Электронные карточки учёта выдачи СИЗ¶
Карточка учёта выдачи средств индивидуальной защиты — это документ установленной формы, в котором работодатель фиксирует факт выдачи работникам средств индивидуальной защиты (СИЗ), их наименование, количество, сроки носки и дату возврата. Согласно действующему законодательству Российской Федерации, ведение карточек учёта допускается как в бумажной, так и в электронной форме при соблюдении ряда обязательных требований.
¶Правовая основа
Требования к учёту выдачи СИЗ установлены:
- Трудовым кодексом РФ (статья 221) — работодатель обязан обеспечить бесплатную выдачу работникам СИЗ в соответствии с типовыми нормами;
- Приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 767н «Об утверждении Правил обеспечения работников средствами индивидуальной защиты» — данный документ заменил ранее действовавшие Правила, утверждённые приказом Минздравсоцразвития России от 01.12.2009 № 987н;
- ГОСТ 12.4.011-89 «Средства индивидуальной защиты работников. Общие требования к средствам индивидуальной защиты и методы испытаний» — устанавливает общие требования к СИЗ.
Приказ № 767н прямо предусматривает, что карточки учёта выдачи СИЗ могут вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Это положение закреплено в пункте 29 Правил, утверждённых данным приказом.
¶Условия ведения в электронной форме
Для того чтобы электронная карточка учёта выдачи СИЗ имела такую же юридическую силу, как и бумажная, работодатель должен соблюсти следующие условия:
- Достоверность и неизменяемость данных. Информация, внесённая в электронную карточку, должна быть защищена от несанкционированного изменения и удаления. Рекомендуется использовать системы с журналированием действий (логированием), которые фиксируют, кто и когда вносил изменения.
- Электронная подпись. Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. Рекомендуется использовать именно квалифицированную ЭП, так как она обеспечивает максимальную юридическую защиту.
- Обеспечение доступа к информации. Работник должен иметь возможность ознакомиться со своей карточкой учёта. В электронном формате это может быть реализовано через личный кабинет сотрудника, распечатку или иным способом, обеспечивающим доступ.
- Соответствие требованиям к хранению. Электронные документы должны храниться в течение установленного законом срока (как правило, не менее 45 лет для документов по охране труда) и быть доступными для проверяющих органов.
¶Преимущества электронного формата
Переход на электронные карточки учёта выдачи СИЗ имеет ряд объективных преимуществ:
- Автоматизация расчётов. Система автоматически рассчитывает сроки носки СИЗ, формирует напоминания о предстоящей замене и контролирует соблюдение типовых норм.
- Снижение трудозатрат. Отпадает необходимость ведения бумажных журналов и ручного заполнения карточек.
- Удобство поиска и анализа. Электронная база позволяет быстро находить информацию по конкретному работнику, подразделению или виду СИЗ.
- Сокращение ошибок. Автоматические проверки снижают вероятность ошибок при ведении учёта.
- Экономия бумаги. Переход на электронный документооборот сокращает расходы на бумагу, печать и хранение бумажных архивов.
¶Практические рекомендации
При переходе на электронные карточки учёта выдачи СИЗ работодателю рекомендуется:
- разработать и утвердить внутренний регламент ведения электронного учёта;
- обеспечить обучение ответственных лиц работе с системой;
- организовать резервное копирование данных;
- проводить периодические сверки электронных данных с фактическим наличием СИЗ;
- при проведении проверок трудовой инспекции предоставлять распечатки электронных карточек, заверенные электронной подписью.
¶Ответственность
Ведение карточек учёта выдачи СИЗ в ненадлежащей форме (в том числе отсутствие учёта или его ведение с нарушениями) может повлечь за собой административную ответственность по статье 5.27.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Штрафы для юридических лиц составляют от 50 000 до 200 000 рублей за нарушение требований охраны труда.
Источники:
- Трудовой кодекс Российской Федерации
- Приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 767н
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
- Кодекс РФ об административных правонарушениях
- ГОСТ 12.4.011-89