Как подписать конверт¶
Подписывание конверта — это оформление адресной стороны почтового отправления, включающее указание адреса получателя, обратного адреса отправителя и подписи отправителя. Правила оформления корреспонденции в России регламентируются нормативными актами Почты России и общепринятыми деловыми стандартами.
¶Общие правила
Адрес на конверте пишется на лицевой стороне (обычно на клапане или в центральной части). Адрес получателя размещается в правом нижнем углу, обратный адрес отправителя — в левом верхнем углу. Почтовый индекс получателя указывается в отведённом под штрихкод поле, если используется стандартный конверт формата C4 или C5 с типографской разметкой.
При заполнении адреса рекомендуется использовать печатные буквы, чтобы избежать двусмысленности при машинной сортировке. Почта России рекомендует писать адрес в следующем порядке:
- индекс;
- страна (для международных отправлений);
- область, край, республика;
- город или населённый пункт;
- улица, проспект, переулок;
- номер дома, корпуса, квартиры;
- фамилия, имя, отчество получателя.
¶Что писать в графе «подпись»
Подпись на конверте — это обозначение отправителя. В деловой переписке в графе подписи указывается наименование организации, должность и фамилия ответственного лица либо фамилия, имя и отчество частного отправителя. Подпись размещается под обратным адресом или в отведённом поле «От кого».
В официальной корреспонденции подпись содержит:
- наименование организации (полное или сокращённое);
- фамилию, имя, отчество руководителя или уполномоченного лица;
- должность — при необходимости.
Для частных писем достаточно указать фамилию, имя и отчество отправителя. Анонимная корреспонденция, как правило, не доставляется, за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством.
¶Подпись под получением
Отдельный вид подписи — роспись в получении. Она ставится получателем на почтовом уведомлении или на бланке вручения при получении заказного письма, посылки или денежного перевода. Подпись под получением подтверждает факт вручения отправления и является основанием для закрытия почтового идентификатора.
В уведомлении о вручении получатель указывает фамилию, инициалы, дату получения и ставит собственноручную подпись. Если получение оформляется на юридическое лицо, подпись заверяется печатью организации.
¶Подпись на почтовом бланке
При отправке заказных писем и посылок заполняется почтовый бланк (бланк ф. 108 или его электронный аналог). В бланке предусмотрены поля «Отправитель» и «Получатель», а также графа для подписи отправителя. Подпись на бланке удостоверяет достоверность указанных сведений и необходима для идентификации отправителя при возврате или спорных ситуациях.
¶Международные отправления
При отправке за рубеж адрес пишется латиницей на языке страны назначения, обратный адрес — на русском и латинице. Подпись отправителя дублируется латиницей. Таможенная декларация (для посылок) подписывается отправителем и содержит его контактные данные.
¶Электронная подпись
Для юридически значимой электронной переписки применяется электронная цифровая подпись (ЭЦП). Подписание электронного письма или документа ЭЦП подтверждает авторство и неизменность содержимого. В России порядок использования ЭЦП регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года.
¶Частые ошибки
- Отсутствие обратного адреса — при невозможности доставки письмо будет возвращено без уведомления отправителя.
- Неразборчивый почерк — основная причина ошибок при сортировке.
- Неверный порядок элементов адреса — затрудняет машинную обработку.
- Отсутствие подписи на заказном отправлении — бланк может быть не принят оператором.
Источники:
- Правила оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 24.03.2006 № 160
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
- Регламент оказания услуг почтовой связи, ПАО «Почта России»