Сканирование документов: способы и оборудование¶
Сканирование документов — процесс преобразования бумажного оригинала в цифровое изображение с помощью специального оборудования или программных средств. Результатом сканирования обычно становится файл в формате PDF, TIFF, JPEG или другом растровом формате. Цифровые копии документов используются для архивного хранения, электронного документооборота, отправки по электронной почте и загрузки в информационные системы.
¶Оборудование для сканирования
¶Сканеры
Основной вид оборудования для сканирования документов. По принципу работы различают:
- Плоскостные (планшетные) сканеры — документ помещается на стеклянную поверхность, изображение снимается с помощью движущейся линейки с оптическими сенсорами (CCD или CIS). Подходят для сканирования отдельных листов, книг, фотографий.
- Поточные (ленточные) сканеры — бумага подаётся через прокатный механизм, что позволяет обрабатывать большие объёмы документов. Используются в архивах и службах документооборота.
- МФУ (многофункциональные устройства) — совмещают функции принтера, копира и сканера. Наиболее распространённый вариант для домашнего и офисного использования.
- Специализированные сканеры документов — компактные устройства формата ADF (Automatic Document Feeder) с автоматической подачей листов, рассчитанные на быструю оцифровку больших стопок бумаги.
¶Сканеры мобильных устройств
Смартфоны и планшеты позволяют выполнять сканирование с помощью встроенных камер и специализированных приложений. Такие приложения выполняют автоматическое распознавание границ документа, коррекцию перспективы, повышение контрастности и преобразование снимка в PDF. Широко распространённые приложения: CamScanner, Adobe Scan, Microsoft Lens, а также встроенные сканеры в заметках и облачных сервисах.
¶Подготовка документов
Перед сканированием необходимо подготовить оригиналы:
- Снять скрепки, скобы и файлы-регистраторы.
- Разгладить сгибы и заломы.
- Удалить посторонние предметы с поверхности сканера.
- Протереть стекло планшетного сканера от пыли и отпечатков.
- Для поточных сканеров — выровнять стопку бумаги и убедиться в отсутствии скрепок.
¶Основные настройки сканирования
¶Разрешение (DPI)
Разрешение измеряется в точках на дюйм (DPI — dots per inch). От него зависит детализация изображения:
- 75–150 DPI — достаточно для текстовых документов при обычном чтении.
- 200–300 DPI — стандарт для текстовых документов, обеспечивает хорошее качество и оптимальный размер файла.
- 400–600 DPI — используется для документов с мелким шрифтом, штампами, подписями.
- 600 DPI и выше — требуется для сканирования фотографий, чертежей, гравюр.
¶Цветовой режим
- Чёрно-белый (1 бит) — подходит для печатного текста, минимальный размер файла.
- Оттенки серого (8 бит) — для документов с иллюстрациями, штампами, подписями.
- Цветной (24 бита) — для фотографий, цветных документов, бланков с защитными элементами.
¶Форматы файлов
- PDF — универсальный формат для документов, поддерживает текстовый слой (при использовании OCR).
- TIFF — без потерь качества, используется для архивного хранения.
- JPEG — сжатие с потерями, подходит для фотографий.
- PNG — без потерь, подходит для графики.
¶Оптическое распознавание текста (OCR)
OCR (Optical Character Recognition) — технология преобразования изображения текста в машиночитаемый вид. После сканирования документа OCR-программа анализирует пиксели и восстанавливает текст, что позволяет искать по документам, копировать фрагменты и редактировать их. Встроенный OCR доступен в Adobe Acrobat, ABBYY FineReader (российская разработка компании «АBBYY»), Tesseract (свободная библиотека от Google). Для русского языка наиболее точное распознавание обеспечивает ABBYY FineReader.
¶Юридическая значимость сканированных документов
В России юридически значимыми являются электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП) в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Простое сканирование бумажного документа не приравнивает его к оригиналу. Для передачи сканированного документа с юридической силой требуется его заверение электронной подписью или нотариальное удостоверение копии.
¶Хранение сканированных документов
Для долгосрочного хранения рекомендуется использовать формат TIFF с без потерь сжатием или PDF/A — архивный подмножество стандарта PDF. Организации применяют системы электронного документооборота (ЭДО), в которых сканированные документы хранятся вместе с метаданными: датой сканирования, ответственным сотрудником, реквизитами оригинала.
¶История
Первые коммерческие планшетные сканеры появились в начале 1980-х годов. Компания HP выпустила первый доступный по цене сканер ScanJet в 1984 году. Технология CIS (Contact Image Sensor) позволила создать компактные и недорогие устройства, вытеснив более громоздкие CCD-сканеры из массового сегмента. Мобильное сканирование получило развитие после появления смартфонов с качественными камерами и выхода приложений-сканеров в 2008–2010 годах.
¶Источники
- ГОСТ Р ИСО 12653 — стандарты на сканирование документов
- Документация Adobe Acrobat и ABBYY FineReader
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»