Коллежское делопроизводство

Коллежское делопроизводство — это система ведения документации и организации работы с документами, установленная в государственных учреждениях Российской империи в XVIII веке, в период правления Петра I и его преемников. Она пришла на смену приказному (столбцовому) делопроизводству и стала первым шагом к созданию единой, регламентированной системы управления документами в масштабах всего государства. Основой коллежского делопроизводства стали принципы коллегиальности (принятия решений советом должностных лиц), строгой иерархии и формализации всех процессов, что было закреплено в «Генеральном регламенте» 1720 года.

История возникновения

Предпосылки реформы

К началу XVIII века система приказов, доставшаяся в наследство от Московского царства, перестала отвечать потребностям быстро растущего и модернизирующегося государства. Приказное делопроизводство отличалось крайней медлительностью, отсутствием единых стандартов оформления документов, а также неэффективностью из-за личной ответственности одного начальника (судьи приказа) за все решения. Столбцовая форма хранения документов (свитки) была крайне неудобна для поиска и использования информации.

Реформы Петра I

В рамках административной реформы 1717–1721 годов Пётр I заменил устаревшие приказы коллегиями — центральными органами отраслевого управления. Новая система управления требовала и нового подхода к документированию. В 1720 году был издан «Генеральный регламент» (или «Устав коллегий»), который стал первым в истории России всеобъемлющим законодательным актом, регламентирующим организацию работы государственных учреждений, включая правила ведения делопроизводства. Этот документ, во многом скопированный с шведских и немецких образцов, заложил основы коллежского делопроизводства на полтора столетия вперёд.

Основные принципы и структура

Коллегиальность

В отличие от приказной системы, где решения принимал единолично судья, в коллегиях решения принимались большинством голосов на заседаниях присутствия (совета) коллегии. В состав присутствия входили президент, вице-президент, несколько советников и асессоров. Каждый член коллегии имел право голоса, а решение оформлялось протоколом. Это должно было снизить риск злоупотреблений и повысить обоснованность решений.

Иерархия и структура учреждения

«Генеральный регламент» чётко определил структуру коллегии. Она состояла из двух основных частей:

• Присутствие — высший орган, где принимались решения.
• Канцелярия — исполнительный орган, занимавшийся подготовкой документов, их оформлением, регистрацией и хранением. Канцелярией руководил секретарь, которому подчинялись нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты и другие чиновники.

Регламентация документооборота

Впервые в российской практике были детально прописаны все этапы движения документа: от его поступления в учреждение до отправки или сдачи в архив. Каждый этап фиксировался в специальных журналах и книгах.

Виды документов и их оформление

Коллежское делопроизводство ввело строгую классификацию документов, каждый из которых имел свою форму и назначение. Основными видами стали:

• Указы — документы, исходящие от вышестоящих органов (Сената, монарха) к нижестоящим.
• Рапорты и доношения — документы, направляемые из нижестоящих учреждений в вышестоящие.
• Протоколы — записи заседаний присутствия коллегии, фиксирующие ход обсуждения и принятые решения.
• Журналы — повседневные записи о входящих и исходящих документах, а также о событиях в учреждении.
• Реестры — описи документов, хранящихся в деле.
• Выписки — краткие изложения содержания документов, используемые для подготовки решений.
• Промемории — официальные письма между равными по статусу учреждениями.
• Ведомости — сводные статистические или финансовые отчёты.

Оформление на бумаге

Важнейшим нововведением стал переход от столбцовой формы к тетрадной (книжной). Документы стали писать на отдельных листах бумаги, которые затем сшивались в тетради или книги. Каждый лист имел стандартный формат. Текст писался на одной стороне листа (оборотная сторона использовалась для пометок и резолюций). Были введены обязательные реквизиты: дата, номер, подпись, печать. Особое внимание уделялось чистоте и разборчивости почерка.

Процесс движения документов

Процесс работы с документом в коллегии был строго регламентирован и состоял из нескольких этапов:

1. Поступление. Входящий документ регистрировался в журнале у актуариуса или регистратора.
2. Рассмотрение. Документ передавался секретарю, который готовил по нему справку и проект решения, а затем докладывал его на заседании присутствия.
3. Принятие решения. На заседании присутствия после обсуждения выносилось решение, которое фиксировалось в протоколе.
4. Исполнение. На основе протокола канцелярия готовила исходящий документ (указ, рапорт, промеморию), который подписывался всеми членами присутствия.
5. Отправка. Готовый документ регистрировался в исходящем журнале и отправлялся адресату.
6. Хранение. Копия документа (отпуск) вместе с черновиками и справками подшивалась в дело и сдавалась в архив.

Значение и наследие

Коллежское делопроизводство стало важнейшим этапом в развитии российской бюрократии. Оно ввело:

• Единые стандарты оформления документов.
• Чёткое разделение труда между чиновниками.
• Систему регистрации и контроля исполнения документов.
• Переход к более удобной книжной форме хранения.

Несмотря на прогрессивность, система была громоздкой и медлительной. Бюрократическая волокита, порождённая чрезмерной регламентацией, стала одной из главных проблем российского государственного управления. Тем не менее, основные принципы коллежского делопроизводства (иерархия, регистрация, протоколирование) легли в основу последующей системы министерского делопроизводства, введённой в начале XIX века, и сохраняются в той или иной форме в современных системах документооборота.

Критика

Современники и историки отмечали, что коллежское делопроизводство привело к росту бумажного формализма. Чиновники часто больше заботились о правильном оформлении документа, чем о сути дела. Огромное количество времени тратилось на переписку между учреждениями, а согласование решений могло затягиваться на месяцы. Кроме того, система была крайне затратной: содержание разросшегося штата канцеляристов требовало значительных средств из казны.

Источники

• Генеральный регламент 1720 года.
• Илюшенко М. П. История делопроизводства в России (до 1917 года). — М., 2007.
• Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. — М., 2010.
• Литвак Б. Г. Очерки истории делопроизводства в России. — М., 1999.