Расчёты с подотчётными лицами

Расчёты с подотчётными лицами — это совокупность бухгалтерских и кассовых операций, связанных с выдачей сотрудникам организации денежных средств под отчёт на определённые цели (хозяйственные нужды, командировочные расходы, представительские расходы) и последующим предоставлением ими авансового отчёта о произведённых тратах. Данный участок учёта регулируется нормативными актами, в первую очередь Указанием Банка России о порядке ведения кассовых операций, и является обязательным элементом финансового контроля на предприятии.

Правовая основа и нормативное регулирование

В Российской Федерации порядок расчётов с подотчётными лицами регламентируется несколькими ключевыми документами. Основным является Указание Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Также значимую роль играют Трудовой кодекс РФ (в части командировок), Налоговый кодекс РФ (в части признания расходов для налогообложения) и внутренние локальные акты организации (положение о подотчётных лицах, приказы руководителя).

Согласно законодательству, подотчётным лицом может быть только работник организации, с которым заключён трудовой договор. Выдача денег лицам, не состоящим в штате (например, внештатным сотрудникам по договору ГПХ), не допускается, если иное не предусмотрено локальными актами.

Виды подотчётных сумм

Подотчётные средства могут выдаваться на несколько основных целей:

• Командировочные расходы — оплата проезда, проживания, суточные и иные расходы, связанные со служебной командировкой. Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным актом.
• Хозяйственные нужды — приобретение канцелярских товаров, строительных материалов, ГСМ, оплата мелкого ремонта, услуг связи и прочих текущих нужд организации.
• Представительские расходы — затраты на проведение официальных приёмов, переговоров, деловых встреч с контрагентами.
• Расходы на приобретение товаров (работ, услуг) у физических лиц или организаций, не имеющих расчётных счетов (например, на рынках).

Порядок выдачи денег под отчёт

Выдача наличных денег под отчёт осуществляется на основании письменного заявления работника, составленного в произвольной форме, или на основании приказа руководителя. В заявлении указываются цель, сумма и срок, на который выдаются средства. Руководитель ставит резолюцию, после чего бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер.

С 30 ноября 2020 года (после изменений в Указании № 3210-У) отменено обязательное требование о том, что подотчётное лицо не должно иметь задолженности по предыдущим авансам. Однако многие организации сохраняют это правило во внутренних регламентах для усиления контроля.

Выдача средств может производиться как наличными из кассы, так и перечислением на банковскую карту сотрудника. В последнем случае оформляется платёжное поручение, а в учёте делается проводка: Дебет 71 «Расчёты с подотчётными лицами» Кредит 50 «Касса» (или 51 «Расчётный счёт»).

Авансовый отчёт

После выполнения поручения подотчётное лицо обязано в течение трёх рабочих дней (срок может быть увеличен локальным актом, но не более чем на срок командировки) предоставить в бухгалтерию авансовый отчёт по форме № АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55) или по самостоятельно разработанной форме, утверждённой учётной политикой.

К авансовому отчёту прилагаются оправдательные документы:

• кассовые и товарные чеки;
• квитанции к приходным кассовым ордерам;
• счета-фактуры;
• проездные билеты;
• счета из гостиниц;
• договоры и акты выполненных работ (при приобретении товаров у физических лиц).

Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, соответствие сумм лимитам, правильность оформления документов. После проверки авансовый отчёт утверждается руководителем организации. На основании утверждённого отчёта делаются бухгалтерские проводки: Дебет счетов учёта затрат (20, 26, 44 и др.) Кредит 71 — на сумму принятых расходов.

Возврат неиспользованных средств и перерасход

Если подотчётное лицо израсходовало меньше полученной суммы, остаток денег подлежит возврату в кассу организации (или на расчётный счёт) в течение того же трёхдневного срока. Возврат оформляется приходным кассовым ордером.

Если же фактически потрачено больше, чем было выдано, возникает перерасход. В этом случае организация возмещает сотруднику разницу. Выдача перерасхода производится на основании утверждённого авансового отчёта и оформляется расходным кассовым ордером или перечислением на карту.

Бухгалтерский учёт

Для учёта расчётов с подотчётными лицами используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Сальдо по дебету показывает задолженность подотчётного лица перед организацией (не возвращённые авансы), по кредиту — задолженность организации перед работником (перерасход).

Основные проводки:

• Дт 71 Кт 50 (51) — выдача аванса под отчёт.
• Дт 10 (08, 20, 26, 44 и др.) Кт 71 — принятие к учёту расходов согласно авансовому отчёту.
• Дт 50 (51) Кт 71 — возврат неиспользованного остатка.
• Дт 71 Кт 50 (51) — возмещение перерасхода.

Аналитический учёт ведётся по каждому подотчётному лицу. Сальдо по счёту 71 может быть как дебетовым, так и кредитовым, но в целом по организации оно должно быть дебетовым (если нет массовых перерасходов).

Налоговые аспекты

Расходы, произведённые через подотчётных лиц, признаются в налоговом учёте при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения. Для налога на прибыль такие расходы уменьшают налогооблагаемую базу (например, командировочные, представительские, хозяйственные).

НДС по приобретённым товарам (работам, услугам) принимается к вычету при наличии счёта-фактуры, оформленного на организацию. Если чек выдан на физическое лицо (подотчётника), то вычет НДС невозможен (за исключением случаев, когда чек содержит реквизиты организации).

НДФЛ и страховые взносы не начисляются на суммы, выданные под отчёт, при условии, что они подтверждены документально и не превышают установленных норм (например, суточные в пределах 700 рублей в день по России и 2500 рублей за границу). Сверхнормативные суммы облагаются НДФЛ и взносами в общеустановленном порядке.

Особенности и риски

Основные риски при расчётах с подотчётными лицами связаны с нарушением сроков предоставления отчётов, нецелевым использованием средств, отсутствием оправдательных документов. В таких случаях сумма невозвращённого аванса может быть признана доходом работника и облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Для минимизации рисков рекомендуется:

• утвердить положение о подотчётных лицах, где чётко прописаны цели, лимиты, сроки;
• вести реестр выданных авансов;
• регулярно проводить инвентаризацию расчётов с подотчётными лицами;
• использовать корпоративные карты для контроля расходов.

Интересные факты

• В дореволюционной России подотчётные суммы выдавались «под расписку» и контролировались ревизионными комиссиями.
• С 2014 года в РФ разрешено выдавать под отчёт средства на банковские карты сотрудников, что существенно упростило учёт и ускорило расчёты.
• В некоторых крупных компаниях внедрены автоматизированные системы, которые блокируют выдачу нового аванса, если предыдущий отчёт не сдан в срок.