Делопроизводство

Делопроизводство (также документационное обеспечение управления, ДОУ) — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в процессе управления организацией. Делопроизводство охватывает полный цикл работы с документами: от их создания (или получения извне) до передачи в архив или уничтожения. Оно является неотъемлемой частью управленческой деятельности, обеспечивая фиксацию, передачу и сохранение информации, необходимой для принятия решений, контроля исполнения и правовой защиты организации.

История

Зарождение в России

Истоки делопроизводства в России восходят к появлению письменности и первых государственных актов. В Древней Руси (XI–XV века) документы оформлялись в виде княжеских грамот, договоров и уставов. С усилением централизации в XVI–XVII веках, особенно при Иване Грозном, складывается система приказного делопроизводства. Приказы (центральные органы управления) вели обширную переписку, оформляли указы, челобитные и памяти. Документы писались на столбцах — склеенных в длинные ленты листах бумаги, что затрудняло их хранение и поиск.

Коллежское делопроизводство (XVIII век)

Реформы Петра I привели к замене приказов коллегиями. В 1720 году был принят «Генеральный регламент», который ввёл единые правила оформления документов, регистрацию входящих и исходящих бумаг, а также установил порядок их подписания и хранения. Документы стали оформляться на отдельных листах (тетрадях), появились протоколы, рапорты и доношения. Коллежское делопроизводство отличалось большей формализацией и бюрократизацией.

Исполнительное делопроизводство (XIX — начало XX века)

В XIX веке, в связи с ростом государственного аппарата, сложилось «исполнительное» (или «министерское») делопроизводство. Министерская реформа Александра I (1802–1811) закрепила иерархическую структуру и единообразие документов. В этот период были разработаны подробные правила ведения дел, включая формы бланков, порядок составления докладных записок, журналов и отчётов. Документы делились на входящие, исходящие и внутренние. Появились первые архивы ведомств.

Советское делопроизводство (1917–1991)

После Октябрьской революции 1917 года началась унификация делопроизводства в масштабах всего государства. В 1920–1930-е годы были разработаны государственные стандарты на документы (ГОСТы), введены единые формы бланков, инструкции по делопроизводству для учреждений. В 1960–1970-е годы создана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), которая регламентировала все этапы работы с документами: от составления и регистрации до контроля исполнения и архивного хранения. В 1970-е годы появились первые автоматизированные системы управления документами (АСУД).

Современное делопроизводство (с 1991 года)

С распадом СССР и переходом к рыночной экономике делопроизводство претерпело значительные изменения. В 1990-е годы были приняты новые нормативные акты, в том числе «Основные правила работы ведомственных архивов» (1993) и «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ, 1991). С 2000-х годов активно внедряются электронные системы документооборота (СЭД), что привело к появлению электронного делопроизводства. В 2011 году вступил в силу Федеральный закон «Об электронной подписи», легализовавший юридическую значимость электронных документов.

Классификация делопроизводства

Делопроизводство подразделяется на несколько видов в зависимости от масштаба и сферы применения:

• Общее делопроизводство — охватывает все организации и учреждения, независимо от формы собственности. Регулируется государственными стандартами (ГОСТ Р 7.0.97-2016, ГОСТ Р 7.0.8-2013) и Типовой инструкцией по делопроизводству.
• Специальное делопроизводство — применяется в отдельных отраслях (кадровое, бухгалтерское, военное, дипломатическое, судебное). Оно имеет свои специфические правила оформления и хранения документов.
• Электронное делопроизводство — ведение документооборота с использованием информационных систем. Включает создание, передачу, подписание и хранение документов в электронном виде.

Нормативно-правовая база

Делопроизводство в Российской Федерации регулируется комплексом нормативных актов:

• Гражданский кодекс РФ (статьи, касающиеся документов и сделок).
• Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (№ 149-ФЗ).
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ).
• Федеральный закон «Об электронной подписи» (№ 63-ФЗ).
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
• Типовая инструкция по делопроизводству в государственных органах (утверждена Минкультуры России).

Основные этапы работы с документами

Делопроизводство включает несколько последовательных этапов:

Документирование

Создание документа, фиксирующего информацию на материальном носителе (бумажном или электронном). Документирование включает:

• составление проекта документа;
• согласование (визирование) с заинтересованными лицами;
• подписание (утверждение) руководителем;
• регистрацию (присвоение уникального номера и даты).

Документооборот

Движение документов внутри организации и между организациями. Документооборот делится на:

• входящий — поступление документов из внешних источников;
• исходящий — отправка документов адресатам;
• внутренний — перемещение документов между структурными подразделениями.

Оперативное хранение

Размещение документов в текущем архиве (в канцелярии, секретариате или у исполнителя) до их передачи в ведомственный архив или уничтожения. Сроки хранения устанавливаются Перечнем типовых управленческих архивных документов (утверждён Росархивом).

Передача в архив

Документы, имеющие историческую, научную или практическую ценность, передаются на постоянное или временное хранение в государственные или ведомственные архивы. Остальные документы уничтожаются по истечении срока хранения.

Виды документов

В делопроизводстве выделяют несколько основных видов документов:

• Организационно-распорядительные — уставы, положения, приказы, распоряжения, решения, постановления.
• Информационно-справочные — акты, протоколы, докладные записки, справки, письма, телеграммы.
• Кадровые — трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, личные карточки, трудовые книжки.
• Бухгалтерские — счета, накладные, акты выполненных работ, платёжные поручения.
• Договорные — договоры, контракты, соглашения, дополнительные соглашения.

Электронное делопроизводство

С развитием информационных технологий всё больше организаций переходят на электронный документооборот. Электронное делопроизводство обладает рядом преимуществ:

• ускорение обработки документов;
• снижение затрат на бумагу и хранение;
• повышение прозрачности и контроля исполнения;
• возможность удалённого доступа.

Однако оно требует обеспечения юридической значимости электронных документов (с помощью электронной подписи), защиты от несанкционированного доступа и резервного копирования. В государственных органах РФ внедрение электронного документооборота регулируется постановлением Правительства РФ от 22.09.2009 № 754.

Интересные факты

• В России до XVIII века документы часто писались на столбцах — длинных полосах бумаги, склеенных в рулоны. Длина некоторых столбцов превышала 100 метров.
• Первый в России государственный стандарт на оформление документов (ГОСТ) был принят в 1926 году.
• В 2018 году в России вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016, который ввёл обязательные требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов, в том числе к шрифтам и размерам полей.
• Самым старым сохранившимся документом в России считается «Остромирово Евангелие» (1056–1057 годы), которое является не только религиозной книгой, но и образцом древнерусского делопроизводства.

Источники

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ.
2. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
3. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
4. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
5. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
6. Типовая инструкция по делопроизводству в государственных органах (утверждена Минкультуры России).
7. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утверждён Росархивом).