Численность персонала

Численность персонала — это количественный показатель, отражающий количество работников, занятых в организации, на предприятии, в отрасли или государстве на определённую дату или за определённый период. Данный показатель используется для анализа обеспеченности трудовыми ресурсами, планирования фонда оплаты труда, расчёта производительности, а также для статистического учёта и отчётности перед государственными органами. В зависимости от целей учёта различают несколько видов численности: списочную, среднесписочную, явочную и фактическую.

Виды численности персонала

В российской практике учёта персонала, регулируемой Росстатом и Трудовым кодексом РФ, выделяют следующие основные категории численности.

Списочная численность

Списочная численность — это показатель, который включает всех работников, заключивших трудовой договор и выполняющих постоянную, временную или сезонную работу в течение одного дня и более. Она учитывается на конкретную календарную дату (например, на 1-е число месяца). В списочный состав входят как фактически работающие, так и отсутствующие по различным причинам (отпуск, болезнь, командировка, выполнение государственных обязанностей). Не включаются в списочную численность внешние совместители, лица, работающие по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), и некоторые другие категории (например, студенты на практике без зачисления в штат).

Среднесписочная численность

Среднесписочная численность (ССЧ) — это усреднённый показатель численности работников за определённый период (месяц, квартал, год). Рассчитывается путём суммирования списочной численности за каждый календарный день периода (включая выходные и праздничные дни) и деления полученной суммы на количество календарных дней в этом периоде. ССЧ используется для статистической отчётности (форма П-4, 1-Т), расчёта налогов (например, для определения права на применение упрощённой системы налогообложения), а также для оценки среднего уровня занятости на предприятии.

Явочная численность

Явочная численность — это количество работников из списочного состава, которые фактически явились на работу в данный день (смену). Этот показатель меньше списочной численности на величину неявок (отпуска, больничные, прогулы). Явочная численность важна для оперативного управления производством, составления графиков сменности и расчёта потребности в персонале на конкретный день.

Фактическая численность

Фактическая численность — это количество работников, которые не только явились, но и приступили к выполнению своих трудовых обязанностей. Она может быть меньше явочной численности, если часть работников простаивает по вине работодателя или по другим причинам (например, из-за отсутствия сырья или электроэнергии).

Методы расчёта

Расчёт численности персонала осуществляется на основе данных кадрового учёта и табельного учёта рабочего времени. Основные методы:

• Прямой счёт — суммирование списочного состава на каждый день.
• Метод средних величин — расчёт ССЧ за период.
• Нормативный метод — расчёт потребности в персонале на основе норм труда (норм времени, выработки, обслуживания) и планового объёма работ. Применяется при планировании штатного расписания.
• Экспертный метод — оценка численности на основе мнения руководителей и специалистов.

Факторы, влияющие на численность

На численность персонала организации влияют как внутренние, так и внешние факторы.

Внутренние факторы

• Объём производства или продаж — чем больше продукции выпускает предприятие или чем больше услуг оказывает, тем, как правило, выше потребность в персонале.
• Технологический уровень — автоматизация и механизация труда сокращают потребность в ручном труде, но могут увеличивать потребность в квалифицированных специалистах по обслуживанию оборудования.
• Организационная структура — количество уровней управления, наличие филиалов и обособленных подразделений.
• Режим работы — сменный график, работа в выходные и праздничные дни требуют большего числа работников для обеспечения непрерывности процесса.
• Текучесть кадров — высокая текучесть увеличивает потребность в найме и адаптации новых сотрудников.

Внешние факторы

• Состояние рынка труда — дефицит или избыток рабочей силы в регионе.
• Экономическая конъюнктура — кризисы могут приводить к сокращению штата, а экономический рост — к его расширению.
• Государственное регулирование — законодательство о минимальном размере оплаты труда, квотировании рабочих мест для инвалидов, нормировании рабочего времени.
• Демографическая ситуация — старение населения, миграционные потоки.

Значение в управлении и экономике

Численность персонала является ключевым параметром для:

• Планирования фонда оплаты труда (ФОТ) — зная численность и среднюю заработную плату, можно рассчитать расходы на оплату труда.
• Бюджетирования — затраты на персонал составляют значительную часть операционных расходов большинства организаций.
• Расчёта производительности труда — показатель производительности (выработка на одного работника) рассчитывается как отношение объёма произведённой продукции к среднесписочной численности.
• Анализа эффективности — сравнение численности с эталонными значениями (нормами) или с показателями конкурентов.
• Социального планирования — обеспечение жильём, транспортом, медицинским обслуживанием работников.

В макроэкономике численность занятого населения является одним из важнейших индикаторов состояния рынка труда и экономики в целом. В России данные о численности персонала по отраслям и регионам собираются и публикуются Федеральной службой государственной статистики (Росстат).

Особенности учёта в России

Учёт численности персонала в РФ регламентируется:

• Трудовым кодексом РФ — определяет понятие трудового договора, рабочего времени, отпусков, оснований для увольнения.
• Приказами Росстата — устанавливают формы федерального статистического наблюдения (П-1, П-4, 1-Т) и инструкции по их заполнению.
• Налоговым кодексом РФ — влияет на расчёт налогов и взносов (например, для применения пониженных тарифов страховых взносов для малых предприятий).

Для целей статистики и налогообложения используется показатель среднесписочной численности. С 2023 года для отчётности в Социальный фонд России (СФР) также используется показатель средняя численность, который помимо ССЧ включает внешних совместителей и работников по договорам ГПХ.

Критика и ограничения

Показатель численности персонала имеет ряд ограничений:

• Не отражает качество труда — два работника с одинаковой численностью могут иметь разную квалификацию и производительность.
• Не учитывает неполную занятость — работники на 0,5 ставки учитываются как 0,5 единицы в ССЧ, что может искажать реальную картину загрузки.
• Зависимость от методологии — разные методики расчёта (списочная, среднесписочная, явочная) дают разные цифры, что может приводить к путанице.
• Возможность манипуляций — организации могут искусственно занижать численность (например, переводя работников на договоры ГПХ) для применения льготных режимов налогообложения или ухода от обязательств.

Тем не менее, численность персонала остаётся базовым и наиболее распространённым количественным показателем в управлении человеческими ресурсами и экономической статистике.

Источники

• Трудовой кодекс Российской Федерации (статьи 15, 56, 91, 93).
• Приказ Росстата от 30.11.2022 № 872 «Об утверждении форм федерального статистического наблюдения...».
• Налоговый кодекс Российской Федерации (статья 346.12, 346.20).
• Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. — М.: ИНФРА-М, 2020.
• Экономика труда: Учебник / Под ред. Ю.П. Кокина, П.Э. Шлендера. — М.: Юристъ, 2018.