Кассовая книга — порядок ведения и учёта¶

Кассовая книга — это обязательный учётный документ (регистр), в котором в хронологической последовательности отражаются все поступления и выдачи наличных денежных средств организации или индивидуального предпринимателя. Кассовая книга фиксирует операции прихода и расхода наличности, служит первичным учётным документом и применяется для контроля за сохранностью денежных средств.

¶Нормативное регулирование

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации регулируется Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Данный документ определяет правила оформления приходных и расходных кассовых ордеров, ведения кассовой книги, лимита остатка наличности и расчётов с подотчётными лицами.

До 1 июня 2014 года действовало Положение Банка России от 12.10.2011 № 373-П, утратившее силу. Ранее порядок ведения кассовых операций регулировался Порядком, утверждённым Письмом Центробанка РФ от 04.10.1993 № 18.

¶Форма и содержание

Форма кассовой книги (форма № КО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, учёта результатов инвентаризации, применения регистров бухгалтерского учёта». Бланк включает:

• титульный лист с указанием наименования организации, кода по ОКПО, периода ведения (номера и года);
• страницы с графами: «Дата операции», «Номер документа», «Содержание операции», «Сальдо на начало периода», «Приход», «Расход», «Сальдо на конец периода».

Каждая строка заполняется на основании приходных кассовых ордеров (ПКО) и расходных кассовых ордеров (РКО), которые оформляются ответственным лицом (кассиром) при каждой операции с наличными средствами. В строке «Содержание операции» указывается, от кого получены или кому выданы денежные средства, на какие цели.

¶Порядок ведения

Кассовую книгу ведёт кассир организации. В случае отсутствия в штате должности кассира обязанности по ведению книги может исполнять иное уполномоченное лицо, о чём издаётся соответствующий приказ. При этом руководитель не имеет права вести кассовую книгу одновременно с исполнением обязанностей бухгалтера.

Записи в кассовую книгу вносятся на основании оформленных и подписанных кассовых ордеров. В конце рабочего дня кассир подводит итоги за день, выводит остаток наличных денежных средств и передаёт отрывные листы («Расходный ордер» и «Приходный ордер») вместе с документами бухгалтеру под подпись. Отрывные листы являются основанием для проверки записей бухгалтером.

Каждая страница кассовой книги нумеруется, прошивается и опечатывается сургучной печатью или опломбируется. На последней странице делается запись о количестве листов, подпись ответственного лица и руководителя. Исправления в книге допускаются только с разрешения кассира и бухгалтера с указанием фамилий лиц, внесших исправления.

¶Электронная кассовая книга

С 2014 года организации вправе вести кассовую книгу в электронном виде. При этом записи в электронной книге должны обеспечивать защиту от несанкционированного доступа, изменений и удалений. Исправления в электронной книге должны быть отслеживаемы (с указанием даты, времени и автора правки). В конце рабочего дня электронная книга распечатывается, прошивается и опечатывается в общем порядке.

¶Особенности ведения у индивидуальных предпринимателей

Субъекты малого предпринимательства и индивидуальные предприниматели могут вести кассовую книгу в упрощённом порядке. В частности, ИП вправе не устанавливать лимит остатка наличности, не оформлять приходные и расходные кассовые ордера и не вести кассовую книгу, если ведётся налоговый учёт доходов и расходов или хозяйственный учёт (п. 1 Указания № 3210-У). При этом обязанность по ведению кассовой книги сохраняется за юридическими лицами.

¶Ответственность за нарушения

За нарушение порядка ведения кассовых операций, в том числе несоблюдение лимита остатка наличности, непредставление кассовой книги и отчётности по кассовым операциям, на должностных лиц и организации налагаются штрафы по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Размер штрафа для должностных лиц составляет от 4 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

¶Хранение

Кассовые книги хранятся в организации в течение пяти лет, если иные сроки не установлены законодательством. По истечении срока хранения документы могут быть уничтожены в установленном порядке.

Источники:

• Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У
• Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88
• Кодекс РФ об административных правонарушениях, статья 15.1