Документооборот: понятие, виды, автоматизация¶
Документооборот — это система работы с документами в организации, охватывающая их создание, регистрацию, обработку, движение по подразделениям, хранение и архивное сдачу. Документооборот подразделяется на делопроизводство (официальное оформление и учёт документов) и управление документами как информационными ресурсами. В России порядок документационного обеспечения управления регулируется ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», а также рядом отраслевых нормативов.
¶Виды документооборота
По способу обработки документов выделяют два основных вида:
- Традиционный (бумажный) документооборот — документы существуют в физической форме, перемещаются между сотрудниками на бумажных носителях, подписываются собственноручно и хранятся в картотеках и архивах.
- Электронный документооборот (ЭДО) — документы создаются, подписываются и хранятся в электронной форме с использованием специализированных информационных систем.
По направлению движения документов внутри организации различают:
- Внутренний документооборот — документы, созданные и circulating исключительно внутри организации (приказы, распоряжения, служебные записки, протоколы).
- Внешний документооборот — документы, поступающие от контрагентов или направляемые им (договоры, счета, акты, деловая переписка).
По характеру процессов документооборот делится на первичную обработку (регистрация, сортировка, рассылка), исполнение (движение по согласованию и подписанию), контроль исполнения и архивное хранение.
¶Основные этапы
Типовой цикл работы с документом включает:
- Создание или поступление — подготовка нового документа сотрудником или получение входящего документа по почте, электронной почте или через ЭДО.
- Регистрация — присвоение регистрационного номера, внесение в журнал учёта с указанием даты, автора, темы и срока исполнения.
- Маршрутизация — определение последовательности движения документа: сначала руководителю подразделения, затем на согласование в юридическую службу, финансовую службу и т. д.
- Согласование и подписание — проверка содержания на соответствие законодательству и внутренним правилам, получение виз и подписей уполномоченных лиц.
- Исполнение — фактическое выполнение поручения, зафиксированного в документе.
- Контроль исполнения — отслеживание сроков и результатов исполнения со стороны секретаря или руководства.
- Хранение или уничтожение — сдача документа в архив на установленный срок либо уничтожение по истечении срока хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов (утверждён приказом Росархива).
¶Электронный документооборот
Электронный документооборот базируется на использовании ЭДО-систем, которые обеспечивают создание, подписание, передачу и хранение электронных документов. Ключевое отличие от бумажного процесса — использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), юридически равной собственноручной подписи в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Различают три вида электронной подписи:
- Простая ЭЦП — подтверждает факт формирования подписи определённым лицом; используется для внутренних документов и не подходит для договоров с контрагентами.
- Усиленная неквалифицированная ЭЦП — создаётся с использованием криптографических средств, подтверждает автора и неизменность документа.
- Усиленная квалифицированная ЭЦП — имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись; обязательна для документооборота с государственными органами (например, при сдаче отчётности в ФНС) и для большинства гражданско-правовых договоров.
Крупнейшими российскими операторами ЭДО являются «Диадок» (группа «СКБ Контур»), «СБИС» (Тензор) и «Портал электронного документооборота» (Калуга Астрал). Федеральная налоговая служба поддерживает систему электронного документооборота для сдачи отчётности, а с 2022 года в России действует система «Честный знак» для маркировки товаров, функционирующая на основе ЭДО.
¶Автоматизация документооборота
Автоматизация документооборота осуществляется с помощью систем электронного документооборота (СЭД) и систем управления ресурсами предприятия (ERP). Российские СЭД-системы включают «Дело» (Электронный архив), «Directum», «СБИС», «1С:Документооборот», «Thesis» и другие.
Автоматизация позволяет сократить сроки согласования документов с нескольких дней до нескольких часов, снизить трудозатраты на делопроизводство, исключить потерю документов и обеспечить удобный поиск по архиву. По данным исследований рынка, внедрение ЭДО сокращает затраты на обработку одного документа на 40–60 % по сравнению с бумажным процессом.
¶Нормативная база в России
Основные нормативные акты, регулирующие документооборот в российских организациях:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 — требования к оформлению организационно-распорядительных документов.
- ГОСТ Р 7.0.100-2018 — требования к составлению и оформлению служебных документов.
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
- Перечни типовых управленческих архивных документов, утверждаемые Росархивом.
Для государственных органов и муниципальных учреждений дополнительно действуют требования по использованию ГИС «Электронный бюджет» и системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
¶Значение
Документооборот является неотъемлемой частью управления любой организацией — от малого предприятия до государственного органа. Грамотно построенная система документооборота обеспечивает юридическую защищённость организации, прозрачность процессов, соблюдение сроков и возможность оперативного доступа к информации. Переход от бумажного к электронному документообороту является одним из направлений цифровизации экономики России, поддерживаемым на государственном уровне.
Источники:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Перечень типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Росархива).
- Материалы Минцифры России по вопросам электронного документооборота.