Деловое письмо: правила и стилистика¶
Деловое письмо — это письменный документ, оформляемый в соответствии с установленными нормами и правилами, используемый для официальной переписки между юридическими и физическими лицами, государственными органами и организациями. К деловым письмам относятся служебные письма, протоколы, договоры, приказы, заявления, жалобы, резюме и иные документы, составляемые в официально-деловом стиле русского языка.
¶Официально-деловой стиль
Официально-деловой стиль — это функциональный разновидность литературного языка, используемая в сферах управления, права, дипломатии и делопроизводства. Его основные черты:
- Точность и однозначность формулировок;
- Необходимость и достаточность информации;
- Императивность (предписания, требования);
- Стандартизация структуры и языка документа;
- Объективность изложения, минимизация эмоциональной окраски.
В официально-деловом стиле преобладают простые предложения, книжная лексика, устойчивые канцелярские обороты («в связи с», «на основании», «в соответствии с», «руководствуясь»). Личные местоимения «я» и «ты» практически не употребляются; вместо них используются «заявитель», «подписант», «стороны».
¶Основные виды деловых писем
| Вид | Назначение |
|---|---|
| Служебное письмо | Информирование, запрос, предложение |
| Претензия | Требование об устранении нарушений |
| Заявление | Обращение в организацию или орган |
| Резюме | Представление кандидата на вакансию |
| Сопроводительное письмо | Передача документов или материалов |
| Благодарственное письмо | Признательность за сотрудничество |
¶Правила оформления
¶Реквизиты документа
Стандартное деловое письмо включает обязательные реквизиты:
- Наименование организации-отправителя;
- Дата и регистрационный номер;
- Адресат (кому адресовано);
- Заголовок;
- Текст письма;
- Подпись (должность, фамилия, инициалы);
- Отметка об исполнителе и контактные данные.
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация», текст письма может располагаться на бланке организации, где реквизиты отпечатаны типографским способом.
¶Структура текста
Текст делового письма, как правило, состоит из трёх логических частей:
- Вводная — указание причины написания («В ответ на ваш запрос от…», «В соответствии с договором…»);
- Основная — изложение сути вопроса, предложение, требование;
- Заключительная — просьба, заверение, указание дальнейших действий («Просим рассмотреть в десятидневный срок», «Надеемся на продолжение сотрудничества»).
¶Требования к языку и стилю
¶Лексика
Используются слова и выражения нейтрального и официального регистра: «прошу», «предлагаю», «уведомляю», «направляю», «гарантирую». Следует избегать просторечий, жаргонизмов, эмоционально окрашенных оценок («ужасно», «потрясающе»), а также разговорных сокращений («нормально», «ок»).
¶Синтаксис
Предпочтительны простые распространённые предложения. Сложноподчинённые конструкции допустимы, но не должны затруднять понимание. Категорически не рекомендуется использовать двойные отрицания, канцелярские штампы-«воду» («в связи с тем, что», «имеет место быть»), а также канцелярские клише, не несущие смысловой нагрузки.
¶Тон
Тон делового письма — уважительный, но без излишней вежливости. Формулы вежливости («Благодарим за сотрудничество», «С уважением») употребляются в начале или конце письма. Угрозы, претензии и эмоциональные выпады недопустимы даже в переписке конфликтного характера — претензия излагается сухо, со ссылками на нормативные акты и договорённости.
¶Распространённые ошибки
- Избыточная длина: деловое письмо не должно превышать 1–2 страниц;
- Отсутствие конкретики: расплывчатые формулировки («в ближайшее время», «по возможности») затрудняют исполнение;
- Смешение стилей: вставки разговорной лексики в официальный текст;
- Отсутствие ссылок: на нормативные акты, договоры, ранее направленные документы;
- Грамматические и орфографические ошибки: подрывают доверие к отправителю.
¶Электронная деловая переписка
С развитием цифровых технологий значительная часть деловой переписки ведётся по электронной почте и в системах электронного документооборота. Для электронных писем действуют те же требования к содержанию и стилю, что и для бумажных. Отличия касаются формальных элементов:
- Тема письма должна быть информативной (не «Вопрос», а «Запрос коммерческого предложения по поставке оборудования»);
- Подпись в электронном письме содержит должность, контакты и реквизиты организации;
- Файлы-вложения сопровождаются перечнем в тексте письма;
- Ответ на письмо предпочтительно направлять в той же теме переписки (функция Reply).
¶Правовое значение
Деловое письмо может иметь юридическую силу. Претензии, уведомления о расторжении договора, извещения о недостатках товара и иные документы, направленные в установленном порядке, являются доказательствами в арбитражном судопроизводстве. Поэтому при составлении деловых писем, имеющих правовое значение, рекомендуется использовать услуги юристов и фиксировать факт направления (опись вложения, уведомление о вручении, отметка о получении в системе ЭДО).
Источники:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация»
- Ладыженская Т. А., Тростенцова Л. А. «Деловой русский язык»
- Кожин А. Н. «Деловая речь: практика общения»
- Скворцов Л. И. «Стилистика русского языка»
- Розенталь Д. Э. «Справочник по русскому языку: Практическая стилистика»