Форма № КО-1¶

Форма № КО-1 — это унифицированная форма первичной учётной документации, предназначенная для оформления поступления наличных денежных средств в кассу организации или индивидуального предпринимателя. Документ представляет собой приходный кассовый ордер (ПКО), который подтверждает факт внесения наличных денег в кассу и служит основанием для оприходования денежных средств в бухгалтерском учёте. Форма утверждена постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 18 августа 1998 года № 88 (в редакции последующих изменений) и входит в альбом унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций.

¶Назначение и правовая основа

Основное назначение формы № КО-1 — документальное оформление приёма наличных денег в кассу. Она применяется юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими наличные расчёты с населением или контрагентами. ПКО является обязательным документом при:

внесении выручки от реализации товаров, работ или услуг;
возврате неиспользованных подотчётных сумм;
поступлении займов, кредитов или вкладов в уставный капитал;
получении платежей от покупателей или заказчиков;
других операциях, связанных с поступлением наличных.

Правовая основа применения формы № КО-1 закреплена в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, утверждённых постановлением Госкомстата России № 88. С 1 января 2013 года, после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», применение унифицированных форм не является строго обязательным, однако форма № КО-1 продолжает широко использоваться в практике как удобный и привычный шаблон. Организация может разработать собственный бланк приходного кассового ордера, но он должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством.

¶Структура и реквизиты формы

Форма № КО-1 состоит из двух частей: непосредственно приходного кассового ордера и отрывной квитанции к нему. Обе части заполняются одновременно и имеют одинаковый номер, который присваивается документу в хронологическом порядке. Квитанция после оформления ордера выдаётся лицу, внёсшему деньги, в качестве подтверждения приёма наличных.

¶Основные реквизиты приходного кассового ордера

Наименование организации — полное или сокращённое наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя.
Код по ОКПО — идентификационный код организации в Общероссийском классификаторе предприятий и организаций.
Структурное подразделение — указывается при наличии филиалов, отделов или иных обособленных подразделений.
Номер документа — порядковый номер ПКО, присваиваемый в соответствии с внутренним документооборотом.
Дата составления — дата, когда наличные деньги были приняты в кассу.
Дебет — номер счёта бухгалтерского учёта, на который оприходуются денежные средства (обычно счёт 50 «Касса»).
Кредит — номер счёта, с которого поступили деньги (например, счёт 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» или счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами»).
Сумма — цифрами и прописью указывается сумма принятых наличных.
Код целевого назначения — заполняется при поступлении средств целевого финансирования.
Принято от — фамилия, имя, отчество (при наличии) физического лица или наименование контрагента, внёсшего деньги.
Основание — краткое описание операции (например, «выручка от реализации товаров», «возврат подотчётной суммы»).
Сумма — прописью указывается сумма, включая копейки.
В том числе — сумма налога на добавленную стоимость (НДС), если операция облагается НДС; при отсутствии налога делается запись «без НДС».
Приложение — перечень прилагаемых документов (например, счёт, договор, кассовый чек).
Подписи — подпись главного бухгалтера или бухгалтера, а также кассира, принявшего деньги.

¶Реквизиты квитанции

Квитанция к приходному кассовому ордеру содержит те же данные, что и ордер, за исключением подписей. На квитанции проставляется печать (штамп) организации или индивидуального предпринимателя, а также подпись кассира. Квитанция выдаётся вносителю денег на руки.

¶Порядок заполнения

Заполнение формы № КО-1 регламентируется Указаниями по применению и заполнению форм первичной учётной документации. Документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в электронном виде с последующей распечаткой. Основные правила:

Все реквизиты должны быть заполнены разборчиво, без исправлений и помарок. Исправления в приходном кассовом ордере не допускаются; при ошибке документ переоформляется.
Сумма прописью пишется с заглавной буквы, копейки указываются цифрами.
Дата составления должна соответствовать дате фактического приёма денег.
Номер документа присваивается в порядке возрастания с начала календарного года.
При приёме денег от физического лица в строке «Принято от» указываются его фамилия, имя, отчество (при наличии) и паспортные данные, если это предусмотрено внутренними правилами.
При наличии приложений (например, копия договора или счёт) они перечисляются в строке «Приложение».

¶Учёт и хранение

Приходные кассовые ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Журнал ведётся в хронологическом порядке и позволяет контролировать движение денежных средств в кассе. ПКО хранятся в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле (не менее 5 лет после отчётного года, а при отсутствии проверок — до ликвидации организации).

¶Особенности для индивидуальных предпринимателей

Индивидуальные предприниматели, применяющие специальные налоговые режимы (например, упрощённую систему налогообложения или патентную систему), могут не вести кассовую книгу и не оформлять приходные кассовые ордера, если они соблюдают порядок ведения учёта доходов и расходов, установленный Налоговым кодексом РФ. Однако при осуществлении наличных расчётов с использованием контрольно-кассовой техники (ККТ) ПКО может потребоваться для оприходования выручки, полученной через кассовый аппарат. В случае, если предприниматель принимает наличные без применения ККТ (например, от других предпринимателей или организаций), оформление формы № КО-1 обязательно.

¶Электронный документооборот

С развитием цифровых технологий форма № КО-1 может быть создана и подписана в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Такие документы приравниваются к бумажным и имеют одинаковую юридическую силу. Электронные ПКО хранятся в информационных системах организации и могут быть представлены при проверках налоговых органов.

¶Ответственность за нарушения

Неоприходование наличных денег в кассу, отсутствие или неправильное оформление приходных кассовых ордеров влечёт административную ответственность по статье 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ). Штраф для должностных лиц составляет от 4 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей. Нарушениями считаются:

неоприходование (неполное оприходование) в кассу наличных денег;
несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита.

BFOmetr — база данных и аналитика по компаниям России.

На главную BFOmetr →