Машиночитаемая доверенность ФНС¶

Машиночитаемая доверенность ФНС — это электронная форма доверенности, утверждённая Федеральной налоговой службой России, которая используется для подтверждения полномочий представителя при подписании документов электронной подписью и при электронном документообороте с государственными органами. Машиночитаемая доверенность (МЧД) представляет собой файл в формате XML, содержащий сведения о доверителе, представителе и перечне передаваемых полномочий, подписанный электронной подписью доверителя.

¶Правовая основа

Институт машиночитаемых доверенностей введён в российское законодательство в рамках реформы электронной подписи. Основой послужил Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» в редакции, вступившей в силу с 1 января 2022 года. Именно с этой даты юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны применять МЧД для подтверждения полномочий сотрудников и иных представителей, подписывающих документы от их имени.

Формат и структура файла утверждены приказом ФНС России. Ведомство также разработало и поддерживает специальный сервис — реестр доверенностей, размещённый на официальном сайте службы. В реестр вносятся сведения о выданных МЧД, что позволяет контрагентам и государственным органам проверять подлинность и объём полномочий представителя.

¶Назначение и принцип работы

До введения МЧД полномочия сотрудника при электронном подписании документов подтверждались, как правило, сертификатом электронной подписи, в котором указывалась должность и организация. С переходом к системе, где сертификаты электронной подписи выдаются на физическое лицо без привязки к конкретной организации, возникла необходимость в отдельном документе, который связывает физическое лицо с юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем и определяет его права.

МЧД выполняет именно эту функцию: она фиксирует, кто именно (доверитель) передаёт полномочия, кому (представителю) и какие действия тот вправе совершать — подписывать налоговую отчётность, сдавать документы, получать корреспонденцию, представлять интересы в налоговых органах.

Файл МЧД подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя. При отправке документа представитель прикладывает к нему файл доверенности, а принимающая система проверяет подпись и полномочия.

¶Структура и содержание

Машиночитаемая доверенность формируется в формате XML и включает несколько смысловых блоков:

• Сведения о доверителе — наименование организации, ИНН, ОГРН либо данные индивидуального предпринимателя.
• Сведения о представителе — фамилия, имя, отчество, ИНН, данные документа, удостоверяющего личность, при необходимости — сведения о сертификате электронной подписи.
• Перечень полномочий — кодифицированный список действий, которые вправе совершать представитель. Каждое полномочие имеет собственный код в классификаторе.
• Срок действия — дата, до которой доверенность действительна.
• Возможность передоверия — признак, допускающий или запрещающий передачу полномочий третьим лицам.

Полномочия кодируются в соответствии с классификатором, разработанным ФНС. Это позволяет автоматически обрабатывать документ в информационных системах без участия человека.

¶Способы формирования

Существует несколько способов создания МЧД:

1. Сервис ФНС России — бесплатный онлайн-конструктор на сайте ведомства, позволяющий сформировать файл и при необходимости направить его в реестр доверенностей.
2. Программное обеспечение операторов электронного документооборота — большинство операторов ЭДО и разработчиков бухгалтерских программ встроили функции создания и проверки МЧД.
3. Собственная информационная система организации — при наличии технической возможности формирование файла по утверждённому формату.

После формирования доверенность подписывается электронной подписью доверителя. Если организация решила разместить сведения в реестре ФНС, файл направляется в ведомство, и ему присваивается уникальный идентификатор (GUID), который затем указывается при отправке документов.

¶Реестр доверенностей

Реестр машиночитаемых доверенностей — информационный ресурс ФНС России, в котором хранятся сведения о выданных доверенностях. Размещение в реестре не является обязательным для всех случаев, однако даёт ряд преимуществ: контрагенты и государственные органы могут оперативно проверить факт выдачи и объём полномочий, а представителю не требуется прикладывать файл к каждому отправляемому документу — достаточно указать идентификатор.

Сведения из реестра предоставляются по запросу, в том числе через сервисы на сайте ФНС. Отзыв доверенности также отражается в реестре, что исключает ситуации, когда отозванная доверенность продолжает использоваться.

¶Применение

МЧД применяется в следующих сферах:

• сдача налоговой и бухгалтерской отчётности в электронном виде;
• электронный документооборот с контрагентами (счета-фактуры, акты, накладные);
• взаимодействие с государственными информационными системами;
• участие в электронных торгах и закупках;
• подписание кадровых и иных внутренних документов в электронной форме.

Сфера применения постепенно расширяется: помимо налоговых органов, МЧД начинают использоваться в системе межведомственного электронного взаимодействия и в других государственных сервисах.

¶Типичные сложности

На практике при работе с МЧД встречаются определённые затруднения. К ним относятся ошибки в кодировании полномочий, несовместимость форматов у разных операторов, необходимость своевременного обновления доверенностей при изменении данных представителя или доверителя. Отдельного внимания требует проверка срока действия: истёкшая доверенность приводит к отказу в приёме документов.

Также существенным является вопрос хранения и учёта выданных доверенностей внутри организации, поскольку их количество при большой численности сотрудников может быть значительным.

¶Значение

Введение машиночитаемых доверенностей упростило контроль за полномочиями представителей и повысило прозрачность электронного документооборота. Автоматическая проверка полномочий снижает риск подписания документов неуполномоченными лицами. Для бизнеса МЧД стала обязательным элементом цифровой инфраструктуры, а умение корректно формировать и применять такие доверенности — частью компетенций бухгалтеров, кадровиков и специалистов по документообороту.

Источники: Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; приказы и методические материалы ФНС России; официальный сайт Федеральной налоговой службы.