Приходный ордер

Приходный ордер — это первичный учётный документ, который оформляется при поступлении материальных ценностей, денежных средств или иных активов на предприятие (в организацию). Документ служит основанием для оприходования (принятия к учёту) поступивших ценностей и подтверждает факт совершения хозяйственной операции. В зависимости от сферы применения различают приходные кассовые ордера (ПКО) и приходные ордера на товарно-материальные ценности (ТМЦ).

История и нормативная база

Приходный ордер как элемент бухгалтерского учёта возник с развитием систематизированного документооборота в торговле и промышленности. В Российской империи приходные документы использовались в купеческих книгах и казённых учреждениях. В СССР с 1920-х годов была введена унифицированная форма приходного ордера, которая закреплялась в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации.

В современной России порядок применения приходных ордеров регулируется:

• Федеральным законом от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»;
• Положением по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ (утверждено приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года № 34н);
• Указаниями Банка России (для кассовых операций), в частности Указанием от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»;
• Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года № 88 (для унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций).

Виды приходных ордеров

Приходный кассовый ордер (ПКО)

Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) — документ, оформляемый при поступлении наличных денег в кассу организации. Применяется для учёта наличных поступлений от покупателей, возврата подотчётных сумм, взносов учредителей, выручки от реализации товаров (работ, услуг) и других операций.

Структура ПКО:

• Наименование организации и структурного подразделения (при наличии);
• Номер документа и дата составления;
• Корреспондирующий счёт (дебет счёта 50 «Касса»);
• Сумма цифрами и прописью;
• Основание для поступления (например, «оплата по договору №...», «возврат неиспользованного аванса»);
• Подписи главного бухгалтера и кассира;
• Отметка о получении денег (подпись получателя, дата);
• Квитанция к ПКО (отрывная часть) — выдаётся лицу, внёсшему деньги, как подтверждение приёма.

Порядок оформления:

• ПКО заполняется в момент поступления денег или непосредственно после него;
• Исправления в кассовых документах не допускаются (за исключением случаев, установленных законом);
• Квитанция к ПКО отрывается и передаётся вносителю денег;
• ПКО регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Приходный ордер на товарно-материальные ценности

Приходный ордер на ТМЦ (форма № М-4) — документ, используемый для учёта материалов, товаров, сырья, оборудования, поступающих от поставщиков или из других источников. Применяется на складах и в производственных подразделениях.

Структура ордера на ТМЦ:

• Наименование организации и склада;
• Номер и дата составления;
• Данные о поставщике (наименование, ИНН, адрес);
• Номер и дата сопроводительного документа (накладная, счёт-фактура);
• Сведения о товаре: наименование, единица измерения, количество (фактически принятое), цена, сумма;
• Подписи материально ответственного лица (кладовщика, заведующего складом) и представителя отдела снабжения (или бухгалтера);
• Отметка о принятии на учёт.

Порядок оформления:

• Составляется в день фактического поступления товаров на склад;
• При несоответствии фактического количества или качества товара данным сопроводительных документов составляется акт приёмки (форма № М-7);
• Ордер может быть заменён штампом на сопроводительном документе (например, на товарной накладной) с указанием даты, количества и подписи кладовщика — это допускается при отсутствии расхождений.

Другие виды приходных ордеров

В зависимости от специфики деятельности организации могут применяться:

• Приходный ордер на основные средства — для учёта поступления объектов основных средств (зданий, оборудования, транспортных средств);
• Приходный ордер на нематериальные активы — для учёта поступления патентов, лицензий, товарных знаков;
• Приходный ордер на денежные документы — для учёта почтовых марок, векселей, путёвок;
• Приходный ордер на валютные средства — для учёта поступления наличной иностранной валюты в кассу.

Функции и значение приходного ордера

Приходный ордер выполняет несколько ключевых функций в системе бухгалтерского и управленческого учёта:

1. Документальное подтверждение факта хозяйственной операции — фиксирует момент поступления ценностей или денег, что необходимо для достоверного отражения операций в учётных регистрах.
2. Основание для бухгалтерских проводок — на основании ПКО делается запись по дебету счёта 50 «Касса» (или 10 «Материалы», 41 «Товары» и т.д.) и кредиту соответствующих счетов (62 «Расчёты с покупателями», 71 «Расчёты с подотчётными лицами», 60 «Расчёты с поставщиками»).
3. Контроль сохранности ценностей — ордер позволяет отслеживать движение материальных и денежных средств, выявлять недостачи или излишки.
4. Юридическая защита — при спорах с контрагентами или налоговыми органами приходный ордер служит доказательством совершения операции.
5. Основание для налогового учёта — для признания расходов и доходов при расчёте налога на прибыль, НДС и других налогов.

Требования к оформлению

Приходный ордер должен содержать обязательные реквизиты, установленные статьёй 9 Федерального закона № 402-ФЗ:

• Наименование документа;
• Дату составления;
• Наименование экономического субъекта (организации);
• Содержание факта хозяйственной жизни;
• Величину натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения;
• Наименование должности лица (лиц), совершившего операцию и ответственного за её оформление;
• Подписи указанных лиц с расшифровками.

Документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в электронном виде (с использованием электронной подписи). Исправления в приходных кассовых ордерах запрещены; в товарных ордерах допускаются оговорённые исправления, заверенные подписями ответственных лиц.

Автоматизация и электронный документооборот

С развитием информационных технологий приходные ордера всё чаще формируются в автоматизированных системах бухгалтерского учёта (1С:Предприятие, SAP, Oracle, «Парус» и др.). Электронные приходные ордера могут подписываться усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и передаваться через системы электронного документооборота (ЭДО). В этом случае бумажный носитель не требуется, если иное не установлено договором или законодательством.

Особенности для индивидуальных предпринимателей и малого бизнеса

Согласно Указанию Банка России № 3210-У, индивидуальные предприниматели (ИП) и субъекты малого предпринимательства могут не оформлять кассовые документы (в том числе приходные кассовые ордера) при условии ведения учёта доходов и расходов в упрощённом порядке. Однако при работе с наличными деньгами (например, при приёме выручки от покупателей) ПКО обязателен, если ИП не применяет контрольно-кассовую технику (ККТ) в случаях, предусмотренных законом.

Ответственность за нарушение правил оформления

Неправильное оформление или отсутствие приходного ордера может повлечь:

• Административную ответственность по статье 15.11 КоАП РФ (грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учёта) — штраф на должностных лиц от 5 000 до 10 000 рублей;
• Налоговые санкции — при невозможности подтвердить расходы или доходы;
• Гражданско-правовые последствия — при спорах с контрагентами.

Интересные факты

• В дореволюционной России приходные ордера часто назывались «приходными книгами» или «приходными тетрадями», которые велись вручную и заверялись печатью.
• В СССР унифицированная форма ПКО (КО-1) была введена в 1930-х годах и практически не менялась до 1990-х годов.
• В некоторых странах (например, в США) аналогом приходного кассового ордера является «cash receipt» (кассовая квитанция), но требования к его оформлению могут отличаться.
• С 2014 года в России разрешено вести кассовые документы в электронном виде без дублирования на бумаге, если это предусмотрено учётной политикой организации.

Источники

1. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
2. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
3. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, по учёту результатов инвентаризации».
4. Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».
5. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (статья 15.11).
6. Методические указания по бухгалтерскому учёту материально-производственных запасов (утверждены приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).