Делопроизводство как отрасль деятельности¶

Делопроизводство — это отрасль деятельности, охватывающая документирование и организацию работы с документами: создание, оформление, регистрацию, учёт, хранение, передачу и уничтожение служебных бумаг. В системе управления делопроизводство обеспечивает фиксацию управленческих решений и движение информации между подразделениями, организациями и гражданами. Его часто отождествляют с документационным обеспечением управления (ДОУ), хотя последнее понятие шире и включает также документирование и архивное хранение.

¶Сущность и задачи

Основная цель делопроизводства — придать управленческой деятельности документальную форму и обеспечить её юридическую силу. К типовым задачам относят:

составление и оформление документов по установленным правилам;
приём, регистрацию и распределение входящей корреспонденции;
контроль исполнения поручений и сроков;
формирование дел и текущее хранение;
подготовку документов к передаче в архив.

Делопроизводство обслуживает все уровни управления: от отдельного специалиста до федерального органа власти. Без него невозможно подтвердить полномочия, зафиксировать сделку или доказать факт исполнения обязательства.

¶История

В России основы работы с документами складывались вместе с государственным аппаратом. В XVI–XVII веках в приказах сложилась система «столбцового» делопроизводства: документы склеивались в длинные свитки, а записи велись подьячими. Пётр I ввёл коллегиальный порядок и регламенты, потребовавшие единообразия бумаг. В XIX веке утвердилась «министерская» система с чёткими формами документов и журналами регистрации.

После 1917 года делопроизводство стало предметом государственного нормирования: в 1920–1930-е годы создавались научные институты, разрабатывались стандарты. В 1970-е годы в СССР действовала Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). В постсоветский период её сменила Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), а затем — ГОСТы серии Р 7.0.97, регулирующие оформление организационно-распорядительных документов.

¶Виды

Различают несколько оснований классификации.

По масштабу:

общее (традиционное) — единый порядок для всех документов организации;
специальное — для отдельных категорий, например кадровое, бухгалтерское, судебное, секретное.

По форме организации:

централизованное — все операции выполняет единая служба (канцелярия, секретариат);
децентрализованное — операции распределены по подразделениям;
смешанное — часть функций централизована, часть передана отделам.

По носителю:

бумажное — традиционная работа с материальными документами;
электронное — создание и оборот документов в информационных системах.

¶Документы и реквизиты

Объект делопроизводства — документ, обладающий юридической силой. Обязательные элементы оформления называются реквизитами. К основным относят: наименование организации, дату, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, а при необходимости — гриф утверждения, печать, отметку об исполнителе.

Совокупность реквизитов, расположенных в установленном порядке, образует формуляр документа. Типовые формуляры закреплены в унифицированных формах и стандартах, что ускоряет подготовку бумаг и снижает число ошибок.

¶Организация работы с документами

Документооборот — движение документов с момента создания до завершения исполнения. Его принято делить на потоки: входящие, исходящие и внутренние. Учёт ведётся через регистрационные журналы или электронные картотеки, где фиксируются дата, корреспондент, краткое содержание и исполнитель.

Контроль исполнения предполагает постановку срока, напоминание и снятие с контроля после выполнения. По завершении работы документы группируются в дела согласно номенклатуре дел — систематизированному перечню с указанием сроков хранения. Часть бумаг хранится временно и по истечении срока уничтожается по акту, часть передаётся в архив.

¶Электронное делопроизводство

С развитием вычислительной техники делопроизводство перешло в цифровую среду. Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют регистрировать документы, строить маршруты согласования, ставить задачи и хранить версии файлов. Юридическую значимость электронному документу придают электронная подпись и операторы, обеспечивающие защищённый обмен.

В России применение электронной подписи регулируется федеральными законами, а требования к хранению и защите информации — нормами об архивном деле и персональных данных. Электронный документооборот сокращает время согласования, снижает расходы на бумагу и упрощает поиск, однако требует защиты от несанкционированного доступа и резервного копирования.

¶Нормативное регулирование в России

Основу составляют:

ГОСТ Р 7.0.97 — требования к оформлению организационно-распорядительных документов;
ГОСТ Р 7.0.8 — термины и определения в делопроизводстве и архивном деле;
правила архивного хранения и перечни типовых документов с указанием сроков;
локальные инструкции по делопроизводству, принимаемые в каждой организации.

Для отдельных сфер действуют отраслевые акты: кадровое делопроизводство опирается на трудовое законодательство, бухгалтерское — на требования к первичным учётным документам.

¶Профессия и обучение

Специалистов готовят по направлениям «Документоведение и архивоведение» и «Документационное обеспечение управления». Ключевые навыки — знание стандартов оформления, работа в СЭД, основы архивного дела и правовая грамотность. Должности: секретарь, делопроизводитель, специалист по документационному обеспечению, архивист.

¶Значение

Делопроизводство обеспечивает управляемость, доказуемость и преемственность в работе организации. Оно связывает решение, его исполнение и последующий контроль, а также формирует документальную память учреждения. Ошибки в оформлении или утрата документов ведут к правовым рискам, поэтому порядок работы с бумагами закрепляется внутренними регламентами и проверяется при аудитах.

Источники: ГОСТ Р 7.0.97; ГОСТ Р 7.0.8; учебные издания по документоведению; нормативные акты об архивном деле и электронной подписи.