Обязательные реквизиты документов по ГОСТ¶

Обязательные реквизиты документов — установленный перечень сведений, которые должны быть включены в тот или иной документ, подготовленный организацией, в соответствии с требованиями стандартов (ГОСТ), нормативных актов и правил документационного обеспечения управления. В России порядок оформления документов регулируется прежде всего ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», а также рядом отраслевых стандартов и федеральных законов (в частности, о бухгалтерском учёте).

¶Общие требования к реквизитам

ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает обязательные и рекомендуемые реквизиты для основных видов организационно-распорядительных документов: приказа, распоряжения, протокола, служебного письма, служебной записки, договора, акта, докладной и объяснительной записки, повестки дня, телеграммы, факса, резолюции, регистрации.

Обязательными реквизитами документа являются:

1. Государственный герб Российской Федерации (при наличии).
2. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
3. Наименование вида документа.
4. Дата документа.
5. Регистрационный номер.
6. Подпись.
7. Гриф согласования или утверждения (для соответствующих видов документов).
8. Отметка о контроле (при наличии).
9. Наименование вида документа.
10. Адресат.
11. Заголовок к тексту.
12. Текст.
13. Отметка о исполнителе.
14. Визы.
15. Подпись.
16. Отметка о заверении подлинности.
17. Отметка о рассылке.
18. Отметка о поступлении документа в организацию.
19. Свидетельствование копии.
20. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
21. Отметка о поступлении (для входящих документов).

¶Реквизиты отдельных видов документов

¶Приказ

Приказ как распорядительный документ должен содержать: наименование организации (по учредительным документам), наименование вида документа (ПРИКАЗ), дату и регистрационный номер, заголовок к тексту, текст (основание и распорядительную часть), подпись руководителя, отметку об исполнителе, визы (при необходимости), отметку о контроле, гриф утверждения (для типовых приказов).

¶Протокол

Протокол заседания, совещания или собрания должен включать: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дату и номер, место проведения, перечень участников (присутствующих и отсутствующих), повестку дня, изложение выступлений по каждому пункту повестки, принятые решения, отметки об ответственных исполнителях и сроках исполнения.

¶Служебное письмо

Служебное письмо оформляется на бланке письма и содержит: эмблему или герб, наименование организации, дату, регистрационный номер, адресата (наименование организации, Ф. И. О. руководителя или структурного подразделения), заголовок к тексту, текст, подпись, отметку об исполнителе, при необходимости — перечень приложений.

¶Договор

Договор должен содержать: наименования сторон (для юридических лиц — организационно-правовую форму, наименование, ИНН, КПП, адрес, банковские реквизиты, основание действий — устав, доверенность), предмет договора, права и обязанности сторон, цену и порядок расчётов, срок действия, ответственность сторон, порядок изменения и расторжения, реквизиты и подписи сторон, приложения.

¶Бухгалтерские документы

Для первичных учётных документов Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (статья 9) устанавливает обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование организации, от имени которой составлен;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего сделку и ответственного за её оформление, с подписью;
• наименование должности лица (лиц), ответственного за оформление свершившегося события.

¶Правила оформления

Стандарт устанавливает требования к размещению реквизитов на бланке, шрифту (Times New Roman, размер 12–14), полям (левое — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее — 20 мм, нижнее — 20 мм), межстрочному интервалу, выравниванию текста, отступам абзацев. Дата оформляется в формате «12.05.2024» или «12 мая 2024 года». Подпись должна содержать расшифровку (инициалы и фамилию).

¶Значение стандартизации

Единые требования к реквизитам обеспечивают юридическую силу документов, их идентификацию, поиск и учёт. Несоблюдение обязательных реквизитов может повлечь признание документа недействительным, отказ в приёме отчётности или отказ в судебном разбирательстве.

Источники:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.