Сличительная ведомость

Сличительная ведомость — это бухгалтерский документ, составляемый для выявления расхождений (излишков или недостач) между данными бухгалтерского учёта и фактическим наличием имущества (товарно-материальных ценностей, денежных средств, основных средств) по результатам инвентаризации. Служит первичным учётным документом, на основании которого отражаются результаты инвентаризации в регистрах бухгалтерского учёта.

Назначение и правовая основа

Основная цель составления сличительной ведомости — документальное оформление отклонений фактических остатков от учётных данных. Ведомость позволяет:

• зафиксировать количественные и суммовые расхождения по каждому наименованию ценностей;
• установить причины расхождений (пересортица, ошибки в учёте, хищения, естественная убыль);
• определить сумму недостач или излишков, подлежащую отражению в учёте;
• служить основанием для привлечения материально ответственных лиц к возмещению ущерба.

Порядок составления и применения сличительных ведомостей регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждёнными Приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49 (действующая редакция). Для бюджетных организаций дополнительно применяются положения Инструкции № 157н (Единый план счетов бухгалтерского учёта для органов государственной власти).

Виды сличительных ведомостей

В зависимости от объекта инвентаризации и типа организации различают несколько форм сличительных ведомостей:

• ИНВ-18 — сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, прав пользования активами. Составляется при выявлении расхождений по объектам, числящимся на балансе как основные средства.
• ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Применяется для сырья, материалов, готовой продукции, товаров, МБП (малоценных и быстроизнашивающихся предметов). Наиболее распространённая форма.
• ИНВ-26 — ведомость учёта результатов, выявленных инвентаризацией. Обобщающий документ, в котором сводятся итоги по всем видам имущества и обязательств. В отличие от ИНВ-18 и ИНВ-19, фиксирует не детализированные расхождения, а итоговые суммы излишков и недостач.
• Сличительная ведомость по расчётам с дебиторами и кредиторами — форма, не имеющая унифицированного кода, но составляемая по аналогии. В ней отражаются расхождения между данными бухгалтерского учёта и результатами сверки с контрагентами.

Для бюджетных и казённых учреждений применяются формы, утверждённые Приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н (например, ф. 0504832 — ведомость расхождений по результатам инвентаризации).

Порядок заполнения

Сличительная ведомость заполняется на основании данных инвентаризационных описей (актов) и учётных регистров. Процесс включает несколько этапов:

1. Сопоставление данных: в ведомость переносятся сведения из описи (фактические остатки) и из бухгалтерского учёта (остатки по счетам) по каждому инвентарному объекту или номенклатурному номеру.
2. Выявление расхождений: по каждому наименованию рассчитывается разница в количестве и сумме. Если фактическое количество больше учётного — фиксируется излишек, если меньше — недостача.
3. Оценка расхождений: излишки и недостачи отражаются в натуральном и денежном выражении. Для товаров, учитываемых по продажным ценам (в розничной торговле), дополнительно рассчитывается торговая наценка.
4. Заполнение реквизитов: указываются наименование организации, структурное подразделение, дата составления, номер и дата приказа о проведении инвентаризации, фамилия и должность материально ответственного лица.
5. Подписи: ведомость подписывается председателем и членами инвентаризационной комиссии, а также материально ответственным лицом (которое ставит отметку об ознакомлении).

Отражение результатов в бухгалтерском учёте

На основании сличительной ведомости в бухгалтерском учёте делаются проводки:

• Излишки приходуются как внереализационный доход (дебет счёта учёта имущества, кредит счёта 91 «Прочие доходы и расходы»). В бюджетных учреждениях — дебет счёта учёта нефинансовых активов, кредит счёта 2 401 10 180 «Прочие доходы».
• Недостачи в пределах норм естественной убыли списываются на издержки производства или обращения (дебет счёта 20, 25, 26, 44, кредит счёта учёта имущества). Сверх норм — относятся на виновных лиц (дебет счёта 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям», кредит счёта учёта имущества). Если виновные не установлены — на финансовые результаты (дебет счёта 91, кредит счёта учёта имущества).
• Пересортица — взаимный зачёт излишков и недостач по однородным товарам за один и тот же период у одного и того же материально ответственного лица. Отражается в ведомости отдельно, с указанием суммовых разниц, которые относятся на виновное лицо или на финансовые результаты.

Особенности для разных отраслей

• Торговля: сличительные ведомости (ИНВ-19) составляются по каждому материально ответственному лицу. В розничной торговле, где товары учитываются по продажным ценам, расхождения корректируются с учётом торговой наценки.
• Производство: ведомости могут составляться по цехам, складам, участкам. Для незавершённого производства применяются отдельные формы.
• Бюджетная сфера: используются специализированные формы (ф. 0504832), которые содержат графы для отражения сумм по источникам финансирования (бюджетные средства, внебюджетные средства).
• Сельское хозяйство: сличительные ведомости составляются по животным, кормам, семенам, удобрениям. Для животных учитываются пол, возраст, вес.

Хранение и сроки

Сличительные ведомости относятся к первичным учётным документам. Срок хранения — не менее 5 лет (п. 1 ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ). При проведении ревизий, судебных разбирательств или при выявлении хищений срок хранения продлевается до окончания разбирательства. Ведомости хранятся в бухгалтерии организации, как правило, в папках по каждой инвентаризации.

Типичные ошибки при составлении

• Отсутствие подписей членов комиссии или материально ответственного лица.
• Несоответствие данных в ведомости и в инвентаризационной описи.
• Неправильное отнесение расхождений к излишкам или недостачам (например, не учтена пересортица).
• Отсутствие расчёта естественной убыли при списании недостач.
• Составление ведомости не по всем объектам, по которым выявлены расхождения.

Источники

• Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
• Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, по учёту результатов инвентаризации».
• Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учётных документов и регистров бухгалтерского учёта...».
• План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).