры).
• Оргтехника (принтеры, копировальные аппараты, сканеры, факсы).
• Средства связи (почта, курьерские службы, телефон).
• Архивное оборудование (стеллажи, шкафы, сейфы).
• Журналы регистрации и картотеки.

Преимущества и недостатки

Преимущества

• Юридическая сила: собственноручная подпись и печать на бумажном носителе являются традиционным и общепризнанным способом подтверждения подлинности документа.
• Простота восприятия: не требует специального программного обеспечения или навыков для чтения и работы.
• Независимость от технологий: не зависит от электропитания, работы серверов, компьютерных вирусов или хакерских атак.
• Долговременная сохранность: при соблюдении условий хранения (температура, влажность) бумажные документы могут храниться десятилетиями и веками.
• Привычность: многие сотрудники и организации привыкли к работе с бумагой, что снижает порог входа.

Недостатки

• Низкая скорость обработки: физическое перемещение документов, ручная регистрация и поиск занимают много времени.
• Высокие издержки: расходы на бумагу, картриджи, оргтехнику, почтовые отправления, аренду помещений для архивов.
• Трудность поиска: для поиска конкретного документа необходимо знать его реквизиты или просматривать дела вручную.
• Риск утраты: документы могут быть потеряны, испорчены (пожар, вода, насекомые) или похищены.
• Неудобство совместной работы: одновременно с оригиналом документа может работать только один человек.
• Экологическая нагрузка: значительное потребление бумаги, производство которой связано с вырубкой лесов и загрязнением окружающей среды.

Применение и значение

Несмотря на активное внедрение электронного документооборота, бумажный документооборот продолжает играть важную роль в ряде сфер.

Государственное управление

В государственных органах (например, в судах, прокуратуре, МВД, ФНС) бумажный документооборот является основным или обязательным для многих видов документов. Например, исковые заявления, жалобы, решения судов, протоколы следственных действий часто требуют бумажного носителя. В России до сих пор действует принцип «бумажного приоритета» для многих юридически значимых действий.

Бизнес и коммерция

Многие предприятия, особенно малый и средний бизнес, используют бумажный документооборот для внутренних нужд (приказы, кадровые документы) или при работе с контрагентами, не имеющими ЭДО. Договоры, счета, акты выполненных работ часто оформляются на бумаге и подписываются собственноручно.

Нотариат и судопроизводство

Нотариальные действия (удостоверение сделок, завещаний, доверенностей) оформляются исключительно на бумажных носителях. Судебные процессы также в значительной степени опираются на бумажные документы, хотя в последние годы внедряются системы электронного правосудия.

Образование и медицина

В образовательных учреждениях (школы, вузы) бумажный документооборот используется для ведения личных дел учащихся, журналов успеваемости, приказов. В медицине — для ведения историй болезни, рецептов, больничных листов.

Тенденции и перспективы

В XXI веке наблюдается устойчивая тенденция к сокращению объема бумажного документооборота в пользу электронного. Этому способствуют:

• Развитие законодательства: принятие законов об электронной подписи (Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»), о возможности использования электронных документов в судах, налоговой, таможне.
• Экономическая эффективность: снижение затрат на бумагу, печать, почтовые отправления, хранение.
• Удобство и скорость: мгновенная передача документов, быстрый поиск, возможность одновременной работы нескольких пользователей.
• Экологическая политика: многие компании переходят на безбумажные технологии в рамках программ корпоративной социальной ответственности.

Однако полный отказ от бумажного документооборота в ближайшее время маловероятен. Он сохранится в сферах, где требуется высокая степень защиты от подделок, долговременное хранение (архивное хранение документов с постоянным сроком хранения) или где законодательно установлена обязательность бумажного носителя.

Источники

• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Кузнецов И.Н. «Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство». Учебник. — М.: Юрайт, 2019.
• Ларин М.В. «Управление документацией в организациях». — М.: Научная книга, 2002.
• Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».