Единая государственная система делопроизводства

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) — это совокупность нормативных, методических и организационных документов, регламентирующих порядок работы с официальными документами в учреждениях, организациях и на предприятиях на территории СССР. ЕГСД представляла собой первый в истории отечественного делопроизводства общегосударственный стандарт, направленный на унификацию процессов документирования, документооборота, систематизации, хранения и использования документов.

История создания

Предпосылки разработки

К началу 1960-х годов в СССР сложилась ситуация, при которой в различных ведомствах и учреждениях действовали разрозненные инструкции по делопроизводству, часто противоречащие друг другу. Отсутствие единых правил приводило к дублированию функций, росту объёмов бумажной работы, затрудняло контроль исполнения документов и их последующее хранение. Особенно остро проблема стояла в связи с необходимостью внедрения механизации и автоматизации управленческих процессов.

Разработка и утверждение

Работа по созданию ЕГСД была начата в 1963 году по инициативе Главного архивного управления при Совете Министров СССР (ГАУ СССР). В разработке принимали участие ведущие научно-исследовательские институты, в том числе Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), а также специалисты Министерства финансов СССР, Госплана СССР, Центрального статистического управления СССР и других ведомств.

Проект ЕГСД прошёл несколько стадий обсуждения и апробации в ряде министерств и ведомств. Окончательная редакция была утверждена постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по науке и технике от 4 сентября 1973 года № 435. Введение в действие ЕГСД было запланировано на 1 января 1975 года.

Структура и содержание

ЕГСД состояла из двух основных частей: общей и специальной.

Общая часть

Общая часть содержала принципиальные положения, обязательные для всех организаций независимо от их ведомственной принадлежности и уровня управления. В ней были определены:

• основные понятия и термины в области делопроизводства (документ, реквизит, документооборот, номенклатура дел и др.);
• общие правила составления и оформления управленческих документов;
• требования к бланкам документов, штампам, печатям;
• порядок регистрации, учёта и контроля исполнения документов;
• правила систематизации и хранения документов в текущем делопроизводстве;
• порядок подготовки документов к передаче в ведомственные архивы.

Специальная часть

Специальная часть содержала отраслевые и ведомственные дополнения, учитывающие специфику работы конкретных министерств, ведомств, предприятий и учреждений. Эти дополнения разрабатывались самими ведомствами на основе общих принципов ЕГСД.

Основные положения ЕГСД

Унификация документов

ЕГСД вводила единые требования к оформлению реквизитов документов: адресата, даты, подписи, резолюции, отметки об исполнении и других. Были установлены единые форматы бумаги (А4, А5), поля, шрифты, расположение реквизитов. Это позволяло унифицировать внешний вид документов и упростить их обработку.

Документооборот

Система устанавливала чёткий порядок движения документов внутри организации: от момента получения или создания до отправки или сдачи в дело. Вводились понятия входящего, исходящего и внутреннего документооборота. Определялись сроки прохождения документов, порядок их регистрации и контроля исполнения.

Регистрация и контроль

ЕГСД предусматривала обязательную регистрацию всех поступающих и создаваемых документов в специальных журналах или на карточках. Вводилась система контроля исполнения документов, включающая отметки о сроках, промежуточных результатах и окончательном выполнении.

Номенклатура дел

Одним из ключевых элементов ЕГСД стала номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел составлялась ежегодно и утверждалась руководителем организации. Она обеспечивала единообразие формирования дел, их учёт и подготовку к передаче в архив.

Архивное хранение

ЕГСД регламентировала порядок подготовки документов к передаче в ведомственные архивы: экспертизу ценности документов, оформление дел, составление описей. Документы постоянного хранения подлежали передаче в государственные архивы.

Значение и влияние

Унификация делопроизводства в СССР

Внедрение ЕГСД позволило значительно упорядочить работу с документами во всех звеньях государственного управления. Были устранены многие противоречия и дублирования, повысилась оперативность и качество работы с документами. Система стала основой для разработки отраслевых и ведомственных инструкций по делопроизводству.

Влияние на последующие стандарты

ЕГСД послужила прототипом для последующих государственных стандартов в области делопроизводства и архивного дела. В 1990-е годы на её основе была разработана Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая действует в Российской Федерации с изменениями и дополнениями до настоящего времени. Многие принципы ЕГСД, такие как номенклатура дел, регистрация документов, контроль исполнения, сохранились и в современных системах электронного документооборота.

Международное признание

Опыт СССР в области унификации делопроизводства был изучен и использован в ряде стран социалистического лагеря, а также в некоторых развивающихся государствах. Принципы ЕГСД были учтены при разработке международных стандартов в области управления документами (ISO 15489).

Критика и недостатки

Избыточная бюрократизация

Критики ЕГСД отмечали, что система, призванная упростить работу с документами, на практике нередко приводила к росту бюрократической нагрузки. Требования к оформлению, регистрации и контролю были настолько детализированы, что отвлекали значительные ресурсы от основной деятельности.

Сложность внедрения

Внедрение ЕГСД требовало перестройки сложившихся в организациях процессов, обучения персонала, разработки новых бланков и инструкций. В ряде ведомств переход на ЕГСД затянулся на несколько лет.

Отсутствие гибкости

Единые требования, установленные ЕГСД, не всегда учитывали специфику работы небольших организаций или учреждений с особым характером деятельности. Это приводило к тому, что некоторые положения системы выполнялись формально.

Интересные факты

• ЕГСД стала первой в мире общегосударственной системой делопроизводства, охватывающей все уровни управления.
• Разработка ЕГСД велась параллельно с внедрением первых автоматизированных систем управления (АСУ) в СССР, и система предусматривала возможность использования средств вычислительной техники для обработки документов.
• В 1980-е годы на основе ЕГСД была разработана «Единая государственная система документационного обеспечения управления» (ЕГСДОУ), которая в 1991 году была преобразована в ГСДОУ.

Источники

• Постановление ГКНТ СССР от 4 сентября 1973 г. № 435 «Об утверждении Единой государственной системы делопроизводства».
• Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. — М.: ГАУ при СМ СССР, 1973.
• Кузнецов С. Л. Документоведение и документационное обеспечение управления. — М.: Издательство МГУ, 2005.
• Ларин М. В. Управление документацией в организациях. — М.: Научная книга, 2002.