Электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это форма учёта трудовой деятельности и трудового стажа работника в цифровом формате, представляющая собой совокупность сведений о трудовой деятельности, хранящихся в информационной системе Пенсионного фонда Российской Федерации (с 2023 года — Социального фонда России). ЭТК заменила традиционную бумажную трудовую книжку в качестве основного документа, подтверждающего периоды работы, начиная с 2020 года.

История

Концепция перехода к электронному учёту трудового стажа в России начала разрабатываться в конце 2010-х годов. Основными предпосылками стали необходимость упрощения кадрового документооборота, снижения административной нагрузки на работодателей и повышения сохранности данных. Бумажные трудовые книжки, существовавшие с 1938 года, часто терялись, портились или содержали ошибки, что затрудняло подтверждение стажа при назначении пенсии.

Федеральный закон № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» был принят 16 декабря 2019 года. Он вступил в силу 1 января 2020 года, положив начало поэтапному переходу на ЭТК.

С 1 января 2020 года все работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд России (ПФР) в электронном виде. Для работников, которые впервые устроились на работу после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не заводится — все данные о них изначально существуют только в электронном формате.

Правовая основа

Правовое регулирование ЭТК осуществляется на основании:

• Трудового кодекса РФ (статья 66.1 «Сведения о трудовой деятельности»);
• Федерального закона № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования»;
• Постановлений Правительства РФ, регламентирующих порядок передачи и хранения сведений.

Содержание сведений

Электронная трудовая книжка содержит следующие данные о работнике:

• Фамилия, имя, отчество (при наличии);
• Дата рождения;
• Сведения о работодателе (наименование, ИНН, регистрационный номер в СФР);
• Даты приёма на работу, перевода на другую работу, увольнения;
• Должность, профессия, специальность, квалификация;
• Структурное подразделение (при наличии);
• Причина увольнения (со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ);
• Сведения о награждениях (в части, касающейся трудовой деятельности).

В отличие от бумажной трудовой книжки, в ЭТК не вносятся сведения о взысканиях, а также о периодах работы, которые не подтверждены записями в системе (например, работа по гражданско-правовым договорам до 2013 года).

Порядок перехода

Для работников, начавших трудовую деятельность до 2020 года

Работники, имевшие бумажную трудовую книжку на 1 января 2020 года, могли в течение 2020 года (до 31 декабря 2020 года) подать работодателю заявление о выборе формы ведения трудовой книжки:

• Сохранить бумажную — работодатель продолжает вести бумажную книжку, но параллельно обязан передавать сведения в СФР. В этом случае у работника сохраняются две формы учёта.
• Перейти на электронную — работодатель выдаёт работнику бумажную книжку на руки, а с 2021 года ведёт только электронный учёт. Бумажная книжка становится документом, подтверждающим стаж до момента перехода.

Если работник не подал заявление, за ним сохраняется бумажная трудовая книжка (она продолжает вестись наряду с электронной).

Для работников, впервые трудоустроившихся после 1 января 2021 года

Для таких работников бумажная трудовая книжка не заводится. Все сведения о трудовой деятельности формируются исключительно в электронном виде.

Доступ к сведениям

Работник может получить выписку из электронной трудовой книжки несколькими способами:

• Через портал «Госуслуги» — в разделе «Трудовая деятельность»;
• В личном кабинете на сайте СФР (бывший ПФР);
• В многофункциональном центре (МФЦ) — при личном обращении;
• У работодателя — по заявлению в произвольной форме (за три рабочих дня);
• В отделении Социального фонда России — при личном обращении.

Выписка формируется в формате PDF и содержит сведения за весь период работы, зафиксированный в системе. Она заверяется электронной подписью СФР и имеет юридическую силу, равную бумажному документу.

Преимущества и недостатки

Преимущества

• Сохранность данных — информация хранится в централизованной базе СФР и не может быть утеряна, испорчена или подделана.
• Удобство доступа — работник может получить выписку в любое время через интернет, не обращаясь к работодателю.
• Снижение бюрократической нагрузки — работодатели освобождаются от обязанности вести, хранить и выдавать бумажные трудовые книжки (при переходе на ЭТК).
• Оперативность — сведения о приёме и увольнении передаются в СФР в течение одного рабочего дня.
• Прозрачность — данные о трудовой деятельности автоматически учитываются при назначении пенсии, что снижает риск ошибок.

Недостатки

• Зависимость от цифровой инфраструктуры — доступ к данным возможен только при наличии интернета или через МФЦ/СФР.
• Риски технических сбоев — возможны ошибки в передаче данных, временная недоступность сервисов.
• Неполнота данных для старых периодов — сведения о работе до 2020 года не вносятся в ЭТК автоматически; их необходимо подтверждать бумажной трудовой книжкой или архивными справками.
• Необходимость контроля — работник должен самостоятельно проверять корректность внесённых данных, так как ошибки работодателя могут повлиять на пенсионные права.

Ответственность работодателей

Работодатели обязаны:

• Передавать сведения о трудовой деятельности в СФР не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным (для приёма и увольнения — не позднее следующего рабочего дня).
• Предоставлять работнику выписку из ЭТК по его требованию.
• В случае перехода работника на ЭТК — выдать ему бумажную трудовую книжку на руки.

За нарушение сроков или непредоставление сведений предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц — от 300 до 500 рублей, для юридических лиц — от 300 до 500 рублей за каждый случай).

Сравнение с бумажной трудовой книжкой

Перспективы развития

С 2023 года Социальный фонд России (СФР) продолжает развитие системы электронного учёта. Планируется:

• Расширение перечня сведений, включаемых в ЭТК (например, данные о работе по совместительству, периодах обучения);
• Интеграция с другими государственными информационными системами (например, с порталом «Работа в России»);
• Упрощение процедуры подтверждения стажа для граждан, работавших до 2020 года, за счёт оцифровки архивных данных.

Электронная трудовая книжка является частью более широкой цифровой трансформации системы социального обеспечения в России, направленной на автоматизацию учёта и повышение качества государственных услуг.

Источники

• Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
• Трудовой кодекс Российской Федерации (статья 66.1)
• Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования»
• Постановление Правительства РФ от 26.04.2020 № 590 «О порядке формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
• Официальный сайт Социального фонда России (sfr.gov.ru)
• Портал государственных услуг Российской Федерации (gosuslugi.ru)