Офис 2016: понятие и контекст¶

Офис 2016 — словосочетание, используемое в русскоязычной деловой и медийной среде для обозначения совокупности явлений, связанных с организацией офисного пространства и офисной работы в 2016 году. В зависимости от контекста под ним понимают либо конкретное физическое помещение (например, номер офиса или офис компании, открытый в 2016 году), либо обобщённое обозначение состояния офисной культуры, технологий и рынка коммерческой недвижимости в этот период. Отдельного устойчивого термина с таким названием в профессиональной литературе не существует; выражение носит описательный характер и чаще всего встречается в поисковых запросах, названиях файлов, договоров и внутренней документации организаций.

¶Происхождение выражения

Само по себе сочетание «офис» и года не является термином. Подобные конструкции («офис 2015», «офис 2017») возникают в делопроизводстве и в интернете по нескольким причинам:

• как часть реквизитов документа — например, «офис 2016» в названии папки с бухгалтерией или кадровыми приказами за соответствующий год;
• как обозначение офиса компании, открытого или переехавшего в 2016 году;
• как метка в системах электронного документооборота и на файловых серверах;
• как поисковый запрос пользователя, ищущего шаблоны, бланки, программы или вакансии, датированные этим годом.

В русском языке год в таких сочетаниях выполняет функцию временной привязки, а не характеристики самого объекта. Поэтому содержание понятия раскрывается только через контекст: о каком именно офисе и о какой именно сфере идёт речь.

¶Офисная культура в 2016 году

2016 год занимает промежуточное положение между двумя этапами развития офисной работы. С одной стороны, уже завершилось массовое распространение базовых цифровых инструментов — электронной почты, корпоративных порталов, систем электронного документооборота. С другой стороны, ещё не произошёл резкий переход к массовой удалённой работе, который стал характерен для 2020 года и последующих лет.

Для офисов 2016 года типичны следующие черты:

• преобладание стационарных рабочих мест с персональными компьютерами;
• использование локальных серверов наряду с облачными сервисами;
• распространение открытых пространств (open space) в новых бизнес-центрах;
• постепенное внедрение переговорных комнат с видеооборудованием;
• бумажный документооборот, сохраняющийся параллельно с электронным.

В России 2016 год отмечен также развитием коворкингов в крупных городах — Москве, Санкт-Петербурге, Казани, Екатеринбурге. Коворкинг-пространства предлагали аренду рабочих мест на короткий срок, что отличалось от традиционной долгосрочной аренды офиса.

¶Рынок коммерческой недвижимости

В 2016 году рынок офисной недвижимости в России находился в фазе стабилизации после спада 2014–2015 годов, вызванного изменением курса рубля и сокращением деловой активности. Основные характеристики периода:

• рост доли вакантных площадей в бизнес-центрах классов A и B;
• снижение ставок аренды в рублёвом выражении по сравнению с пиковыми значениями;
• пересмотр арендных договоров и переход части арендаторов в помещения более низкого класса;
• сокращение объёмов нового строительства офисных зданий;
• повышение интереса к готовым помещениям с отделкой вместо строительства под заказ.

Арендаторы в этот период стремились оптимизировать занимаемые площади, сокращая избыточные метры и переходя на более компактные планировки. Это отразилось на подходах к проектированию офисов: приоритет отдавался эффективному использованию пространства, а не его представительской функции.

¶Технологии и оснащение

Техническое оснащение офиса в 2016 году определялось несколькими факторами. Широкое распространение получили:

• ноутбуки как замена настольным компьютерам для части сотрудников;
• корпоративные мессенджеры и системы совместной работы;
• облачные хранилища для обмена файлами;
• IP-телефония вместо традиционных телефонных линий;
• системы контроля доступа и видеонаблюдения.

При этом единого стандарта не существовало: крупные компании и государственные учреждения сохраняли консервативный уклад с фиксированными рабочими местами и внутренними регламентами, тогда как небольшие фирмы и стартапы активнее использовали облачные сервисы и гибкие графики.

¶Документы и делопроизводство

В делопроизводственной практике выражение «офис 2016» чаще всего встречается как элемент наименования папок и архивов. Организации формируют документы по годам, поэтому на внутренних серверах типичны каталоги вида «Офис / 2016 / Договоры», «Офис / 2016 / Приказы». Такая структура облегчает поиск и подготовку документов к сдаче в архив.

С точки зрения нормативного регулирования 2016 год отмечен действием правил архивного хранения, требований к кадровой документации и стандартов бухгалтерского учёта, действовавших в тот период. Документы, датированные 2016 годом, к настоящему времени в большинстве организаций переданы в архив или уничтожены по истечении сроков хранения, если они не относятся к категории долговременного или постоянного хранения.

¶Значение и употребление

Устойчивого значения у словосочетания «офис 2016» нет. Оно используется ситуативно и не входит в терминологические словари. В зависимости от задачи оно может обозначать:

Таким образом, выражение следует рассматривать как описательное обозначение с временной привязкой, а не как самостоятельное понятие. Его содержание полностью определяется тем, к какой сфере оно применено — к кадровому учёту, аренде недвижимости, оснащению рабочих мест или архивному хранению.

Источники: материалы деловой периодики о рынке офисной недвижимости России 2014–2017 годов; обзоры рынка коммерческой недвижимости крупных консалтинговых компаний; нормативные документы по делопроизводству и архивному хранению; публикации о развитии коворкингов в России.