Требование-накладная

Требование-накладная — это первичный учётный документ, предназначенный для оформления операций по отпуску (перемещению) материальных ценностей внутри организации или между её структурными подразделениями. Документ относится к категории унифицированных форм первичной учётной документации по учёту материалов и применяется для списания товарно-материальных ценностей (ТМЦ) с одного материально ответственного лица и оприходования их на другое. Требование-накладная служит основанием для отражения в бухгалтерском и налоговом учёте движения запасов, а также для контроля за их сохранностью.

История и нормативная база

В Российской Федерации форма требования-накладной (форма № М-11) была утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 года № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве». С 1 января 2013 года, после вступления в силу Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», применение унифицированных форм перестало быть обязательным для всех организаций. Однако форма № М-11 продолжает широко использоваться как удобный и привычный шаблон, а также может быть рекомендована учётной политикой предприятия.

Назначение и область применения

Требование-накладная применяется в случаях, когда:

• происходит внутреннее перемещение материалов между складами, цехами, участками, отделами;
• осуществляется отпуск материалов со склада в производство (в том числе на хозяйственные нужды, для ремонта, обслуживания оборудования);
• передаются товары или готовая продукция между подразделениями одной организации;
• оформляется возврат неиспользованных материалов из производства на склад;
• передаются материальные ценности от одного материально ответственного лица другому.

Документ не используется для оформления операций с покупателями или поставщиками — для этих целей применяются товарные накладные (например, форма ТОРГ-12) или акты приёма-передачи.

Форма и содержание

Стандартная форма № М-11 «Требование-накладная» содержит следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа и дата его составления;
• наименование организации-отправителя и организации-получателя (если подразделения относятся к одному юридическому лицу, указывается одна организация);
• код вида деятельности (ОКПО);
• номер документа (присваивается в хронологическом порядке);
• корреспондирующий счёт (бухгалтерский счёт, на который относятся затраты);
• табличная часть: наименование материальных ценностей, номенклатурный номер, единица измерения, количество (затребованное и фактически отпущенное), цена, сумма без НДС, порядковый номер по складской картотеке;
• подписи лиц: руководителя подразделения-получателя, заведующего складом (кладовщика), материально ответственного лица, отпустившего ценности, и лица, получившего ценности.

Документ составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остаётся у склада (или подразделения-отправителя) и служит основанием для списания ценностей. Второй экземпляр передаётся подразделению-получателю и используется для оприходования.

Порядок оформления

Оформление требования-накладной происходит в несколько этапов:

1. Инициация: подразделение-получатель (например, цех) составляет заявку на получение материалов. На основании заявки выписывается требование-накладная.
2. Заполнение: в документ вносятся все необходимые сведения о передаваемых ценностях. Количество в графе «Затребовано» указывается по заявке, в графе «Отпущено» — фактически выданное количество.
3. Согласование: накладная подписывается руководителем подразделения-получателя (или уполномоченным лицом) и заведующим складом.
4. Отпуск: кладовщик (или иное материально ответственное лицо) выдаёт ценности, после чего ставит свою подпись в графе «Отпустил». Получатель расписывается в графе «Получил».
5. Учёт: оба экземпляра передаются в бухгалтерию для отражения операций в учёте. Один экземпляр остаётся в бухгалтерии, второй возвращается на склад.

Особенности применения в бухгалтерском учёте

В бухгалтерском учёте требование-накладная является основанием для проводок по дебету и кредиту счетов учёта материальных ценностей. Типовые проводки:

• Дебет счёта 20 «Основное производство» (или 23, 25, 26, 44) — Кредит счёта 10 «Материалы» — при отпуске материалов в производство;
• Дебет счёта 10 «Материалы» — Кредит счёта 10 «Материалы» (субсчёт другого склада) — при внутреннем перемещении между складами;
• Дебет счёта 10 «Материалы» — Кредит счёта 20 «Основное производство» — при возврате неиспользованных материалов.

При использовании автоматизированных систем учёта (например, 1С:Бухгалтерия) требование-накладная формируется в электронном виде, а затем распечатывается для подписания сторонами. В таких системах возможна автоматическая генерация номеров, расчёт сумм и формирование проводок.

Отличие от других документов

Требование-накладную следует отличать от:

• Накладной на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) — используется при передаче материалов сторонним организациям или своим подразделениям, находящимся за пределами организации;
• Лимитно-заборной карты (форма № М-8) — применяется для систематического отпуска материалов в пределах установленного лимита в течение месяца;
• Товарной накладной (форма ТОРГ-12) — оформляет реализацию товаров покупателю.

Основное отличие — требование-накладная фиксирует внутреннее перемещение, тогда как перечисленные документы — внешние операции или операции с ограничениями.

Электронный документооборот

С развитием электронного документооборота (ЭДО) требование-накладная может оформляться в электронном виде с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) сторон. Внутренние перемещения в рамках одного юридического лица часто оформляются в электронном виде без обязательного дублирования на бумаге, если это предусмотрено учётной политикой организации. При этом документ должен соответствовать требованиям Федерального закона «Об электронной подписи» и обеспечивать юридическую значимость.

Ответственность за нарушение порядка оформления

Неправильное оформление требования-накладной (отсутствие подписей, неверное указание количества, цены, даты) может привести к искажению данных бухгалтерского учёта и налоговой отчётности. В случае выявления нарушений в ходе налоговой проверки или инвентаризации на организацию может быть наложен штраф в соответствии со статьёй 120 Налогового кодекса РФ (за грубое нарушение правил учёта доходов и расходов) или статьёй 15.11 КоАП РФ (за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту). Кроме того, неправильное оформление может стать основанием для привлечения материально ответственных лиц к дисциплинарной или материальной ответственности.

Источники

1. Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».
2. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
3. Приказ Минфина России от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению».
4. Методические указания по бухгалтерскому учёту материально-производственных запасов, утверждённые Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н.
5. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146-ФЗ.
6. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ.